a. Primeros pasos

Configurar facturación te permite preparar el sistema para emitir documentos electrónicos de forma correcta y acorde con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Esta configuración es necesaria cuando comienzas a utilizar la facturación electrónica o requieres completar los datos básicos de tu empresa para iniciar la emisión de comprobantes. En esta guía aprenderás cómo realizar este proceso de manera sencilla y dejar tu facturación lista para operar.

1. Inicia sesión en tu cuenta

Ingresa al sistema con un usuario de perfil Administrador.

2. Ingresa a la ruta

Para comenzar, te diriges al Menú principal y seleccionas el módulo Configurar Facturación .

3. Completa los datos de tu empresa

En esta vista, diligencias los siguientes campos correspondientes a los datos de tu empresa, como:

• RUC y Razón Social: el sistema los asigna automáticamente de acuerdo con los datos proporcionados durante la contratación del sistema.
• Nombre Comercial: ingresas el nombre comercial registrado en el SRI.
• Ciudad, teléfono y dirección: completas los datos de ubicación y contacto de la empresa. Esta información se mostrará en la Representación Impresa de Documento Electrónico (RIDE).
• Número de Establecimiento: en este espacio se solicitan los establecimientos habilitados por el SRI. Para registrar varios, es necesario digitar el número separado por una coma (,) y sin espacios.
• Obligado a llevar contabilidad: seleccionas entre las opciones “SÍ” o “NO” dependiendo de si tu empresa está obligada a llevar la contabilidad, según lo indique el SRI.
• Contribuyente especial: al marcar esta casilla, se te pedirá el código que te habilita como contribuyente especial.
• Contribuyente Régimen RIMPE: si tu empresa pertenece a este régimen lo marcas y eliges si perteneces al grupo de Contribuyente Régimen RIMPE (emprendedores) o Contribuyente Negocio Popular.
• Exportador: esta marcación habilitará el manejo de documentos electrónicos para exportación en el caso de contar con el módulo.
• Agente de retención: si tu empresa está obligada a emitir retenciones de acuerdo al SRI, marca esta opción y seleccionas el código de la resolución que lo respalda.

Importante: 

• Si no seleccionas un Régimen, el sistema lo asignará como Régimen General.
• Al elegir un régimen, el sistema mostrará la leyenda correspondiente por el SRI en el RIDE y XML de los documentos electrónicos.

Una vez ingresada la información, das clic en el botón Guardar progreso  ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, y luego pulsas en el botón Siguiente .

4. Sube la firma electrónica

En este paso puedes subir el archivo de la firma electrónica en formato *.P12 o PFX. Para ello, das clic en la opción Firma electrónica, das clic sobre el botón Seleccionar y busca el archivo en tu computador. 

Importante: si aún no cuentas con una firma electrónica, oprime en el botón Obtener firma .

Adicional, diligencias los siguientes campos:

• Fecha Exp. Firma Electrónica: digitas la fecha de expiración para que el sistema notifique una semana antes que la firma está próxima a caducar.
• Clave Firma Electrónica: captura la clave configurada al obtener la firma electrónica de tu proveedor.
• Firmado Automático: al marcar esta opción, el sistema cargará en automático la contraseña de la firma al momento de emitir un documento electrónico.

Si necesitas obtener el permiso de ambiente de producción en el SRI, das clic en el botón Solicitar ambiente de producción  que te direcciona a la página del SRI para ingresar con tu usuario y contraseña de la entidad.

Una vez ingresada la información, das clic en el botón Guardar progreso  ubicado en la parte inferior derecha de la ventana y luego seleccionas el botón Siguiente .

Si aún no posees la firma electrónica, y deseas avanzar con la configuración de los demás pasos, das clic directamente en el botón Siguiente . El sistema mostrará una ventana emergente de confirmación, oprimes en Continuar .

5. Configura los datos de la facturación

Configuras los siguientes campos sobre los datos de la facturación:

• Establecimiento – Punto de Emisión por defecto: das clic en el ícono del signo de más +  y se te habilitan los campos:

• • Tipo Documento: elige el documento que se verá afectado con la nueva configuración del establecimiento y punto de emisión.
  • Establecimiento: selecciona los establecimientos que configuraste previamente en el paso 1, en el campo “Número de Establecimiento”.
  • Punto Emisión: ingresa el punto de emisión que se cargará por defecto cada vez que se realice un documento.

Das clic en el botón Aceptar , para que la información se almacene correctamente.

• Secuencia inicial de Documentos Electrónicos: seleccionas el ícono del signo de más + .

• • Tipo Documento: elige el documento que se verá afectado con la nueva configuración del establecimiento y punto de emisión.
  • Establecimiento: este campo te permite seleccionar los establecimientos que se han configurado previamente en el paso 1, campo “Número de Establecimiento”.
  • Punto Emisión: digitas el punto de emisión que se cargará por defecto cada vez que se realice un documento.
  • Secuencial Inicial: define el número con el que comenzará la numeración del documento electrónico.

Das clic en el botón Aceptar , para que la información se almacene correctamente.

• Logo de la empresa: das clic sobre el botón Seleccionar y te permite buscar la imagen en el computador. 

Importante: el logotipo de tu empresa debe cumplir con las dimensiones recomendadas para el ancho y alto de 500×300 píxeles. Además, asegúrate de que el formato permitido sea JPG, JPEG, PNG o GIF.

• Mensaje Personalizado: esta opción te permite agregar un mensaje personalizado que se mostrará en la parte inferior del RIDE. Das clic en el botón Editar mensaje.

• • Título: este título se mostrará en negrita en el RIDE.
  • Descripción: aquí indicas el mensaje que deseas visualizar.

Una vez definido el mensaje personalizado, das clic en el botón Aceptar , para que se agregue al sistema.

Después, es necesario seleccionar los tipos de documentos que mostrarán el mensaje, para ello, te diriges a la casilla Seleccione documento.

Una vez ingresada la información, das clic en el botón Guardar progreso  que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, seguido seleccionas el botón Siguiente .

Si deseas continuar con la configuración de los demás pasos, sin haber concluido con la configuración de la facturación, das clic directamente en el botón Siguiente , el sistema te muestra una ventana emergente de confirmación, seleccionas Continuar .

6. Crea tu primer producto o servicio

Para finalizar el proceso, registras y guardas tu primer producto o servicio diligenciando los siguientes campos:

• Código: asigna un secuencial para identificar el ítem, puedes asignar letras, números o caracteres.
• Nombre: ingresa el nombre del producto o servicio, el cual se visualizará en el documento de compra o venta.
• Tipo: en esta casilla es necesario seleccionar Producto – Simple. 
• PVP1: ingresa el precio sin el Impuesto al Valor Agregado (IVA) del producto o servicio.
• PVP Manual: al activar esta opción, registra el precio manualmente al momento de registrar un documento de venta.
• Imp. al Valor Agregado: seleccionas si el producto o servicio grava IVA 15%, IVA 0% o si no es objeto IVA.

Importante: al guardar el producto o servicio, se le asignará la cuenta contable Venta de Bienes y la categoría General, creada automáticamente por el sistema.

7. Guarda la configuración

Una vez ingresada la información, das clic en el botón Guardar progreso  que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, seguido seleccionas el botón Finalizar .

Importante:

• Puedes cerrar o salir del módulo en cualquier paso, sin finalizar todos los pasos y retomar la configuración cuando lo requieras.
• Este módulo solo está disponible para aquellos usuarios con rol administrador.
• Cualquier cambio que realices y guardes se actualizará automáticamente en el módulo Mi compañía . Del mismo modo, si los datos se modifican directamente desde allí, las actualizaciones también se reflejarán de forma inmediata en el módulo Configurar Facturación .

¡Todo listo! Facturación configurada y lista para usarse.

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