l. Proformas

Crear una orden de compra / contrato (OCV) tipo proveedor te permite formalizar tus adquisiciones desde el inicio, asegurando que cada compra esté correctamente autorizada y registrada antes de ejecutarse. Este proceso es clave para llevar un mejor control de los productos que vas a adquirir, organizar los pagos y mantener tu inventario alineado con lo planificado. Puedes utilizarlo cada vez que necesites solicitar bienes o servicios a un proveedor, facilitando un manejo más ordenado, transparente y confiable de tus compras.

1. Accede a la ruta

• Te diriges al módulo de Transacciones – Proformas – Proformas – Crear +.

• O bien, en la parte superior derecha de la pantalla, oprimes el ícono + Crear , buscas la opción Transacciones y das clic en Proforma.

2. Completa los campos requeridos

Una vez que accedas al formulario, ingresas la siguiente información:

• Fecha de Emisión: en este campo, ingresa la fecha de emisión del documento.
• Tipo de Documento: seleccionas Proveedor en el primer casillero y en el segundo casillero Orden Compra / Contrato.
• Proveedor Desconocido: márcalo si el proveedor aún no está creado. De este modo ingresas la orden sin estar relacionada con una persona.
• Persona: el nombre de la persona a quien se dirigirá el documento. Únicamente aparecerán las personas registradas con perfil proveedor.
  • Si lo requieres, utiliza el acceso directo para crear el proveedor, dando clic en el ícono Agregar .

• Referencia: campo breve que se mostrará al momento de consultar tus documentos.
• Vencimiento: los días de vencimiento del documento.
• Proyecto: aquí seleccionas un proyecto en caso de necesitar asociar el documento.
• Atención: este campo te permite ingresar el nombre del empleado que atendió en caso de ser necesario. 
• Forma de Pago: corresponde a la forma de pago en la orden de compra.
• Garantía: ingresas la garantía válida para tu documento.

3. Define los datos en las pestañas de detalle

En la parte inferior, completa los siguientes campos:

• Productos

Das clic en + Agregar detalle  para añadir un producto o servicio:

• • Bodega: eliges la bodega donde deseas que se ingrese el inventario cuando se relacione a un documento o movimiento. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
  • Cant.: indicas la cantidad de ítems.
  • Producto / Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio seleccionado.
  • Unidad: aquí te mostrará la unidad de medida principal del producto.
    • Al activar la conversión de unidades de productos, seleccionas la unidad que requieras. 
  • Precio U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar en el producto. 
  • Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: observas el valor del subtotal monetario.

• Cuentas

Registras una cuenta contable, dando clic en el botón Agregar detalle .

• • Cant.: indicas el número de ítems.
  • Cuenta: seleccionas la cuenta contable deseada.
  • Valor U.: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
  • IVA: eliges el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar en el producto.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
  • % Desc. +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc.: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: observa el valor por el subtotal monetario.

• Centro de Costo

Pulsas la pestaña Centro de Costo para ingresar toda la información correspondiente.

Nota: para mayor detalle, te sugerimos consultar el proceso para registrar Centro de Costo.

• Descripción

En la parte inferior, localizas el campo de Descripción, el cual es obligatorio completar con algún detalle que necesites que se visualice en el documento.

4. Verifica y guarda

Revisas los valores totales al final del documento y das clic en Guardar para generar la orden correctamente.

Importante: el estado del documento será Pendiente, lo que te permitirá hacer modificaciones si es necesario.

5. Autoriza el documento

Das clic en el ícono Aprobar  que aparecerá en la parte inferior derecha.

Importante:

• Si requieres modificar la orden, es necesario realizar el proceso para reversar o desaprobar una OCV.
• Recuerda que es posible configurar qué usuarios tienen acceso para aprobar o desaprobar una orden al asignar los permisos necesarios.

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