l. Proformas

1. Ingresa por la ruta

• Módulo de Transacciones – Proformas – Proformas – Crear +.

En la siguiente vista, sección Información del Documento, busca el campo Tipo de Documento, donde eliges las opciones Proveedor y Prefactura.

• También puedes utilizar el acceso directo: dirígete a la parte superior de la ventana, das clic en el ícono + Crear , buscas Transacciones y das clic en Prefactura.

2. Complementa la Información del documento

Al ingresar, visualizas una ventana de registro donde debes llenar los siguientes campos:

• Fecha de Emisión: ingresas la fecha de emisión del documento. Este campo es obligatorio.
• Tipo de Documento: eliges la opción Proveedor.
• Persona: corresponde al nombre de la persona o empresa a quien se emite el documento. Únicamente aparecerán las personas registradas con perfil proveedor.

También te será posible acceder de forma directa para crear el proveedor al pulsar en el ícono Agregar .

• Importación: relaciona una cotización tipo proveedor a una importación. Si lo requieres, consulta cómo crear un código de importación.
• Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vencimiento: indica los días de vigencia del documento.
• Orden Compra / Venta: asocia una orden de compra previamente creada.

3. Define datos en las pestañas inferiores

A continuación, encontrarás tres pestañas principales donde ingresas la información correspondiente:

• Productos

Aquí completas el detalle de los productos de la prefactura, al pulsar en el botón Agregar detalle .

• • Bodega: elige la bodega donde deseas que se ingrese el inventario. Por defecto, se mostrará la Bodega Principal.
  • Cant.: corresponde al número de ítems.
  • Producto: te muestra el nombre y código del producto seleccionado.
  • Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal del producto.
    • Al activar la conversión de unidades de productos, seleccionas la unidad que requieras. 
  • Precio U.: este campo te permitirá elegir el precio unitario de tu producto. Si realizaste el proceso para ingresar el precio del producto, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar al producto.
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario del descuento.
  • Subtotal: observa el valor por el subtotal.

• Cuentas

Agrega una cuenta contable, dando clic en el botón Agregar detalle .

• • Cant: número de ítems.
  • Cuenta: seleccionas la cuenta contable deseada.
  • Valor U.: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar en el producto.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
  • % Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc: visualizas el valor monetario del descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

• Centro de Costo

Pulsas en la pestaña Centro de Costo para ingresar toda la información referente al mismo.

Nota: para mayor detalle, te sugerimos consultar el proceso para registrar un centro de costo.

• Formas de Pago

Elige las formas de pago dispuestas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).

• • Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
  • Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
  • Unid. de tiempo: eliges Días o Meses.
  • Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.

• Descripción

En la parte inferior, encontrarás el campo de Descripción, el cual es obligatorio llenar con los detalles que requieras que se visualicen en el documento.

4. Finaliza y guarda

Al concluir, observa los valores totales al final del documento y pulsas en el botón Guardar  para generar el documento correctamente. 

Importante:

• Activas la opción Aprobar prefacturas desde la ruta: Mi Compañía  y das clic en Otras Configuraciones. 
• Al guardarla, se crea la prefactura en el sistema con estado Pendiente.

5. Genera el PDF

Una vez generada la prefactura, en la parte superior de la pantalla, oprimes el ícono PDF , el cual te permitirá seleccionar entre dos opciones:

• PDF: detalle general de la prefactura.

• PDF sin asiento: el asiento contable generado no se visualizará.

• PDF de movimiento de inventario: muestra únicamente el detalle de los productos y el movimiento de inventario generado.

¡Todo listo! Ahora ya conoces el proceso para crear prefacturas tipo proveedor con la información correspondiente.