Registrar nota de débito electrónica – plan Contador te permite registrar valores adicionales en la cuenta de un cliente y mantener actualizada la información contable de la operación. Realiza este proceso cuando necesites generar este tipo de documento, asociarlo a un comprobante relacionado y enviarlo al Servicio de Rentas Internas (SRI) para su autorización.
1. Realiza la configuración previa
Antes de emitir un documento electrónico, asegúrate de configurar la facturación.
2. Accede a la ruta
- Para registrar una nota de débito electrónica en Siigo Contífico, te diriges por la ruta: Transacciones
– Compra / Venta – Clientes – (+) Crear.
- También puedes hacer uso del ícono
– Transacciones – Documento Electrónico.
3. Complementa la información del documento
En cualquiera de las dos rutas diligencias los campos detallados a continuación:
- Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio.
Importante: recuerda si ingresas una fecha posterior a la actual, el SRI no autorizará el documento.
- Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Nota de Débito”.
- Establecimiento: visualizarás una lista desplegable para escoger el establecimiento previamente configurado, con el que se emite el documento.
- P. Emisión: puedes digitar manualmente el punto de emisión desde el cual se iniciará la numeración.
- # de Documento: el sistema colocará automáticamente el secuencial configurado previamente en Mi Compañía
– Facturación Electrónica. - Persona: el nombre de la persona a quien se estará entregando el documento. Es decir, el nombre del cliente.
- Documento Relacionado: buscas y seleccionas el documento al cual se le aplicará la nota de débito.
- Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
- Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando esté agregado como vendedor.
- Vencimiento: indica los días de vigencia o crédito del documento.
4. Agrega productos / servicios o una cuenta contable
- Servicios: si el documento relacionado contenía productos o servicios, se cargarán en esta pestaña, caso contrario puedes diligenciar el detalle de la nota de débito de forma manual, dando clic en el botón + Agregar detalle
, insertas un producto o servicio.
-
- Cant.: número de ítems.
- Producto / Servicio: te muestra el nombre y código de los productos o servicios creados.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso del producto.
- Precio U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto / servicio. En caso de tener habilitada la opción de ingresar manualmente el precio, podrás digitarlo.
- IVA: seleccionas el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar en el producto o servicio.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento en que creas el documento.
- Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc.: te muestra el valor monetario del descuento.
- Subtotal: te muestra el valor monetario.
Importante: puedes agregar varios productos o servicios según tus necesidades.
- Cuentas: si el documento relacionado contenía cuentas contables, aquí se cargarán, caso contrario puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón + Agregar detalle .
-
- Cant.: número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará al documento.
- Valor U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario de la cuenta contable. En caso de tener habilitada la opción de ingresar manualmente el precio, podrás digitarlo.
- IVA: seleccionas el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
- % ICE: digitas el porcentaje correspondiente del Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento en que creas el documento.
- Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc.: te muestra el valor monetario del descuento.
- Subtotal: te muestra el valor monetario.
5. Selecciona un centro de costo (opcional)
Puedes direccionar cada valor a un centro de costo previamente creado.
6. Agrega una retención (opcional)
En caso de tener la retención recibida en el momento de crear el documento, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Servicios o Cuentas y luego completar los datos en la pestaña Retención.
- Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
- Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
- Autorización: ingresas el secuencial de acuerdo con la retención recibida sea física o electrónica.
Importante: si la retención te llega después de haber emitido el documento, también puedes registrar la retención.
7. Verifica la forma de pago
Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo con las opciones dispuestas por el SRI.
- Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
- Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
- Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
8. Digita una descripción
En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.
9. Revisa los totales del documento
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.
Importante: por ser un documento electrónico, después de guardarlo es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria.
10. Guarda y autoriza el documento
Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.
- Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.
Importante: recuerda que al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.
- Guardar: únicamente se almacena en el sistema.
Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verifica lo siguiente:
- Tener subida la firma electrónica.
- Marcar el check de Firmado automático.
11. Visualiza el PDF interno
Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF 
con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta como de la retención.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también consultar y descargar la Representación Impresa de Documento Electrónico (RIDE) para revisar el formato.
Nota de débito electrónica registrada en tu plan Contador. ¡Todo listo para continuar!