Para poder registrar una factura de tipo proveedor de gastos, es necesario que ingreses por la ruta: Transacciones – Compra/Venta – Proveedores- 
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Importante: si requieres registrar una factura de compra de inventario también lo puedes realizar.
O también puedes hacer uso del ícono 
– Transacciones – Documento Físico.
Una vez ingresamos por cualquiera de las dos rutas, el sistema muestra la pantalla de creación de documentos, en la sección Información del documento diligencias los siguientes campos:
- Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha del documento que te están entregando Este campo es obligatorio.
- Tipo de Documento: escoges Proveedor, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento «Factura».
- # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo que te entregan.
- Persona: el nombre de la persona quien entrega el documento. Es decir, el nombre del proveedor. Puedes hacer uso del acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono
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Importante: por ser una factura de proveedor el sistema no te permite seleccionar, un proveedor registrado como persona Natural o proveedor extranjero. Únicamente proveedores con RUC de acuerdo a las disposiciones del SRI.
- Autorización: digitas número de serie de autorización, que se encuentra en el documento recibido.
Importante: el número de autorización debe contener 10 en caso de ser física y 37 o 49 dígitos en caso de ser electrónica.
- Importación: puedes buscar y seleccionar un código de importación. Solo se habilita si cuentas con el módulo de importaciones.
- Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
- Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
- Asumir IVA: únicamente lo visualizarás si tienes activa la opción «Enviar el IVA al gasto».
- Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.
En la parte inferior encontrarás la pestaña de «Cuentas», ingresas el detalle de la factura escogiendo la cuenta contable necesaria.
Para continuar con el registro, es necesario diligenciar los siguientes campos:
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- Cant: número de ítems.
- Cuenta: seleccionas muestra la cuenta contable del gasto a utilizar.
- Valor U: este campo te permitirá digitar el precio unitario relacionado con la cuenta contable.
- IVA: seleccionas si el valor tiene IVA 15%, IVA 0% o es No Objeto de acuerdo al tipo de gastos.
- % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
- Centro Costo: puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
- Retención: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, en el momento de crear la factura, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
Importante: si la retención la necesitas emitir después de haber registrado la factura, también lo puedes realizar.
- Formas de Pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.
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- Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
- Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
- Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
En la parte inferior encontrarás un campo de «Descripción», el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y dar clic en el botón 
para proceder con el registro de tu factura tipo proveedor.
Importante: puedes hacer uso de la opción Pagar con Caja Chica, en el caso de que lo requieras.
Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de 
con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra, como de la retención en caso haberla ingresado.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de la cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
