Registrar un Documento No Autorizado (DNA) tipo cliente te permite ingresar en el sistema comprobantes internos que no tienen validez tributaria, como recibos, vales u otros documentos informativos. Es una opción útil cuando necesitas llevar un control administrativo ordenado de ciertas operaciones, afectar inventario o cuentas contables y conservar un respaldo digital, sin emitir un comprobante fiscal ante el Servicio de Rentas Internas (SRI).
1. Ingresa por la ruta
- Dirígete al módulo de Transacciones, despliega el submenú de Compra / Venta, posiciónate en Físicos y Otros, haz clic en + Crear
.
- También utiliza el acceso directo: haz el ícono + Crear, dirígete a Transacciones y selecciona Documento Físico.
2. Captura los datos
Verás una ventana donde deberás completar la información en los campos indicados:
- Fecha de emisión: ingresa la fecha en que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio.
- Tipo de documento: en el primer casillero selecciona Cliente y en el segundo, elige Documento No Autorizado (DNA).
- # de documento: digita un número secuencial interno, que puede incluir números y letras.
- Persona: elige el nombre del cliente a quien se emitirá el documento.
Importante: puedes crear un cliente nuevo rápidamente usando el ícono Más 
de acceso directo.
- Referencia: campo opcional para añadir un breve detalle del documento, que no aparecerá en el PDF del comprobante.
- Vendedor: selecciona un empleado con perfil de vendedor, si aplica.
- Vencimiento: indica los días de vigencia o crédito del documento.
- Entregado: marca esta casilla si la mercadería ya fue entregada al cliente.
- Orden de compra / venta: busca y selecciona una orden de compra o venta que hayas creado previamente.
En la parte inferior encontrarás las siguientes pestañas:
- Productos
Aquí completas el detalle del DNA. Para agregar un producto o servicio, haz clic en el botón + Agregar detalle 
para insertar el ítem.
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- Bodega: selecciona la bodega donde deseas que se registre el movimiento de inventario. Por defecto, se mostrará la Bodega principal.
- Cantidad: indica la cantidad de ítems que estás ingresando.
- Producto / Servicio: se visualizará el nombre y el código del producto o servicio que seleccionaste.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal del producto.
- Precio unitario: selecciona el precio unitario del producto. Si tienes habilitada la opción de precio manual, podrás escribirlo directamente.
- Impuesto al Valor Agregado (IVA): el sistema asignará automáticamente un 0%, ya que se trata de un documento sin validez tributaria.
- Descuento +: puedes ingresar un porcentaje de descuento si aplica.
- Descuento: se reflejará el valor monetario correspondiente al descuento ingresado.
- Subtotal: visualizarás el subtotal correspondiente, ya calculado con base en los datos anteriores.
Importante: puedes agregar varios productos o servicios, según lo necesites; repite el proceso de inserción para cada uno.
- Cuentas
Si requieres asociar una cuenta contable al documento, haz clic en el botón + Agregar detalle correspondiente para agregarla. Esta opción es útil cuando deseas registrar un valor directamente en una cuenta contable sin afectar el inventario.
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- Cantidad: ingresa la cantidad de ítems que deseas registrar.
- Cuenta: selecciona el nombre de la cuenta contable que deseas asociar al documento.
- Valor unitario: indica el precio unitario correspondiente. Si tienes habilitada la opción de precio manual, puedes ingresarlo directamente.
- IVA: selecciona el 0%, ya que este tipo de documento no tiene validez tributaria.
- % ICE: si aplica, ingresa el porcentaje correspondiente del Impuesto a los Consumos Especiales (ICE).
- Descuento +: ingresa un porcentaje de descuento.
- Descuento: se mostrará automáticamente el valor monetario del descuento aplicado.
- Subtotal: visualiza el valor resultante del subtotal, considerando cantidad, valor unitario, descuentos e impuestos aplicables.
- Centro de Costo
Asigna un centro de costo previamente creado para direccionar correctamente cada valor registrado. Esto te permitirá un mejor control y análisis contable de tus transacciones.
- Activos fijos
Si necesitas registrar un DNA relacionado con la venta de un activo fijo, puedes buscar y seleccionar el activo correspondiente desde esta sección.
- Formas de pago
Elige la forma de pago del documento conforme a las opciones definidas por el SRI. Esta información es de carácter informativo y no impacta directamente en el proceso contable.
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- Forma de pago: selecciona una de las opciones disponibles según corresponda al acuerdo con tu cliente.
- Plazo: indica la cantidad de días o meses de crédito otorgado para el pago del documento.
- Unid. de tiempo: escoge si el plazo será en días o meses, según lo definido.
- Valor: verifica que coincida con el total del documento para evitar inconsistencias.
- Descripción
Al final del formulario, encontrarás el campo Descripción, el cual es obligatorio. Aquí debes ingresar un detalle que desees que se visualice en el documento.
3. Guarda el registro
Recuerda hacer clic en el botón Guardar 
para que el documento se almacene correctamente en el sistema.
4. Descarga la información
Una vez guardado, en la parte superior se habilitará el ícono PDF 
, donde podrás acceder a diferentes funcionalidades, incluyendo la descarga del PDF interno del documento generado.
- PDF: este archivo contiene el detalle completo del documento, incluyendo la información ingresada, los asientos contables generados por la venta y el movimiento de inventario asociado
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento.
- Movimiento de inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en el DNA y el saldo de los mismos a la fecha del registro.
- Si el documento no tiene productos ingresados, no se visualizará esta opción en PDF.
¡Excelente! De esta forma podrás registrar un DNA tipo cliente correctamente en el sistema.