y2. Registro documentos - Plan Contador

Registrar nota de crédito electrónica – plan Contador te permite corregir o ajustar una factura emitida anteriormente cuando necesitas registrar una devolución, descuento, anulación u otro cambio que afecte su valor. Esto te ayuda a mantener actualizada la información de tus ventas y tus registros contables. Puedes generarla cuando necesites realizar alguno de estos ajustes sobre una factura previamente emitida.

1. Verifica la configuración previa

Antes de emitir una nota de crédito electrónica, asegúrate de configurar la facturación correctamente.

2. Ingresa a la ruta

• Te diriges por la ruta: Transacciones , despliega el submenú de Compra / Venta, te posicionas en Clientes y haz clic en + Crear.

• O puedes hacer uso del ícono + Crear , te posicionas en Transacciones y das clic en Documento electrónico.

• También puedes ingresar directamente desde el documento al cual le vas a aplicar la nota de crédito, dando clic en el ícono Nota de Crédito  que se encuentra en la parte superior derecha. 

• • Registrar Nota de Crédito: el sistema te muestra la ventana del registro de nota de crédito cargado los datos del documento consultado, para que el registro sea más práctico.
  • Generar y guardar Nota de Crédito: el sistema crea de forma automática la nota de crédito al documento consultado por el valor total del comprobante.

3. Diligencia la información del documento

En cualquiera de las rutas visualizarás la ventana con el detalle de los campos a diligenciar:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio.

Importante: si ingresas una fecha posterior a la actual, el Servicio de Rentas Internas (SRI) no autorizará el documento.

• Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento Nota de Crédito.
• Establecimiento: visualizarás una lista desplegable para escoger el establecimiento configurado, con el que se emite la factura.
• P. Emisión: puedes indicar manualmente el punto de emisión con el que se va a facturar.
• # de Documento: el sistema asignará automáticamente el secuencial con base en la configuración del establecimiento y punto de emisión realizada en Mi Compañía y Facturación Electrónica.

Importante: si es la primera factura electrónica que se va a emitir en el sistema, asigna el secuencial uno, si deseas comenzar por un secuencial distinto, recuerda que puedes configurar secuencial inicial de documentos electrónicos con que desees arrancar.

• Persona: el nombre de la persona a quien se estará entregando el documento. Es decir, el nombre del cliente.
• Documento Relacionado: buscas y seleccionas el documento al cual se le aplicará la nota de crédito.

• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando esté agregado como vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que el producto se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra / Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

4. Define el tipo de nota de crédito a crear

• Nota de Crédito por Devolución

En la parte inferior el sistema cargará automáticamente los datos que contenía el documento seleccionado en el campo “Documento Relacionado”.

En la nota de crédito, conserva únicamente el ítem que deseas devolver y elimina los demás. Para eliminar un ítem, haz clic en el ícono Eliminar ubicado a la derecha de cada producto.

• Nota de Crédito por Descuento

Para realizar una nota de crédito por descuento es necesario que elimines todos los productos que estaban relacionados en la factura y te dirijas a la sección Cuentas.

Aquí seleccionas la cuenta contable que vas a usar para aplicar el descuento y digitas el valor.

Importante: recomendamos utilizar la cuenta Rebajas y/o descuentos sobre ventas que viene creada en el plan de cuentas.

• Nota de Crédito por Anulación de Factura

Para realizar este proceso, cuando se cargan los ítems o cuentas automáticamente, no realizamos ninguna modificación o alteración a la información, directamente la guardas.

5. Agrega centro de costo (opcional)

 Puedes direccionar cada valor a un centro de costo previamente creado.

6. Verifica la forma de pago

Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo con las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges días o meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

7. Digita una descripción

En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.

8. Generar cruce automático (opcional)

Antes de guardarlo, es posible utilizar la opción Generar cruce de Factura vs. Nota de crédito, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

• Si marcas el casillero, el sistema genera de forma automática el cruce entre documentos.
• En caso de no marcar esta opción, una vez guardada la nota de crédito es necesario realizar el cruce de un documento contra otro documento, es decir, entre la factura y la nota de crédito de forma manual.

9. Guarda y autoriza el documento

Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.

• Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.

Importante: recuerda que al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.

• Guardar: únicamente se almacena en el sistema.

Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verificas los siguientes casos:

• Asegúrate de subir la firma electrónica.
• Marcar el casillero de firmado automático.

Importante: por ser un documento electrónico, es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria. 

10. Descarga el documento

En cualquiera de las dos opciones, una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF  con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta como la retención.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuentas del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también consultar y descargar la Representación Impresa del Documento Electrónico (RIDE) del documento electrónico para revisar el formato.

¡Buen trabajo! Ahora ya conoces el proceso para registrar nota de crédito electrónica tipo cliente cuando lo requieras.

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