l1. Transacciones tipo cliente

Una factura es un documento de carácter mercantil que respalda la compra o venta de un bien o servicio; al crear una factura física tipo cliente en el sistema, reflejas las operaciones realizadas, llevas el control de inventario, y cumples con los requisitos del SRI (Servicio de Rentas Internas) mediante la incorporación de información importante como la autorización, la retención y la forma de pago.

A continuación, te indicamos el proceso a seguir:

1. Ingresa a la ruta

• Te diriges al módulo de Transacciones , despliegas el submenú de Compra/Venta, te posicionas en Físicos y Otros, das clic en + Crear.

• O también es posible hacer uso del ícono + Crear , te ubicas en la opción Transacciones y pulsas en el Documento Físico.

2. Complementa la información del documento

Al ingresar, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá del documento. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: eliges la opción Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento Factura.
• # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo al bloc de documentos pre-impreso que poseas.
• Persona: el nombre de la persona a quien se está emitiendo el documento. Es decir, el nombre del cliente.
  • Utiliza el acceso directo para crear al cliente desde documento, dando clic en el ícono Agregar .
• Autorización: digitas número de serie de autorización, que se encuentra en tu bloc de documento pre-impresos. 
  • En caso de haber realizado la configuración del número de autorización para documentos físicos, este aparecerá automáticamente.
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
• Vendedor: selecciona un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
  • Consulta cómo agregar persona como vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra/Venta: busca y seleccionar una orden de compra previamente creada.
  • Si requieres más detalle, revisar el proceso para crear orden de compra.

3. Agrega productos/servicios

Das clic en el botón + Agregar detalle , para incluir los productos o servicios a la factura:

• Bodega: elige la bodega donde deseas que se descargue el inventario en caso de escoger productos. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
• Cant: indicas el número de ítems a vender.
• Producto: te muestra el nombre y código del producto o servicio creados.
• Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.
• Precio U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto/servicio.
  • En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
• IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto o servicio.
• Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
• Desc +: en este campo, ingresa un porcentaje de descuento si aplica.
• Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
• Subtotal: indica el valor por el subtotal monetario.

Nota: te sugerimos consultar el proceso para crear producto, crear servicio e ingresar precio a factura de venta.

Importante:

• En un mismo documento es posible elegir productos y servicios.
• Al seleccionar un servicio, el sistema no generará movimiento de inventario de ese único ítem, ya que los servicios no controlan stock.

4. Agrega cuenta 

Al agregar servicios o productos, el sistema genera el asiento contable con las cuentas configuradas en la creación de los mismos. Por lo tanto, no es necesario que asignes una cuenta contable. Pero si necesitas facturar un valor adicional como transporte, entre otros, dirígete a la pestaña Cuenta y pulsa en el botón + Agregar detalle  .

• Cant: número de ítems.
• Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará el documento.
• Valor U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto.
  • En caso de tener habilitado el ingreso manual del precio, podrás digitarlo.
• IVA: selecciona el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
• % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE (Impuesto a los Consumos Especiales), en el caso de que aplique.
• Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
• Desc +: en este campo, ingresa un porcentaje de descuento.
• Desc: te muestra el valor monetario de descuento.

Importante: para facturar un producto y/o servicio obsequiado, es necesario definir el precio y aplicar el 100% de descuento en el campo Desc +.

• 
• Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

5. Añade centro de costo

Direcciona a cada valor un centro de costo previamente registrado.

6. Ingresa la retención

Si corresponde ingresar una retención recibida al crear la factura física de venta, realiza lo siguiente:

• Pestaña de Productos o Cuenta: ingresa los códigos de retención correspondientes.
• Pestaña de Retención: completa la información de la retención.

Los campos a diligenciar son:

• Fecha de Emisión: corresponde al día, mes y año indicado en la retención recibida.
• Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
• Autorización: ingresa el secuencial de acuerdo a la retención recibida, sea física o electrónica.

Importante: si la retención te llega después de haber emitido la factura, también es posible registrar la retención.

7. Agrega un activo fijo

En caso de necesitar, ingresar una factura de venta de activos fijos, y selecciona el activo correspondiente.

8. Verifica la forma de pago

Selecciona la forma de pago conforme a las opciones establecidas por el SRI (Servicio de Rentas Internas):

• Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
• Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
• Unid. de tiempo: eliges días o meses.
• Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

9. Digita una descripción

En la parte inferior encontrarás el campo Descripción, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

10. Guarda la factura

Una vez completados los campos, el sistema te mostrará los valores totales al final del documento. Haz clic en el botón Guardar  para emitir la factura de venta física.

11. Visualiza el PDF interno

Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF  con varias opciones para descargar el archivo que generó el sistema.

Elige la opción que corresponde con tus necesidades:

• PDF: incluye los datos del documento generado, con los asientos contables, la retención (si fue ingresada) y el movimiento de inventario (si incluye productos).

• PDF sin asiento: muestra solo los detalles de los productos, servicios o cuentas, y la retención (si aplica).

• Movimiento de Inventario: Únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la factura de venta física y el saldo de lo mismo a la fecha del registro.

Nota: si no has ingresado productos, esta opción no estará disponible en el PDF.

¡Y listo! Así de fácil emites una factura física de venta.

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