y2. Registro documentos - Plan Contador

Registrar factura electrónica – Plan Contador te permite emitir comprobantes digitales por la venta de productos o la prestación de servicios, cumpliendo con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Este proceso es necesario cuando realizas una venta y necesitas generar un documento con validez tributaria que respalde la transacción. En esta guía conocerás cómo crear una factura electrónica paso a paso desde Siigo Contífico para registrar correctamente tus operaciones.

1. Ingresa a la ruta

Para crear una factura electrónica tipo cliente, te diriges por la ruta: Transacciones , despliega el submenú de Compra / Venta, te posicionas en Clientes y das clic en + Crear.

Importante: para poder emitir un documento electrónico, es necesario previamente realizar la configuración de la facturación.

O también puedes hacer uso del ícono + Crear , te posicionas en Transacciones y das clic en Documento electrónico.

2. Diligencia los datos de Información del Documento

Una vez ingreses por cualquiera de las dos rutas, diligenciarás los siguientes campos detallados a continuación:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio. Si ingresas una fecha posterior a la actual, el SRI no autorizará el documento.
• Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Factura”.
• Establecimiento: observarás una lista desplegable para escoger el establecimiento previamente configurado, con el que se emite la factura.
• P. Emisión: puedes digitar manualmente el punto de emisión con el que se va a facturar.
• # de Documento: el sistema colocará automáticamente el secuencial con base en la configuración del establecimiento y punto de emisión por defecto realizada en Mi Compañía y Facturación Electrónica.

Importante: si es la primera factura electrónica que se va a emitir, el sistema asigna el secuencial uno, si deseas comenzar por un secuencial distinto, recuerda que puedes configurar el secuencial inicial con el que desees arrancar.

• Persona: el nombre de la persona a quien se entregará el documento, es decir, el nombre del cliente. Utiliza el acceso directo para crear al cliente, dando clic en el ícono + Más  .
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando esté agregado como vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

Importante: en caso de emitir la factura electrónica a consumidor final, el monto del documento solo puede ser hasta $50 de acuerdo con lo dispuesto ante el SRI.

3. Agrega productos / servicios o cuentas contables

• Productos / Servicios: en la parte inferior indicas el detalle de la factura, dando clic en el botón Agregar detalle , insertas un ítem.

• • Cant.: número de ítems.
  • Producto / Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio creados.
  • Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.
  • Precio U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto/servicio. En caso de tener habilitada la opción de ingresar manualmente el precio, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA a aplicar en el producto o servicio.
  • Ret. IR y Ret. IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento. Para facturar un producto y/o servicio obsequiado, tendrás que definir el precio y aplicar el 100% de descuento en el campo Desc +.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

Importante:

• • En un mismo documento puedes escoger productos y servicios.
  • El sistema no generará movimiento de inventario en Plan Contador.

• Cuentas: puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón Agregar detalle .

• • Cant.: número de ítems.
  • Cuenta: nombre de la cuenta contable a la que se asociará el documento.
  • Valor U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitada la opción de ingresar manualmente el precio, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente al Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
  • Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

4. Selecciona un centro de costo (opcional)

Puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.

5. Agrega una retención (opcional)

En caso de tener la retención recibida en el momento de crear la factura de venta, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.

• • Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
  • Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
  • Autorización: ingresar el secuencial de acuerdo a la retención recibida, sea física o electrónica.

Importante: si la retención te llega después de haber emitido la factura, también puedes registrar la retención.

6. Verifica la forma de pago

Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo con las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges días o meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

7. Digita una descripción

En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.

8. Revisa los totales del documento

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.

Importante: por ser un documento electrónico después de guardarlo, es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria. 

9. Guarda y autoriza el documento

Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.

Recuerda: de acuerdo con la NAC-DGERCGC25-00000017 los comprobantes electrónicos deben ser autorizados en el momento de su emisión.

• Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.

Importante: recuerda que al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.

• Guardar: únicamente se almacena en el sistema.

Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verificas los siguientes casos:

• Tener subida la firma electrónica.
•  Marcar el check de firmado automático.

10. Visualiza el PDF interno

En cualquiera de las dos opciones, una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF  con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta y la retención en caso de haberla ingresado.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también consultar y descargar la Representación Impresa del Documento Electrónico (RIDE) del documento electrónico para revisar el formato.

¡Excelente trabajo! Ya estás preparado para registrar tu factura electrónica en el Plan Contador cuando lo necesites.

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