y. Contífico

Anular factura física tipo cliente es una acción que se realiza cuando necesitas dejar sin efecto una transacción registrada de forma incorrecta o que ya no debe impactar tu contabilidad. Este proceso es importante porque te permite corregir errores, mantener información financiera ordenada y evitar inconsistencias en tus registros contables. Además, sirve para que el documento quede sin efecto contable, pero continúe disponible en el sistema para consulta, auditoría o revisión, mostrándose con el estado Anulado.

1. Ingresa por la ruta

Para anularlo, te diriges a: Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta, das clic en la opción Físicos y Otros.

2. Aplica filtros

Utilizas los filtros de búsqueda para buscar el documento que deseas anular.

• Documento: aquí ingresas la secuencia del documento para identificarlo de forma directa.
• Persona: al ingresar el nombre de una persona, se mostrarán todos los documentos asociados.
• Tipo Documento: aquí seleccionas la factura.
• Estado: aquí podrás seleccionar si es un documento cobrado, anulado, pendiente o pagado.
• Emisión: seleccionas físico.
• Orden de Compra / Venta: el sistema te permite realizar la búsqueda por orden de compra. 
• Desde: la fecha inicial en la cual el sistema realizará la búsqueda.
• Hasta: fecha límite en la cual el sistema realizará la búsqueda.
• Tipo: escoges Cliente.

En caso de necesitar otros tipos de filtros, da clic en el botón Más Filtros y te mostrará otras opciones a utilizar:

• Código Sustento: seleccionas los documentos asociados a un código de sustento en específico.
• Cierre de Caja: si tienes punto de venta puedes filtrar por el cierre de caja deseado.
• Centro de Costo: aquí filtras los documentos asociados a un centro de costo.
• Referencia: buscas un documento de acuerdo a la información que se registró como referencia al crearlo.
• Vendedor: podrás ver todos los comprobantes ingresados a nombre de un vendedor.
• Lote de producto: si trabajas con lotes en tus productos puedes filtrarlo por el número.
• Proyecto: si tienes activo el módulo puedes buscar y seleccionar un proyecto.
• Lote: te permite ver los documentos dentro de un lote de facturación recurrente, en el caso de que cuentes con este módulo.
• Importación: de acuerdo al número de la importación, visualizarás todos sus documentos asociados.
• # Retención: colocas el número de la retención que deseas buscar.
• Producto: todos los documentos relacionados con un producto en especial.
• Serie: si tienes series en tus productos puedes filtrarlo por el número.
• Bodega: visualizarás los comprobantes que afecten a la bodega seleccionada.
• Categoría Persona: puedes escoger una de las categorías creadas en el módulo de personas.
• Provincia / Cantón: en caso de tener activo el módulo de Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) puedes buscar y seleccionar la provincia y cantón.

3. Selecciona el documento

Luego, desplázate hacia abajo, ubicas la factura y seleccionas el documento.

4. Anula el documento

Visualizarás en el detalle de la consulta el ícono Acciones . Aquí encuentras la opción Anular documento.

También tienes acceso desde la pantalla de consulta, en la columna Acciones, ubicada al lado derecho. Das clic en el ícono Modificar  y encontrarás la opción Anular Documento.

Otra forma de acceder es desde la pantalla de modificación, en la columna Acciones seleccionas Modificar.

En la pantalla de edición, das clic en el botón Acciones . Aquí encuentras la opción Anular documento.

5. Conoce los tipos de anulación

Importante: ten en cuenta que, a partir del 1 de agosto de 2025, según la resolución, NAC-DGERCGC25-00000017 para documentos a consumidor final solo pueden ser anulados por procesos de administración tributaria.

• Anulación de documento sin transacción de cobro relacionado.

Al seleccionar la opción Anular Documento, si el documento no tiene un cobro relacionado, se mostrará una ventana emergente para confirmar la anulación. Das clic en el botón Anular  para completar el proceso.

Así, tu documento se anula exitosamente.

• Anulación de documento con transacción de cobro relacionado

En este caso, al seleccionar Anular Documento, se mostrará una ventana emergente con una advertencia que te informa que los cobros relacionados con ese documento serán eliminados de forma permanente.

Si estás de acuerdo con el proceso, das clic en Anular para continuar.

Importante: una vez elimines los cobros de esta transacción, no podrás recuperarlos ni revertir la acción.

Esto con el fin de que tengas en cuenta que, al anular un documento con un cobro relacionado, estarás eliminando una transacción que impacta los reportes financieros y la cartera. Una vez completes el proceso, el cobro dejará de existir y se modificarán los registros contables.

• Validación en transacciones que contienen dos o más documentos relacionados

Al usar la opción Anular Documento, si el documento que quieres anular está relacionado con un cobro que incluye varios documentos, verás una ventana emergente que te indica que primero es necesario eliminar el cobro manualmente.

Puedes hacer clic en el botón Consultar cobros para ir directamente a la pantalla de consultar cobros.

Importante: en caso de que la factura tenga una retención asociada, primero anula la retención antes de anular la factura.

¡Perfecto! Ya tienes lo necesario para anular factura física tipo cliente con total confianza.

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