l2. Documentos electrónicos

Registrar una retención electrónica asociada a un documento de proveedor es un proceso importante para cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias y mantener tus registros contables en orden. Esta función te permite generar y vincular la retención directamente al comprobante correspondiente, evitando omisiones y facilitando el control de impuestos. Es recomendable utilizarla cada vez que registres o revises documentos de proveedores y necesites respaldar de forma válida y organizada la retención aplicada.

1. Ingresa por la ruta

Para emitir la retención electrónica te diriges por la siguiente ruta: Transacciones – Compra / Venta – Proveedores.

2. Aplica filtros

Al ingresar, podrás definir algunos criterios de búsqueda para encontrar la información que necesitas.

3. Ingresa la retención

Allí te ubicas en el documento al cual vas a registrar la retención y puedes realizar el proceso de varias formas que te detallamos a continuación:

• Ingresa la retención modificando el documento

Cuando ya estés ubicado en el documento al que necesitas registrar la retención electrónica, haz clic en la opción Modificar y dentro de las opciones disponibles vuelve a escoger Modificar.

Importante: también tienes la opción de ingresar la retención en el mismo momento en que registras el documento del proveedor, si así lo necesitas.

Una vez ingreses a modificar el documento, dirígete a la parte inferior del detalle de la factura. Allí encontrarás los campos Ret. IR y Ret. IVA, donde podrás ingresar los códigos de retención que aplicarás al proveedor.

Importante: recuerda que el porcentaje de retención del 100% aplica únicamente para empresas públicas. En esta sección también puedes registrar la retención por liquidación de compra de bienes y servicios, según la ley aprobada el 2 de octubre.

Das clic en la pestaña Retención. Dentro de esta, diligencias los siguientes campos:

• • Tipo de Emisión: seleccionas Electrónica.
  • Emisión: ingresas la fecha con la que deseas emitir la retención.
  • P.Fiscal: selecciona el mes y el año correspondiente al período fiscal de la retención.
  • Establecm.: eliges el número de establecimiento con el que emitirás la retención; este se configura previamente en Mi Compañía .
  • P. Emisión: digitas manualmente el punto de emisión para el registro de la retención electrónica.
  • Documento: se genera automáticamente según la configuración establecida en Mi Compañía .

En la parte inferior, visualizarás que el sistema carga automáticamente los demás campos, como la cuenta contable, el código de retención, el porcentaje y el valor retenido.

Importante: si deseas asumir el valor de la retención, es necesario marcar la opción “Gasto”, ubicada en el lado izquierdo de la pantalla.

• Ingresar la retención sin modificar el documento

Una vez que ubiques el documento al cual necesitas emitir la retención electrónica, puedes hacerlo de cualquiera de las siguientes dos formas:

• • Haz clic en el ícono del Engranaje  que se encuentra al final de la fila del documento.

Seleccionas el número del documento y, una vez dentro, dirígete a la flecha hacia abajo  que aparece en el ícono Retención  en la parte superior derecha de la pantalla. Allí podrás gestionar la emisión de la retención electrónica sin necesidad de modificar el documento.

• • • Generar retención

Esta opción te permite generar la retención de forma automática. Recuerda que, para utilizar esta funcionalidad, es necesario que en el perfil de la persona estén previamente configurados los códigos de retención correspondientes.

Importante: el sistema genera automáticamente una retención electrónica, pero no una física. Al tratarse de un documento electrónico, una vez generado, es indispensable autorizar el documento para que tenga validez tributaria.

• • • Registrar retención

Con esta opción registras la retención de forma manual. Al ingresar, te ubicas en los campos de retención y das clic en el ícono de búsqueda correspondiente para comenzar el registro.

Verás una ventana donde podrás seleccionar los códigos de retención correspondientes:

Después, vas a la sección Retención para completar toda la información requerida.

• • • • Tipo de Emisión: seleccionas la opción electrónica.
      • Emisión: ingresas el día con el que deseas emitir la retención.
      • P.Fiscal: selecciona el mes y el año correspondiente del período fiscal de la retención.
      • Establecm.: eliges el número de establecimiento con el que se emitirá la retención; este debe estar configurado previamente en Mi Compañía.
      • P. Emisión: digitas manualmente el punto de emisión que se usará para registrar la retención electrónica.

Más abajo, el sistema cargará automáticamente otros campos como la cuenta contable, el código de retención, el porcentaje y el valor retenido.

Importante: si deseas asumir el valor de la retención como gasto, asegúrate de marcar la opción Gasto que encontrarás al lado izquierdo.

Importante: por tratarse de un documento electrónico, una vez guardado, es necesario autorizar el documento para que tenga validez tributaria.

4. Guarda y autoriza el registro

Al tratarse de un documento electrónico, después de guardarlo es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria.

Recuerda: la resolución NAC-DGERCGC24-00000035, los comprobantes electrónicos pueden ser transmitidos al SRI desde el momento en que se generan o hasta un máximo de cuatro días hábiles después de su emisión.

Una vez verifiques los valores del documento, en la parte inferior tendrás dos opciones para guardarlo.

• Guardar y enviar al SRI: al seleccionar esta opción, el documento se guarda en el sistema, se firma electrónicamente y se envía directamente al SRI para su autorización.

Importante: recuerda que, una vez que el SRI autoriza el documento, ya no podrás modificarlo.

• Guardar: solo almacenas el documento en el sistema, sin enviarlo al SRI.

Si no visualizas la opción Guardar y enviar al SRI, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:

• • Tener cargada tu firma electrónica en el sistema.
  • Haber marcado la casilla Firmado automático en la configuración.

Importante: recuerda que ahora puedes utilizar el código de retención 348, correspondiente al Impuesto único a ingresos provenientes de actividades agropecuarias en etapa de producción / comercialización local o exportación.

5. Consulta y descarga el PDF interno

En cualquiera de las dos opciones, una vez que guardes el documento, en la parte superior se habilita el ícono PDF para descargar el PDF interno generado por el sistema.

• PDF: contiene el detalle del documento, incluyendo los asientos contables de la venta, la retención (en caso de haber sido ingresada) y el movimiento de inventario, si el documento incluye productos.

Importante: si el documento ya está guardado y firmado, también puedes consultar y descargar el RIDE del documento electrónico para revisar su formato.

¡Perfecto! Ya tienes lo necesario para realizar el registro de la retención electrónica. ¡Ahora te toca a ti!

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