l2. Documentos electrónicos

Registrar comprobante de venta emitido por reembolso electrónico te permite formalizar la devolución de gastos realizados por terceros, asegurando que estos valores queden correctamente respaldados en tu información contable. Este proceso es clave para mantener el orden de tus registros y cumplir con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI). Se utiliza cuando necesitas reconocer y documentar gastos que otra persona asumió por ti, garantizando un manejo claro, seguro y organizado de tus operaciones.

Para registrar un comprobante de venta emitido por reembolso en Siigo Contífico, es necesario realizar los siguientes pasos:

1. Activa la opción de reembolso

Para activarla, das clic en el ícono Mi Compañía , y luego en Otras Configuraciones y seleccionas la opción Permitir reembolso de gastos para activar el código de sustento para reembolsos.

2. Registra los documentos a reembolsar

Primero ingresas los documentos de soporte de gastos o los documentos a reembolsar, te diriges por la ruta Transacciones – Compra / Venta – Proveedores – Crear +.

El sistema te mostrará la ventana para ingresar los datos del documento de soporte para reembolsar.

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que te emitieron el documento. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: escoges Proveedor, en el primer casillero, en el segundo casillero podrás seleccionar el documento, por ejemplo “Factura” y en el tercer casillero, es necesario seleccionar el código de sustento correspondiente al documento.
  • Costos o Gastos Bienes y Servicios (código 02).
  • Gastos de Empleados (código 05).
  • Costos o Gastos Inventario (código 07).
  • Reembolso de Gastos por intermediario (código 08).
  • Reembolso por siniestros (código 09).
  • Facturación por socios a operadoras transporte (código 14).
  • Pagos efectuados por consumos propios y de terceros de servicios digitales (código 15).

Importante: recuerda siempre seleccionar el código de sustento del reembolso, caso contrario, no aparecerá el documento de soporte al registrar el comprobante de venta emitido por reembolso. 

• # de Documento: ingresas el secuencial del documento que te entregaron.
• Autorización: secuencial autorizado ante el SRI del documento tipo proveedor.

Importante: en caso de haber realizado la configuración del número de autorización, este aparecerá automáticamente.

• Persona: nombre del proveedor.

Importante: puedes hacer uso del acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono + Más .

• Importación: puedes relacionar una cotización tipo proveedor a una importación. Escoges el código de importación.
  • Para mayor detalle, consulta cómo crear un código de importación.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Orden de Compra / Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

En la parte inferior puedes seleccionar el producto o cuenta contable que contiene el detalle del documento con sus valores respectivos.

Siempre es obligatorio registrar información en el campo de “Descripción”.

Finalmente, das clic en el botón Guardar  para generar el documento correctamente.

3. Registra el comprobante de venta emitido por reembolso

Una vez que se han ingresado todos los soportes de los documentos a reembolsar, registras el comprobante de venta emitido por reembolso, puedes realizarlo mediante las siguientes rutas:

• Transacciones  – Compra / Venta – Clientes – Crear +.

• También puedes hacer uso del ícono Crear +  – Transacciones – Documento Electrónico.

En cualquiera de las dos rutas visualizarás la ventana con el detalle de los campos a diligenciar:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Comprobante de venta emitido por reembolso”.
• # de Documento: el sistema te asigna el secuencial.
• Persona: el nombre de la persona a quien se está emitiendo el documento. Es decir, el nombre del cliente.

Importante: puedes hacer uso del acceso directo para crear al cliente, dando clic en el ícono + Más .

• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
• Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando esté agregado como vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

En la parte inferior seleccionas la pestaña Documentos a Reembolsar, dando clic en el ícono Lupa  puedes buscar el documento de soporte previamente registrado.

Luego, en la pestaña de “Cuentas” seleccionas la cuenta contable a utilizar con el valor respectivo del total del documento de reembolso.

Adicional, puedes hacer uso de las demás pestañas del documento como:

• Centro de costo: puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
  

• Retención: en caso de tener la retención recibida en el momento de crear el documento físico, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.

• • Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
  • Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
  • Autorización: ingresas el secuencial de acuerdo a la retención recibida, sea física o electrónica.

Importante: si la retención te llega después de haber emitido el documento, también puedes registrar la retención.

• Activos Fijos: en caso de necesitar ingresar un reembolso de venta de activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.

• Formas de Pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

En la parte final encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.

Importante: por ser un documento electrónico, después de guardarlo es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria. 

Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.

• Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.

Importante: recuerda que al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no podrá modificarse.

• Guardar: únicamente se almacena en el sistema.

Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verificas los siguientes casos:

• Tener subida la firma electrónica.
•  Marcar la casilla de Firmado automático.

Importante: si el SRI presenta intermitencias y no se puede autorizar el documento, Siigo Contífico realizará reintentos automáticos de envío. El sistema lo enviará nuevamente de forma periódica.

• Para mayor detalle consulta la guía: gestionar reintentos automáticos de documentos por intermitencia del Servicio de Rentas Internas (SRI)

Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que genera el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, y la retención en caso de tenerla registrada.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de la cuenta contable del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también consultar y descargar la Representación Impresa del Documento Electrónico (RIDE) del documento electrónico para revisar el formato.

Comprobante registrado con éxito. ¡Todo listo!

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