l2. Documentos electrónicos

Registrar liquidación de compra por reembolso electrónica es importante cuando necesitas respaldar gastos realizados por cuenta de un tercero, especialmente si la persona no cuenta con Registro Único de Contribuyentes (RUC). Este proceso te permite registrar correctamente estos valores, mantener el control contable de tus operaciones y cumplir con los requisitos del Servicio de Rentas Internas (SRI). Puedes utilizarlo cada vez que debas formalizar un reembolso, asegurando que la información quede registrada de manera válida y sin complicaciones.

A continuación, te indicamos el proceso a seguir:

1. Configuración previa

Para poder emitir un documento electrónico realiza el proceso para configurar la facturación.

2. Accede a la ruta

• Te diriges al módulo Transacciones , despliegas el submenú Compra / Venta, ubicas la opción Clientes y das clic en el ícono Crear +.

• O bien, ingresas desde el acceso directo al pulsar el ícono + Crear , ubicas la opción Transacciones y das clic en Documento Electrónico.

3. Completa la información del documento

Se abrirá una ventana con los campos que son necesarios diligenciar:

• Fecha de Emisión: ingresas la fecha en la que se emitió el documento. Campo obligatorio.
  • Para ingresar una fecha anterior a la actual, directamente la digitas, sin seleccionarla del calendario del sistema.

• Tipo de Documento: eliges Proveedor, en el primer casillero, en el segundo casillero seleccionas la opción Liquidación de Compra por reembolso.
• Establecimiento: visualizas una lista desplegable para elegir el establecimiento, con el que se emite la factura.
  • Consulta el detalle para configurar los establecimientos que se encuentran activos en el SRI.
• P. Emisión: digitas manualmente el punto de emisión con el que vas a facturar.
• # de Documento: el sistema asigna automáticamente el secuencial con base en la configuración previa realizada en el módulo Mi Compañía  y en la pestaña Facturación Electrónica.
  • Para mayor detalle, de este proceso, consultas cómo añadir establecimiento y punto de emisión por defecto.
  • Si es el primer documento electrónico que se va a crear, el sistema asigna el secuencial uno, si deseas comenzar por un secuencial distinto, recuerda que es posible configurar el secuencial inicial de documentos con el que desees comenzar. 

• Persona: indicas el nombre de la persona a quien se estará entregando el documento. Es decir, el nombre del proveedor. Utiliza el acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono Agregar .
  • Consulta el proceso para crear un cliente o proveedor desde un documento. 
• Importación: buscas y seleccionas un código de importación.
  • Obtén el detalle para crear código de importación.
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
  • Revisa el detalle para agregar personas como vendedor.
• Vencimiento: indicas los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado.
• Orden de Compra / Venta: busca y selecciona una orden de compra previamente creada.
  • Obtén el detalle para crear orden de compra.

4. Diligencia la pestaña Documentos a reembolsar

En esta sección, digitas los datos de todos los documentos de soporte que se reembolsarán, dando clic en el botón Agregar detalle .

• Tipo Id. Proveed.: eliges cédula, RUC o pasaporte.
• Identificación: digitas el número de identificación.
• Tipo Doc.: despliega la lista desplegable para seleccionar el tipo de documento a ingresar.
• # Doc: indicas el secuencial del documento.
• Autorización: corresponde al número de autorización del documento de soporte ingresado
• Fecha de Emisión: corresponde al día, mes y año del documento.
• Base 0: ingresas datos si el documento tiene valores con base 0% de Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• Base 15%: digitas datos si el documento tiene valores que gravan IVA 15%.
• Base no objeto: si tiene valores no objeto de IVA.
• Base exento: si el documento está exento de IVA ingresas valor en esta columna.
• IVA: valor del IVA del documento.
• ICE: valor del Impuesto a los Consumos Especiales (ICE) del documento, en caso de poseerlo.
• Total: valor total del documento.

5. Agrega una cuenta contable

Seleccionas la cuenta contable a utilizar con el valor respectivo del total del documento de reembolso.

6. Ingresa información adicional

Adicional, puedes utilizar las demás pestañas del documento como:

• Centro Costo

Asignas un centro de costo específico. Te recomendamos consultar el proceso para registrar un centro de costo.

• Retención

En caso de tener la retención en el momento de crear el documento, ingresa los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta.

Luego, completa los datos en la pestaña Retención.

• • Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
  • Número de Documento: digitas el secuencial de la retención.
  • Autorización: ingresas el secuencial de acuerdo a la retención recibida, sea física o electrónica.

Nota: si la retención te llega después de haber emitido la factura, también es posible registrar la retención.

• Activos Fijos

En caso de necesitar registrar un documento de activos fijos, buscas y seleccionas el que corresponda.

• Formas de Pago

Indicas la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones disponibles.
  • Plazo: indicas el número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: eliges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

7. Digita una descripción

En la parte inferior encontrarás el campo Descripción, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

8. Verifica los totales

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.

9. Guarda y autoriza el documento

Nota: por ser un documento electrónico, después de guardarlo es necesario autorizar el documento, para que tenga validez tributaria.

Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.

Opciones de guardado:

• Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en Siigo Contífico, directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.
  • Al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.

• Guardar: únicamente se almacena en el sistema.

Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, asegúrate de:

• Tener subida la firma electrónica.
•  Marcar el check de firmado automático. Consulta la guía configurar clave de la firma para conocer más sobre esta opción.

Importante: si el SRI presenta intermitencias y no se puede autorizar el documento, Siigo Contífico realizará reintentos automáticos de envío. El sistema lo enviará nuevamente de forma periódica.

• • Para mayor detalle consulta la guía: gestionar reintentos automáticos de documentos por intermitencia del Servicio de Rentas Internas (SRI)

10. Visualiza y descarga el comprobante

Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF , con varias opciones para descargar el documento.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención y del movimiento de inventario.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

• Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la liquidación de compra por reembolso electrónica y el saldo de los mismos a la fecha del registro. 
  • Si el documento no cuenta con productos, no se visualizará esta opción en PDF.

Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también consultar y descargar la Representación Impresa del Documento Electrónico (RIDE) para revisar el formato.

¡Genial! Ahora ya conoces el proceso para registrar una liquidación de compra por reembolso electrónica  en el momento en que lo requieras.

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