l1. Transacciones tipo cliente

Registrar nota de crédito física tipo cliente

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Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compra y venta donde puede realizarse por un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más o la devolución de bienes.

Para crear una nota de crédito física tipo cliente, te diriges por la ruta Transacciones – Compra/Venta – Físicos y Otros – .

O también puedes hacer uso del ícono Transacciones – Documento Físico.

Una vez ingresamos por cualquiera de las dos rutas, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:

  • Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá del documento. Este campo es obligatorio.
  • Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento «Nota de Crédito».
  • # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo al bloc de documentos pre-impreso que poseas.
  • Persona: el nombre de la persona a quien se emitiendo el documento. Es decir, el nombre del cliente. Puedes hacer uso del acceso directo para crear al cliente, dando clic en el ícono .

Importante: si necesitas emitir una nota de crédito a consumidor final, te recomendamos la nota de crédito interna.

  • Autorización: digitas número de serie de autorización, que se encuentra en tu bloc de documento pre-impresos. 

Importante: en caso de haber realizado la configuración del número de autorización, este aparecerá automáticamente.

  • Documento Relacionado: buscas y seleccionas el documento al cual se le aplicará la nota de crédito, dando clic sobre el ícono .

  • Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
  • Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
  • Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
  • Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
  • Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

Nota de Crédito por Devolución

En la parte inferior el sistema cargará automáticamente los datos que contenía el documento seleccionado en el campo «Documento Relacionado».

En el detalle de los productos de la nota de crédito, eliminas todos los ítems, excepto el que va a ser devuelto, dando clic sobre el ícono que se encuentra del lado izquierdo de cada ítem.

Nota de Crédito por Descuento

Para realizar una nota de crédito por descuento es necesario que elimines todos los productos o servicios que estaban relacionados en la factura y te dirijas a la sección «Cuentas».

Aquí seleccionas la cuenta contable que vas a usar para aplicar el descuento y digitas el valor.

Importante: recomendamos utilizar la cuenta Rebajas y/o descuentos sobre ventas que viene creada en el plan de cuentas.

Nota de Crédito por Anulación de Factura.

Para realizar este proceso, cuando se cargan los ítems o cuentas automáticamente, no realizamos ninguna modificación o alteración a la información, directamente la procedemos a guardar.

Adicional puedes hacer uso de las otras pestañas disponibles como :

  • Activos Fijos: en caso de necesitar emitir una nota de crédito física de activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.

  • Formas de Pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.

    • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
    • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
    • Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
    • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

En la parte inferior encontrarás un campo de «Descripción», el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y dar clic en el botón para proceder con la emisión de tu nota de crédito física tipo cliente.

Importante: una vez guardada la nota de crédito es necesario realizar el cruce de documentos entre la factura y la nota de crédito, caso contrario el valor de la nota de crédito aparecerá como valor pendiente de cobro.

En cualquiera de los casos, al guardarla, en la parte superior se habilita el ícono de con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.

  • PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención y del movimiento de inventario.

  • PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

  • Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la nota de crédito física y el saldo de los mismos a la fecha del registro.

Importante: si el documento no posee ingresados productos, no se visualizará esta opción en PDF.

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2 Comments
  • Laura Roqnquillo says:

    SI LA NOTA DE CREDITO APLICA A UNA FACTURA FISICA (NO ELECTRONICA) COMO LA PUEDO EMITIR SIN RELACIONAR A NINGUNA FACTURA ELECTRONICA

    30 enero, 2024 at 9:34 am
    • Eliseo Obregon says:

      Hola Laura!
      Te comento que sí es posible relacionar una factura física con una nota de crédito electrónica, lo importante es que la nota de crédito siempre se relacione a una factura, independientemente si es física o electrónica.

      31 enero, 2024 at 12:41 pm