l1. Transacciones tipo cliente

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de un bien o servicio.

Para crear una factura física tipo cliente, te diriges por la ruta Transacciones – Compra/Venta – Físicos y Otros – .

O también puedes hacer uso del ícono – Transacciones – Documento Físico.

Una vez ingresamos por cualquiera de las dos rutas, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá del documento. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento «Factura».
• # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo al bloc de documentos pre-impreso que poseas.
• Persona: el nombre de la persona a quien se emitiendo el documento. Es decir, el nombre del cliente.

Importante: puedes hacer uso del acceso directo para crear al cliente, dando clic en el ícono .

• Autorización: digitas número de serie de autorización, que se encuentra en tu bloc de documento pre-impresos. 

Importante: en caso de haber realizado la configuración del número de autorización, este aparecerá automáticamente.

• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
• Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

En la parte inferior visualizas seis pestañas:

• Productos/Servicios: en la parte inferior diligencias el detalle de la factura, dando clic en el botón , insertar un producto o servicio.

• • Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se descargue el inventario en caso de escoger productos. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
  • Cant: número de ítems.
  • Producto/Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio creados.
  • Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.
  • Precio U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto/servicio. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto o servicio.
  • Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

Importante:

• • En un mismo documento puedes escoger productos y servicios.
  • Al seleccionar un servicio, el sistema no generará movimiento de inventario de ese único ítem, ya que los servicios no controlan stock.
• Cuentas: puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón .

• • Cant: número de ítems.
  • Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará el documento.
  • Valor U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
  • Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc: te muestra el valor monetario de descuento.

Importante: para facturar un producto y/o servicio obsequiado, tendrás que definir el precio y aplicar el 100% de descuento en el campo Desc +.

• 
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

•  Centro Costo: puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
  

• Retención: en caso de tener la retención recibida en el momento de crear la factura física de venta, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.

• • Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
  • Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
  • Autorización: ingresar el secuencial de acuerdo a la retención recibida sea física o electrónica.

Importante: si la retención te llega después de haber emitido la factura, también puedes registrar la retención.

• Activos Fijos: en caso de necesitar ingresar una factura de venta de activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.

• Formas de Pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

En la parte inferior encontrarás un campo de «Descripción», el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y dar clic en el botón para proceder con la emisión de tu factura de venta física.

Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención en caso haberla ingresado y del movimiento de inventario en caso de contener productos.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

• Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la factura de venta física y el saldo de lo mismo a la fecha del registro.

Importante: si el documento no posee ingresados productos, no se visualizará esta opción en PDF.

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