Una factura de tipo proveedor es un documento que registra la compra de bienes o servicios a un proveedor. Es esencial para la contabilidad de una empresa, ya que detalla la transacción, el monto a pagar y los impuestos aplicables.
1. Ingresa a la ruta
Para crear una factura de tipo proveedor, te diriges por la ruta: Transacciones 
, despliega el submenú de Compra/Venta, te posicionas en Proveedores y haz clic en +Crear 
.
Importante: si requieres registrar una factura de gasto tipo proveedor, también lo puedes realizar.
O también puedes hacer uso del ícono + Crear 
, te posicionas en Transacciones y das clic en Documento físico.
2. Diligencia los datos de Información de la factura de tipo proveedor
Una vez que ingresas por cualquiera de las dos rutas, en la sección Información del documento diligencias los siguientes campos:
- Fecha de Emisión: en este campo, ingresas la fecha del documento que te están entregando. Este campo es obligatorio.
- Tipo de Documento: escoges Proveedor, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Factura”.
- # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo al que te entregan.
- Persona: ingresa el nombre del proveedor que entrega el documento. Si lo requieres, puedes hacer uso del acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono + Más
.
Importante: por ser una factura de proveedor, el sistema no te permite seleccionar un proveedor registrado como persona Natural o proveedor extranjero. Únicamente proveedores con RUC de acuerdo a las disposiciones del SRI (Servicios de Rentas Internas).
- Autorización: digitas número de serie de autorización, que se encuentra en el documento recibido. El número de autorización debe contener 10 en caso de ser física y 37 o 49 dígitos en caso de ser electrónica.
- Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
- Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
- Asumir IVA: únicamente lo visualizarás si tienes activa la opción enviar el IVA al gasto.
3. Agrega productos/servicios o cuentas contables
En el registro visualizarás las siguientes pestañas:
- Servicios: en la parte inferior diligencias el detalle de la factura de proveedor, dando clic en el botón + Agregar detalle
, insertar un ítem.
-
- Cant: número de ítems que estás comprando.
- Producto/Servicio: te muestra el nombre y código del producto creado.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.
- Precio U: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
- IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto o servicio.
- Ret. IR y Ret. IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica , puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: observa el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
- Cuentas: puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón + Agregar detalle .
-
- Cant: número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará el documento.
- Valor U: este campo te permitirá digitar el precio unitario relacionado con la cuenta contable.
- IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
- % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
- Ret. IR y Ret. IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: visualiza el valor por el subtotal monetario.
4. Agrega centros de costos (opcional)
Puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
5. Agrega retención (opcional)
En caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, en el momento de crear la factura, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
Importante: si la retención la necesitas emitir después de haber registrado la factura, también lo puedes generar.
6. Agrega formas de pago (opcional)
Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI (Servicios de Rentas Internas).
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- Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
- Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
- Unid. de tiempo: escoges días o meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
7. Agrega una descripción
En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.
8. Verifica los valores
Podrás visualizar los valores totales al final del documento.
- Subtotal 15%: es el total de la suma de los productos o servicios con un recargo de IVA del 15%.
- Subtotal 5%: similar al anterior, es el total con un recargo de IVA del 5%.
- Subtotal 0%: total de la suma de los productos o servicios con un recargo de IVA del 0%.
- Descuento: es una reducción aplicada al subtotal. Una cantidad fija que se resta del total.
- IVA 15%: este es el Impuesto al Valor Agregado aplicado a los productos o servicios, en este caso, un 15%.
- IVA 5%: similar al anterior, en este caso, un 5%.
Importante: habilita la edición de los campos de IVA 15% y/o IVA 5%, en variación de 0,01 centavos, ingresando con un usuario administrador a Mi Compañía 
y activando en restricciones de usuarios la opción Editar Campo IVA. Te sugerimos consultar el proceso para asignar permisos a usuarios.
- ICE: el Impuesto a los Consumos Especiales, aplicado a ciertos productos específicos (como alcohol, tabaco, entre otros).
- Total: la suma final después de aplicar todos los recargos y descuentos. Este es el monto que tienes que pagar.
Importante: puedes hacer uso de la opción Pagar con Caja Chica, en el caso de que lo requieras.
9. Guarda y autoriza el documento
Das clic en el botón Guardar 
para proceder con el registro de tu factura tipo proveedor.
10. Descarga el PDF interno
Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF 
con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra, como de la retención en caso de haberla ingresado.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
¡Bien hecho! De esta manera lograrás registrar tus facturas de tipo proveedor.