Esta funcionalidad te permite realizar una configuración básica de los pasos que se requieren realizar en Contífico para crear la primera factura electrónica.
Para realizar la configuración, es necesario ingresar al programa con un usuario de perfil Administrador, te diriges al menú principal y seleccionas el módulo Configurar Facturación.
Es necesario realizar los siguientes pasos:
Paso 1: Empresa
Aquí diligencias los siguientes campos relacionados a los datos de la empresa:
- Ruc y Razón Social: el sistema los asigna de acuerdo a los datos de la contratación del software.
- Nombre Comercial: digitas el nombre comercial registrado en el SRI.
- Ciudad , teléfono y dirección: digitas los datos de ubicación y contacto de la empresa. Esta información se mostrará en el RIDE.
- Número de Establecimiento: en este espacio se solicitan los establecimientos habilitados por el SRI. Para registrar varios, es necesario digitar el número separado por una coma (,) y sin espacios.
- Obligado a llevar contabilidad: escoges SI o NO dependiendo si la empresa está obligada a llevar la contabilidad, según lo indique el SRI.
- Contribuyente especial: al marcar esta casilla, se solicitará el código que te habilita como contribuyente especial.
- Contribuyente Régimen RIMPE: si la empresa pertenece a este régimen lo marcas y seleccionas si perteneces al grupo de Contribuyente Régimen RIMPE (emprendedores) o Contribuyente Negocio Popular.
- Exportador: esta marcación habilitará el manejo de documentos electrónicos para exportación en el caso de contar con el módulo.
- Agente de retención: si la empresa esta obligada a emitir retenciones de acuerdo al SRI, lo marcas y escoges el código de la resolución que lo sustente.
Importante:
- En caso de no seleccionar ningún Régimen el sistema lo asignará como Régimen General.
- Al seleccionar algún tipo de régimen el sistema mostrará la leyenda dispuesta por el SRI en el RIDE y XML de los documentos electrónicos.
Una vez ingresada la información, das clic en el botón 
que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, seguido seleccionas el botón 
.
Paso 2: Firma Digital
En este paso puedes subir el archivo de la firma electrónica en formato .p12 o PFX, en la opción Firma electrónica, das clic sobre el botón Seleccionar y te permite buscar el archivo de la firma electrónica en el computador.
Importante: si aún no cuentas con una firma electrónica, seleccionas el botón 
.
Adicional diligencias los siguientes campos:
- Fecha Exp. Firma Electrónica: digitas la fecha de expiración para que el sistema notifique una semana antes que la firma esta próxima a caducarse.
- Clave Firma Electrónica: digitas la clave configurada al obtener la firma electrónica con tu respectivo proveedor.
- Firmado Automático: al marcarlo el sistema cargará automáticamente la contraseña de la firma al momento de emitir un documento electrónico.
En el caso necesitar obtener el permiso de ambiente de producción en el SRI, das clic en el ícono 
que te direcciona a la página del SRI para ingresar con tu usuario y contraseña de dicha entidad.
Una vez ingresada la información, das clic en el botón que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, seguido seleccionas el botón .
Si aún no posees la firma electrónica, y deseas avanzar con la configuración de los demás pasos, das clic directamente en el ícono , el sistema te muestra una ventana emergente de confirmación, seleccionas 
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Paso 3: Facturación
Configuras los siguientes campos sobre los datos de la facturación:
- Establecimiento – Punto de Emisión por defecto: das clic en el botón
y se te habilitan los campos:
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- Tipo Documento: aquí escoges el documento que se afectará con la nueva configuración del establecimiento y punto de emisión.
- Establecimiento: este campo te permite seleccionar los establecimientos que se han configurado previamente en el paso 1 campo Número de Establecimiento.
- Punto Emisión: digitas el punto de emisión que se cargará por defecto cada vez que se realice un documento.
Das clic en el botón 
para que la información se almacene correctamente.
- Secuencia inicial de Documentos Electrónico: seleccionas el botón
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- Tipo Documento: aquí escoges el documento que se afectará con la nueva configuración del establecimiento y punto de emisión.
- Establecimiento: este campo te permite seleccionar los establecimientos que se han configurado previamente en el paso 1 campo Número de Establecimiento.
- Punto Emisión: digitas el punto de emisión que se cargará por defecto cada vez que se realice un documento.
- Secuencial Inicial: número con el que comenzará el primero documento electrónico.
Das clic en el botón para que la información se almacene correctamente.
- Logo de la empresa: das clic sobre el botón Seleccionar y te permite buscar la imagen en el computador.
Importante: es necesario que el logo tenga las características recomendadas para el ancho y alto de 500×300 píxeles, asimismo tenga en cuenta que el formato permitido es JPG, JPEG, PNG o GIF.
- Mensaje Personalizado: te permite establecer un mensaje personalizado para que se muestre en la parte inferior del RIDE. Das clic en el botón
.
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- Título: este título se mostrará en negrita en el RIDE.
- Descripción: aquí se escribe el mensaje que deseas visualizar.
Una vez definido el mensaje personalizado, das clic en el botón 
para que se agregue al sistema.
Después, es necesario seleccionar los tipos documentos que mostrarán el mensaje, para ello, te diriges a la casilla Seleccione documento.
Una vez ingresada la información, das clic en el botón que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, seguido seleccionas el botón .
Si deseas avanzar con la configuración de los demás pasos, sin haber concluido el paso 3, das clic directamente en el ícono , el sistema te muestra una ventana emergente de confirmación, seleccionas .
Paso 4: Producto
Para finalizar el proceso, registra y guardar tu primer producto o servicio diligenciando los siguientes campos:
- Código: secuencial para identificar el ítem, puedes asignar letras, números o caracteres.
- Nombre: ingresas el nombre del producto o servicio, el cual, se visualizará en el documento de compra o venta.
- Tipo: en esta casilla es necesario seleccionar Producto – Simple.
- PVP1: digitas el precio sin IVA del producto o servicio.
- PVP Manual: activar esta opción permite registrar el precio manualmente al momento de registrar un documento de venta.
- Imp. al Valor Agregado: seleccionas si el producto o servicio grava IVA 15%, IVA 0% o si es no es objeto IVA
Importante: al guardar el producto o servicio se lo asignará la cuenta contable Venta de Bienes y a la categoría General que es creada de forma automática por el sistema.
Una vez ingresada la información, das clic en el botón que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, seguido seleccionas el botón 
.
Importante:
- Puedes cerrar o salir del módulo en cualquier paso, sin finalizar todos los pasos y retomar la configuración cuando lo requieras.
- Únicamente los usuarios con rol administrador tienen acceso a este módulo.
- Todos los campos que se editen y guarden se actualizarán también en el módulo Mi compañía y en caso de ser modificados directamente desde Mi compañía, también se verá reflejada la actualización en el módulo Configurar Facturación.