l2. Documentos electrónicos

Registrar nota de crédito electrónica tipo cliente es importante cuando necesitas corregir una factura emitida previamente, ya sea por devoluciones, descuentos, anulaciones o ajustes en los valores. Este proceso te permite mantener tu información contable ordenada y cumplir con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI), asegurando que tus documentos reflejen correctamente la realidad de tus operaciones. Puedes realizarlo en el momento en que identifiques una diferencia o cuando sea necesario ajustar una transacción, de forma sencilla y sin complicaciones.

A continuación, te indicamos el proceso a seguir:

1. Accede a la ruta

El registro de la nota de crédito lo puedes realizar por tres rutas:

• Te diriges al módulo de Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta, ubicas la opción Clientes y das clic en el ícono Crear +.

• O utiliza el acceso directo, al pulsar sobre el ícono + Crear , ubicas Transacciones y das clic en la opción Documento Electrónico.

• También, si ya tienes identificada la factura, accedes a ella y das clic en el ícono Nota de Crédito en la parte superior derecha. El sistema cargará automáticamente los datos del documento para facilitar el registro.

2. Completa la información del documento

Al abrir la ventana de registro, diligencias los siguientes campos:

• Fecha de Emisión: ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio.
  • Para fechas anteriores a la actual, directamente la digitas, sin seleccionarla del calendario del sistema.

• Tipo de Documento: seleccionas Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero eliges el documento Nota de Crédito.
• Establecimiento: visualizas una lista desplegable para indicar el establecimiento, con el que se emite la factura.
  • Consulta a detalle cómo configurar establecimientos que se encuentran activos en el SRI.
• P. Emisión: digitas manualmente el punto de emisión con el que se va a facturar.
• # de Documento: el sistema asigna automáticamente el secuencial con base en la configuración previamente realizada desde el módulo Mi Compañía , dentro de la pestaña Facturación Electrónica.
  • Te recomendamos verificar cómo añadir establecimiento y punto de emisión por defecto.
  • Si es la primera factura electrónica que se va a emitir el sistema, asigna el secuencial número uno, si deseas comenzar por un secuencial distinto, recuerda definir el secuencial inicial con el que desees iniciar.
• Persona: indicas el nombre de la persona a quien se entrega el documento. Es decir, el nombre del cliente.
• Documento Relacionado: buscas y seleccionas el documento al cual se le aplicará la nota de crédito.

• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vendedor: eliges un empleado, siempre y cuando tenga un perfil de vendedor.
  • Consulta a detalle cómo agregar persona como vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra / Venta: generas la búsqueda y seleccionas una orden de compra previamente creada.
  • Consulta el detalle de cómo crear una orden de compra si lo requieres.

3. Conoce y elige el tipo de nota de crédito a registrar

• Nota de crédito por devolución

En la parte inferior, el sistema cargará automáticamente los datos que contenía el documento seleccionado en el campo Documento Relacionado.

En el detalle de los productos de la nota de crédito, eliminas todos los ítems, excepto el que va a ser devuelto, dando clic sobre el ícono Eliminar que se encuentra del lado derecho de cada ítem.

• Nota de crédito por descuento

Eliminas todos los productos que estaban relacionados en la factura. Luego te diriges a la sección Cuentas y seleccionas la cuenta contable que vas a utilizar para aplicar el descuento y digitas el valor que corresponda.

Importante: te recomendamos utilizar la cuenta Rebajas y / o descuentos sobre ventas que ya se encuentra previamente creada en el plan de cuentas.

• Nota de crédito por anulación de factura

Para realizar este proceso, cuando los ítems o cuentas se cargan automáticamente, no se modifica ni altera la información; solo la guardas.

4. Agrega información adicional

Haz uso de las otras pestañas disponibles como:

• Centro de Costo

Asignas centros de costo específicos previamente creados. Te recomendamos consultar el proceso para registrar centros de costos.

• Activos Fijos

En caso de necesitar emitir una nota de crédito electrónica de activos fijos, buscas y seleccionas el que corresponda.

• Formas de Pago

Indicas la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones disponibles.
  • Plazo: indicas el número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: eliges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

5. Digita una descripción

En la parte inferior encontrarás el campo Descripción, el cual es obligatorio y se indica el detalle que deseas que se visualice en el documento.

Al final del documento visualizas los valores totales.

6. Genera el cruce automático (opcional)

Antes de guardarlo, es posible utilizar la opción Generar cruce de Factura vs. Nota de crédito, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

• Si marcas el casillero, el sistema genera de forma automática el cruce entre documentos.
• En caso de no marcar esta opción, una vez guardada la nota de crédito es necesario realizar el cruce de un documento contra otro documento, es decir, entre la factura y la nota de crédito de forma manual.

7. Guarda y autoriza el documento

Tienes dos opciones para finalizar:

• Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.
  • Al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.
• Guardar: únicamente se almacena en el sistema.

Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verificas lo siguiente:

• Asegúrate de subir la firma electrónica.
• Marcar el casillero de firmado automático. Te sugerimos consultar la guía configurar clave de la firma electrónica para conocer más sobre el firmado automático.

Importante: por ser un documento electrónico, es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria. Si el SRI presenta intermitencias y no se puede autorizar el documento, Siigo Contífico realizará reintentos automáticos de envío. El sistema lo enviará nuevamente de forma periódica.

• • Para mayor detalle consulta la guía: gestionar reintentos automáticos de documentos por intermitencia del Servicio de Rentas Internas (SRI)

8. Visualiza o descarga el documento

Una vez guardado, en la parte superior se habilita el ícono PDF , con varias opciones de descarga:

• PDF: muestra el detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención y del movimiento de inventario.

• PDF sin asiento: visualizas el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

• Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la nota de crédito física y el saldo de los mismos a la fecha del registro.
  • Si el documento no tiene productos ingresados, esta opción no estará disponible.

• Si el documento se encuentra guardado y firmado, te permite consultar y descargar la Representación Impresa del Documento Electrónico (RIDE) del documento electrónico para revisar el formato.

Nota: ten en cuenta que si requieres registrar una nota de crédito de un documento que no tienes registrado en el sistema de años anteriores, es posible subirlo a través de la plantilla de documentos pendientes (este proceso no afecta la contabilidad).

¡Buen trabajo! Ahora ya conoces el proceso para registrar nota de crédito electrónica tipo cliente cuando lo requieras.

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