Las notas débito son documentos utilizados para incrementar el valor del saldo de la cuenta por cobrar del cliente, bien sea para corregir un valor en la facturación, por cobro de interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Para crear una nota de débito física tipo cliente, te diriges por la ruta Transacciones – Compra/Venta – Físicos y Otros – 
.
O también puedes hacer uso del ícono 
– Transacciones – Documento Físico.
Una vez ingresamos por cualquiera de las dos rutas, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:
- Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá del documento. Este campo es obligatorio.
- Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento «Nota de Débito».
- # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo al bloc de documentos pre-impreso que poseas.
- Persona: el nombre de la persona a quien se emitiendo el documento. Es decir, el nombre del cliente.
Importante: puedes hacer uso del acceso directo para crear al cliente, dando clic en el ícono 
.
- Autorización: digitas número de serie de autorización, que se encuentra en tu bloc de documento pre-impresos.
Importante: en caso de haber realizado la configuración del número de autorización, este aparecerá automáticamente.
- Documento Relacionado: buscas y seleccionas el documento que afectará la nota de débito, dando clic en el ícono
.Y el sistema cargará automáticamente los datos que contenía el documento escogido.
Importante: únicamente visualizarás los documentos a nombre de la persona escogida y que sean tipo cliente.
- Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
- Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
- Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
- Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
- Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.
En la parte inferior visualizas seis pestañas:
- Productos: si el documento relacionado contenía productos o servicios, se cargarán en esta pestaña, caso contrario puedes diligenciar el detalle de la nota de débito de forma manual, dando clic en el botón
, insertar un producto o servicio.
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- Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se egrese del inventario. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
- Cant: número de ítems.
- Producto/Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio creados.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso producto.
- Precio U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
- IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto o servicio.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
Importante: puedes agregar varios productos o servicios según tus necesidades.
- Cuentas: si el documento relacionado contenía cuentas contables, aquí se cargaran, caso contrario puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón .
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- Cant: número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará el documento.
- Valor U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
- IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
- % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
- Centro Costo: puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
- Retención: en caso de tener la retención recibida en el momento de crear el documento, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
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- Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
- Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
- Autorización: ingresar el secuencial de acuerdo a la retención recibida sea física o electrónica.
Importante: si la retención te llega después de haber emitido el documento, también puedes registrar la retención.
- Activos Fijos: en caso de necesitar ingresar una nota de débito de con activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.
- Formas de Pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.
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- Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
- Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
- Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
En la parte inferior encontrarás un campo de «Descripción», el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y dar clic en el botón 
para proceder con la emisión de tu nota de débito tipo cliente.
Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de 
con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención y del movimiento de inventario.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
- Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la nota de débito física tipo cliente y el saldo de los mismos a la fecha del registro.
Importante: si el documento no posee ingresados productos, no se visualizará esta opción en PDF.
