l2. Documentos electrónicos

Registrar una factura de exportación es un proceso clave para garantizar la correcta documentación de tus operaciones internacionales. En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo hacerlo:

1. Activa el módulo de exportación

Para poder emitir una factura de exportación, es necesario que previamente solicites la activación con un agente del canal de soporte técnico.

2. Ingresa a la ruta

• Para crear una factura electrónica tipo cliente, te diriges por la ruta: Transacciones – Compra / Venta – Clientes – Crear +.

• También puedes hacer uso del ícono + Crear – Transacciones – Documento Electrónico.

3. Diligencia los datos de Información del Documento

Una vez ingresas por cualquiera de las dos rutas, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:

• Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio. Recuerda si ingresas una fecha posterior a la actual, el Servicio de Rentas Internas (SRI) no autorizará el documento.
• Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Factura”.
• Establecimiento: visualizarás una lista desplegable para escoger el establecimiento previamente configurado, con el que se emite la factura.
• P. Emisión: puedes digitar manualmente el punto de emisión con el que se va a facturar.
• # de Documento: el sistema colocará automáticamente el secuencial con base en la configuración del establecimiento y punto de emisión por defecto realizada en Mi Compañía – Facturación Electrónica.
• Persona: el nombre de la persona a quien se entregará el documento. Es decir, el nombre del cliente.
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre que esté agregado como vendedor.
• Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
• Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
• Orden de Compra / Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.

4. Marca la casilla De Exportación

Luego, del lado derecho de la pantalla, es necesario marcar la opción “De Exportación” y diligenciar los siguientes campos:

• Tipo de Exportación: defines si es una exportación de productos o servicios.
• Puerto Embarque: escoges la zona de embarque de donde saldrá la exportación.
• País de origen: seleccionas el país de origen de la exportación.
• País Destino: eliges el país de destino de la exportación.
• Puerto Destino: digitas el puerto donde llegará la exportación.
• Doc. Transporte: podrás escribir el número del documento de transporte.
• Correlativo: secuencial de máximo 8 dígitos, asignado por la Aduana.

5. Agrega productos / servicios o cuentas contables

• Productos / Servicios: en la parte inferior diligencias el detalle de la factura, dando clic en el botón Agregar detalle , insertas un ítem.

• • Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se descargue el inventario en caso de escoger productos. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
  • Cant.: número de ítems.
  • Producto / Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio creados.
  • Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.
  • Precio U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto / servicio. En caso de tener habilitada la opción de ingresar manualmente el precio, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA a aplicar en el producto o servicio.
  • Ret. IR. y Ret. IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
    
  • Importante: para facturar un producto y / o servicio obsequiado, tendrás que definir el precio y aplicar el 100% de descuento en el campo Desc. +.

• • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

Importante:

• • En un mismo documento puedes escoger productos y servicios.
  • Al seleccionar un servicio, el sistema no generará movimiento de inventario de ese único ítem, ya que los servicios no controlan stock.

• Cuentas: puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón Agregar detalle  .

• • Cant.: número de ítems.
  • Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará al documento.
  • Valor U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
  • Ret. IR. y Ret. IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

6. Añade el centro de costo (opcional)

Puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.

7. Ingresa la retención (opcional)

En caso de tener la retención recibida en el momento de crear la factura de venta, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.

• • Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
  • Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
  • Autorización: ingresas el secuencial de acuerdo a la retención recibida, sea física o electrónica.

Importante: si la retención te llega después de haber emitido la factura, también puedes registrar la retención tipo cliente.

8. Agrega un activo fijo

En caso de necesitar ingresar una factura de venta de activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.

9. Verifica la forma de pago

Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

10. Digita una descripción

En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

11. Revisa los totales

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.

Importante: por ser un documento electrónico, después de guardarlo es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria. 

12. Guarda y autoriza la factura

Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.

• Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.

Importante: recuerda que al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.

• Guardar: únicamente se almacena en el sistema.

Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verifica los siguientes casos:

• Tener subida la firma electrónica.
•  Marcar el check de Firmado automático.

13. Visualiza el PDF

En cualquiera de las dos opciones, una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de PDF   con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.

• PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención en caso de haberla ingresado y del movimiento de inventario en caso de contener productos.

• PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.

• Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la factura de venta y el saldo de los mismos a la fecha del registro.

Importante: si el documento no tiene productos ingresados, no se visualizará esta opción en PDF.

Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, también puedes consultar y descargar el RIDE del documento electrónico para revisar el formato.

¡Y listo! Así de fácil registras una factura de exportación.