Registrar un comprobante de venta emitido por reembolso tipo proveedor te permite dejar constancia de los reembolsos que recibes por compras previamente registradas. Este proceso es útil cuando necesitas reflejar ese ajuste en tu contabilidad, mantener el control de los valores reembolsados y asegurar que la información de tus registros sea coherente con las operaciones reales de tu empresa. Se utiliza en el momento en que el proveedor te entrega el comprobante de reembolso, ayudándote a organizar mejor tus gastos y respaldar adecuadamente este tipo de transacciones.
1. Activa la opción reembolso
Para activar la opción de reembolso, haz clic en el ícono Mi Compañía 
, luego accede a la opción Otras Configuraciones y selecciona permitir reembolso de gasto.
2. Ingresa por la ruta
Accede a la ruta: Transacciones 
, despliega el submenú de Compra / Venta, dirígete a Proveedores y haz clic en + Crear 
.
- También puedes hacer uso del acceso directo, haz clic en el ícono + Crear
, dirígete a Transacciones y haz clic en Documento físico.
3. Completa la información del documento
Una vez que accedas por cualquiera de las dos rutas, el sistema te mostrará la pantalla de creación de documentos. En la sección Información del documento, completa los siguientes campos:
- Fecha de emisión: en este campo ingresa la fecha del documento que te entregan. Es un campo obligatorio.
- Tipo de documento: selecciona proveedor en el primer casillero. En el segundo, elige el documento comprobante de venta emitido por reembolso, y en el tercero, selecciona el código de sustento correspondiente:
- Costos o Gastos Bienes y Servicios (código 02).
- Gastos de Empleados (código 05).
- Costos o Gastos Inventario (código 07).
- # de Documento: registra el número secuencial del documento que recibes.
- Persona: escribe el nombre del proveedor que entrega el documento.
Importante: si aún no has creado al proveedor, puedes hacerlo usando el acceso directo al dar clic en el ícono + Más 
correspondiente.
- Autorización: ingresa el número de serie de autorización que aparece en el documento recibido.
Importante: el número de autorización debe contener 10 dígitos en caso de ser física y 37 o 49 dígitos en caso de ser electrónica.
- Importación: puedes buscar y seleccionar un código de importación. Solo se habilita si cuentas con el módulo de Importaciones.
- Referencia: campo opcional, indica un breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
- Vencimiento: indica los días de vigencia o crédito del documento.
- Asumir IVA: únicamente lo visualizarás si tienes activa la opción enviar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) al gasto.
- Orden de compra / venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.
En la parte inferior selecciona la pestaña Documentos a reembolsar, haz clic en el botón + Agregar detalle 
, donde puedes ingresar el documento de soporte del reembolso.
- Tipo de identificación del proveedor: selecciona el tipo de identificación del proveedor del documento de soporte, puede ser cédula, Registro Único de Contribuyentes (RUC) o pasaporte.
- Identificación: indica el número de identidad del proveedor.
- Tipo de documento: escoge el tipo de documento del soporte del reembolso, como: factura, nota de crédito, nota de débito y demás.
- # Documento: indica el secuencial del documento de soporte para el reembolso.
- Autorización: escribe el número de autorización del comprobante.
- Fecha de emisión: indica el día, mes y año que tiene el documento del gasto del reembolso.
- Base 0: ingresa valor si el documento de soporte tiene IVA 0%.
- Base 15%: digita el monto base del documento para calcular el IVA, en caso de poseerlo.
- Base 5%: digita el monto base del documento para calcular el IVA, en caso de poseerlo.
- Base no objeto: ingresa valor en caso de que el documento tenga valores que sean no objeto de IVA.
- Base exento: si el documento tiene valores exentos de IVA, los ingresas.
- IVA: digita el valor del IVA correspondiente del gasto.
- ICE: en caso de gravar el Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), ingresa el valor.
- Total: digita el valor final del documento.
Importante: los datos y valores ingresados en la pestaña Documentos a reembolsar, son solo informativos.
Luego en la pestaña de Cuentas selecciona la cuenta contable a utilizar con el valor respectivo del total de los documentos de reembolso.
Además, puedes hacer uso de las demás pestañas del documento como:
- Centro de costo: puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
- Retención: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, en el momento de crear el documento, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
Importante: si la retención la necesitas emitir después de haber registrado el comprobante de reembolso, también lo puedes realizar.
- Activos fijos: en caso de necesitar registrar un comprobante de reembolso de activos fijos, puedes ingresarlo.
- Formas de pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
- Forma de pago: selecciona una de las opciones disponibles.
- Plazo: indica el número de días o meses de plazo de crédito.
- Unidad de tiempo: escoge días o meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
En la parte inferior encontrarás un campo de Descripción, que es obligatorio completar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.
4. Guarda el documento
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y haz clic en el botón Guardar 
para proceder con el registro de tu comprobante de venta emitido por reembolso tipo proveedor.
Importante: puedes hacer uso de la opción Pagar con caja chica, en el caso de que lo requieras.
5. Exporta el documento
Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono PDF 
con varias opciones para descargar el archivo interno del documento que generó el sistema.
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra como de la retención en caso de haberla ingresado y del movimiento de inventario en caso de contener productos.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
¡Excelente! Ya cuentas con la información necesaria para registrar un comprobante de venta emitido por reembolso tipo proveedor.