l3. Transacciones tipo proveedor

Una factura de tipo proveedor es un documento que registra la compra de bienes o servicios a un proveedor. Es esencial para la contabilidad de una empresa, ya que detalla la transacción, el monto a pagar y los impuestos aplicables.

1. Ingresa a la ruta

Para crear una factura de tipo proveedor, te diriges por la ruta: Transacciones – Compra / Venta – Proveedores – +Crear.

O también puedes hacer uso del ícono + Crear – Transacciones – Documento Físico.

2. Diligencia los datos de Información de la factura de tipo proveedor

Una vez ingresas por cualquiera de las dos rutas, en la sección Información del documento diligencias los siguientes campos:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha del documento que te están entregando. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: escoges Proveedor, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Factura”.
• # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo con el que te entregan.
• Persona: el nombre de la persona que entrega el documento. Es decir, el nombre del proveedor. Puedes hacer uso del acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono + Más  .

Importante: por ser una factura de proveedor, el sistema no te permite seleccionar, un proveedor registrado como persona Natural o proveedor extranjero. Únicamente proveedores con RUC de acuerdo con las disposiciones del Servicio de Rentas Internas (SRI).

• Autorización: digitas el número de serie de autorización, que se encuentra en el documento recibido.

Importante: el número de autorización debe contener 10 dígitos en caso de ser física y 37 o 49 dígitos en caso de ser electrónica.

• Importación: puedes buscar y seleccionar un código de importación. Solo se habilita si tienes activo el módulo de importaciones.
  • Para mayor detalle, consulta cómo crear un código de importación.
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Asumir IVA: únicamente lo visualizarás si tienes activa la opción enviar el IVA al gasto.
• Orden de Compra / Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

3. Agrega productos / servicios o cuentas contables

En la parte inferior visualizas seis pestañas:

• Productos / Servicios: en la parte inferior diligencias el detalle de la factura de proveedor, dando clic en el botón Agregar Detalle , insertas el ítem.

• • Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se ingrese el inventario en caso de que se escojan productos. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
  • Cant.: número de ítems que estás comprando.
  • Producto / Servicio: te muestra el nombre y código del producto creado.
  • Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.

Importante: en caso de que el producto tenga conversiones, puedes seleccionar la unidad que requieras. Te sugerimos consultar la guía de manejo de conversiones de unidades.

• • Precio U.: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA a aplicar en el producto o servicio.
  • Ret. IR. y Ret. IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

• Cuentas: puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón Agregar Detalle .

Importante: esta pestaña te ayuda a ingresar rubros de gastos adicionales en la factura de compra, también sirve para registrar las facturas de gastos de tipo proveedor.

• • Cant.: número de ítems.
  • Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará al documento.
  • Valor U.: este campo te permitirá digitar el precio unitario relacionado con la cuenta contable.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de Impuestos a los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
  • Ret. IR. y Ret. IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

4. Agrega centros de costos (opcional)

Puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.

5. Agrega retención (opcional)

En caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, en el momento de crear la factura, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.

Importante: si la retención la necesitas emitir después de haber registrado la factura, también lo puedes realizar.

6. Agrega activos fijos (opcional)

En caso de necesitar registrar una liquidación de compra física tipo proveedor de activo fijo, buscas y seleccionas el que corresponda. Te sugerimos consultar la guía de compra de activos fijos.

7. Agrega formas de pago (opcional)

Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo con las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

8. Agrega una descripción

En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.

9. Verifica los valores y guarda el registro

Podrás visualizar los valores totales al final del documento. 

• Subtotal 15%: es el total de la suma de los productos o servicios con un recargo de IVA del 15%.
• Subtotal 5%: similar al anterior, es el total con un recargo de IVA del 5%.
• Subtotal 0%: total de la suma de los productos o servicios con un recargo de IVA del 0%.
• Descuento: es una reducción aplicada al subtotal. Una cantidad fija que se resta del total.
• IVA 15%: este es el Impuesto al Valor Agregado aplicado a los productos o servicios, en este caso, un 15%.
• IVA 5%: similar al anterior, en este caso, un 5%.

Importante: puedes habilitar la edición de los campos de IVA 15% y / o IVA 5%, en variación de 0,01 centavos, dirígete con un usuario administrador a Mi Compañía ,  ingresas a editar un usuario y habilitas en Restricciones de Usuarios la opción Editar Campo IVA.

Posteriormente, en los valores totales al final del documento, podrás editar los campos IVA 15% y el IVA 5% de forma manual.

• ICE: el Impuesto a los Consumos Especiales, aplicado a ciertos productos específicos (como alcohol, tabaco, entre otros).
• Total: la suma final después de aplicar todos los recargos y descuentos. Este es el monto que tienes que pagar.

Importante: puedes hacer uso de la opción Pagar con Caja Chica, en el caso de que lo requieras.

Das clic en el botón Guardar  para proceder con el registro de tu factura tipo proveedor.

10. Descarga el PDF interno

Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que genera el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra, como de la retención en caso de haberla ingresado y del movimiento de inventario en caso de contener productos.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

• Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la factura de compra y el saldo de los mismos a la fecha del registro.

Importante: si el documento no posee ingresados productos, no se visualizará esta opción en PDF.

De esta manera lograrás registrar tus facturas de tipo proveedor.

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