l3. Transacciones tipo proveedor

Registrar una factura de gasto de tipo proveedor permite documentar los costos y gastos de la empresa de manera organizada y eficiente. Este proceso asegura un mejor control financiero, facilita la conciliación contable y ayuda al cumplimiento de obligaciones fiscales.

1. Ingresa a la ruta

Para crear una factura de tipo proveedor, te diriges por la ruta: Transacciones – Compra / Venta – Proveedores – +Crear.

O también puedes hacer uso del ícono + Crear  – Transacciones – Documento Físico.

2. Diligencia los datos de Información de la factura

Una vez ingresas por cualquiera de las dos rutas, en la sección Información del documento diligencias los siguientes campos:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha del documento que te están entregando. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: escoges Proveedor, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Factura”.
• # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo con el que te entregan.
• Persona: el nombre de la persona que entrega el documento. Es decir, el nombre del proveedor. Puedes hacer uso del acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono +Más  .

Importante: por ser una factura de proveedor, el sistema no te permite seleccionar un proveedor registrado como persona Natural o proveedor extranjero. Únicamente proveedores con Registro Único de Contribuyentes (RUC) de acuerdo con las disposiciones del SRI.

• Autorización: digitas el número de serie de autorización, que se encuentra en el documento recibido.

Importante: el número de autorización debe contener 10 en caso de ser física y 37 o 49 dígitos en caso de ser electrónica.

• Importación: puedes buscar y seleccionar un código de importación. Solo se habilita si cuentas con el módulo de importaciones.
  • Para mayor detalle, consulta cómo crear un código de importación.
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Asumir IVA: únicamente lo visualizarás si tienes activa la opción enviar el IVA al gasto.
• Orden de Compra / Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

3. Agrega cuentas contables

En la parte inferior encontrarás la pestaña de Cuentas, ingresas el detalle de la factura escogiendo la cuenta contable necesaria.

Importante: si requieres registrar una factura de compra de inventario, también lo puedes realizar.

Para continuar con el registro, es necesario diligenciar los siguientes campos:

• • Cant.: número de ítems.
  • Cuenta: seleccionas la cuenta contable del gasto a utilizar.
  • Valor U.: este campo te permitirá digitar el precio unitario relacionado con la cuenta contable.
  • IVA: seleccionas si el valor tiene IVA 15%, 5%, IVA 0% o es No Objeto de acuerdo al tipo de gastos.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
  • Ret. IR. y Ret. IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

4. Agrega centros de costos (opcional)

Puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.

5. Agrega retención (opcional)

En caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, en el momento de crear la factura, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.

Importante: si la retención la necesitas emitir después de haber registrado la factura, también lo puedes realizar.

6. Agrega formas de pago

Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

7. Agrega una descripción

En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.

8. Verifica los valores y guarda el documento

Podrás visualizar los valores totales al final del documento. 

• Subtotal 15%: es el total de la suma de los productos o servicios gravados con IVA del 15%.
• Subtotal 5%: similar al anterior, es el total con un recargo de IVA del 5%.
• Subtotal 0%: total de la suma de los productos o servicios gravados con IVA del 0%.
• Descuento: es una reducción aplicada al subtotal. Una cantidad fija que se resta del total.
• IVA 15%: este es el Impuesto al Valor Agregado aplicado a los productos o servicios, en este caso, un 15%.
• IVA 5%: similar al anterior, en este caso, un 5%.

Importante: puedes habilitar la edición de los campos de IVA 15% y / o IVA 5%, en variación de 0,01 centavos, dirígete con un usuario administrador a Mi Compañía ,  ingresas a editar un usuario y habilitas en Restricciones de Usuarios la opción Editar Campo IVA.

Posteriormente, en los valores totales al final del documento, podrás editar los campos IVA 15% y el IVA 5% de forma manual.

• ICE: el Impuesto a los Consumos Especiales, aplicado a ciertos productos específicos (como alcohol, tabaco, entre otros).
• Total: la suma final después de aplicar todos los recargos y descuentos. Este es el monto que tienes que pagar.

Importante: puedes hacer uso de la opción Pagar con Caja Chica, en el caso de que lo requieras.

Das clic en el botón Guardar  para proceder con el registro de tu factura tipo proveedor.

9. Descarga el PDF interno

Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF  con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra, como de la retención en caso de haberla ingresado.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de la cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

De esta manera lograrás registrar tus facturas de gastos de tipo proveedor.

factura, facturas, compras, compra, factura tipo proveedor, facturas tipo proveedor, facturas de un proveedor, registrar factura tipo proveedor, registrar una factura tipo proveedor, cómo registrar factura tipo proveedor, cómo registrar una factura tipo proveedor, cómo puedo registrar factura tipo proveedor, cómo puedo registrar una factura tipo proveedor, registrar factura de compra, registrar una factura de compra, cómo registrar factura de compra, cómo registrar una factura de compra, cómo puedo registrar factura de compra, cómo puedo registrar una factura de compra, crear factura tipo proveedor, crear una factura tipo proveedor, cómo crear factura tipo proveedor, cómo crear una factura tipo proveedor, cómo puedo crear factura tipo proveedor, cómo puedo crear una factura tipo proveedor, crear factura de compra, crear una factura de compra, cómo crear factura de compra, cómo crear una factura de compra, cómo puedo crear factura de compra, cómo puedo crear una factura de compra, elaborar factura tipo proveedor, elaborar una factura tipo proveedor, cómo elaborar factura tipo proveedor, cómo elaborar una factura tipo proveedor, cómo puedo elaborar factura tipo proveedor, cómo puedo elaborar una factura tipo proveedor, elaborar factura de compra, elaborar una factura de compra, cómo elaborar factura de compra, cómo elaborar una factura de compra, cómo puedo elaborar factura de compra, cómo puedo elaborar una factura de compra, ingresar factura tipo proveedor, ingresar una factura tipo proveedor, cómo ingresar factura tipo proveedor, cómo ingresar una factura tipo proveedor, cómo puedo ingresar factura tipo proveedor, cómo puedo ingresar una factura tipo proveedor, ingresar factura de compra, ingresar una factura de compra, cómo ingresar factura de compra, cómo ingresar una factura de compra, cómo puedo ingresar factura de compra, cómo puedo ingresar una factura de compra,