l2. Documentos electrónicos

Autorizar una retención electrónica es un paso clave para que este comprobante tenga validez tributaria y pueda ser reconocido oficialmente por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Este proceso permite enviar la información de forma correcta y dentro de los plazos establecidos, evitando observaciones o posibles sanciones. Debes realizarlo cada vez que emitas una retención electrónica y, preferiblemente, al momento de su generación o dentro de los días posteriores permitidos por la normativa. En esta guía te explicamos de manera sencilla cuándo y cómo autorizar tus retenciones electrónicas en Contífico, para que puedas cumplir con este requisito de forma segura y sin complicaciones.

A continuación, te indicamos el proceso a seguir:

1. Accede a la ruta

Te diriges al módulo Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta y das clic en Documentos.

2. Busca y abre el comprobante

En la pantalla de consulta, utiliza los filtros disponibles para encontrar el documento relacionado con la retención. 

Una vez ubicado, haz clic sobre el número del comprobante para abrirlo.

Nota: también autorizas la retención justo después de guardar la retención electrónica. En la parte superior derecha del detalle del documento, se mostrará el botón Retención Electrónica .

3. Firma y autoriza el documento

Dentro del documento das clic en el ícono Retención Electrónica , observas dos opciones:

Recuerda: de acuerdo con la NAC-DGERCGC25-00000017 los comprobantes electrónicos deben ser autorizados en el momento de su emisión.

• Firmar y enviar: el documento se firma digitalmente y se envía al SRI, para su autorización. Una vez realizado este paso, no será posible modificarlo.

Se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación, das clic en Aceptar .
    • Para más detalle sobre la opción de firmado automático, consulta la guía configurar clave de la firma electrónica.

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás la siguiente ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego das clic en Aceptar para que el documento se firme.

Hecho este proceso, si en el futuro necesitas reenviar el documento al cliente, das clic nuevamente en el botón Retención Electrónica y escoges la opción Enviar al Cliente.

• Firmar: solo se aplica la firma electrónica. El documento queda en estado editable y podrás hacer cambios antes de enviarlo. 

Se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación, das clic en Aceptar .
    • Para más detalle sobre la opción de firmado automático, consulta la guía configurar clave de la firma electrónica.

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás la siguiente ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego das clic en Aceptar para que el documento se firme.

De esta manera el documento solo se firmará, es decir que aún puedes realizarle cambios al documento dando clic nuevamente en el ícono Retención Electrónica , esta vez visualizarás la opción de Borrar Firma.

Si no necesitas realizar ninguna modificación, puedes seleccionar la siguiente opción de Enviar SRI, Cliente para que la retención sea autorizada por esta entidad y enviada al correo electrónico del cliente.

Si en el futuro necesitas reenviar el documento al cliente, das clic nuevamente en Retención Electrónica y escoges la opción Enviar al Cliente.

Importante: si el SRI presenta intermitencias y no se puede autorizar el documento, Siigo Contífico realizará reintentos automáticos de envío. El sistema lo enviará nuevamente de forma periódica.

• • Para mayor detalle consulta la guía: gestionar reintentos automáticos de documentos por intermitencia del Servicio de Rentas Internas (SRI)

¡Y listo! La retención electrónica seleccionada estará autorizada y será enviada correctamente.

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