l2. Documentos electrónicos

Consultar las retenciones electrónicas no autorizadas te permite tener un control preciso de los documentos que aún no han sido aprobados por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Esto es útil para detectar a tiempo posibles retrasos, verificar que tus registros estén correctos y mantener la información contable alineada con tus operaciones. Puedes utilizar este reporte siempre que necesites revisar el estado de tus retenciones, planificar envíos pendientes y asegurarte de que tus obligaciones fiscales se gestionen de manera ordenada y confiable.

1. Accede a la ruta

Ingresa a la ruta: Transacciones , despliega el submenú de Compra / Venta y haz clic en Documentos.

2. Utiliza los filtros de búsqueda

Una vez en la pantalla de consulta, haz clic en el botón Retenciones no autorizadas que está del lado izquierdo.

También puedes hacer filtros en la parte superior para agilizar la búsqueda de los documentos:

Importante: recuerda que es posible descargar el reporte de Excel detallado por un máximo de seis meses y en este reporte también podrás visualizar las facturas de activos fijos.

• Documento: aquí ingresa la secuencia del documento para una búsqueda directa.
• Persona: al seleccionar el nombre de una persona, te mostrará todos los documentos asociados.
• Tipo de documento: podrás filtrar la búsqueda seleccionando un tipo de documento como factura, nota de crédito, liquidación, etc.
• Estado: elige si es un documento cobrado, anulado, pendiente o pagado.
• Emisión: selecciona si el documento es físico o electrónico.
• Orden de compra / venta: el sistema te permite realizar la búsqueda por orden de compra. 
• Desde: indica la fecha inicial en la cual el sistema realizará la búsqueda.
• Hasta: elige la fecha límite en la cual el sistema realizará la búsqueda.
• Tipo: escoge si es un documento de cliente o proveedor.

En caso de necesitar otros tipos de filtros, haz clic en el botón Más Filtros y te mostrará otras opciones a utilizar:

• Código de sustento: selecciona los documentos asociados a un código de sustento en específico.
• Cierre de caja: si tienes un Punto de Venta (POS) puedes filtrar por el cierre de caja deseado.
• Centro de costo: filtra los documentos asociados a un centro de costo.
• Referencia: busca un documento de acuerdo a la información que se registró como referencia al crearlo.
• Vendedor: podrás ver todos los comprobantes ingresados a nombre de un vendedor.
• Lote de producto: si trabajas con lotes en tus productos puedes filtrarlo por el número.
• Lote: te permite ver los documentos dentro de un lote de facturación recurrente, en el caso de que cuentes con este módulo.
• Importación: de acuerdo al número de la importación, visualizarás todos sus documentos asociados.
• # Retención: ingresa el número de la retención que deseas buscar.
• Producto: todos los documentos relacionados con un producto en especial.
• Serie: si tienes series en tus productos puedes filtrarlo por el número.
• Bodega: visualizarás los comprobantes que afecten a la bodega seleccionada.
• Categoría persona: escoge una de las categorías creadas en el módulo de Personas.

3. Visualiza la consulta

El sistema te mostrará en la parte inferior el listado de todas tus retenciones electrónicas emitidas no autorizadas en el SRI.

4. Exporta la consulta

Una vez que definas los criterios de búsqueda, podrás generar la información en un archivo de Excel o PDF. Haz clic en el ícono Descargar reportes , que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

5. Visualiza el detalle de una retención

Si deseas consultar el detalle de uno de los comprobantes, haz clic en el número del documento, dirígete a la pestaña Retención y el sistema te mostrará los datos.

6. Autoriza el documento

En el caso de que necesites realizar el envío al SRI para autorizar el documento, en la parte superior derecha visualizarás el botón Retención Electrónica y al hacer clic aparecerán dos opciones:

• Firmar y enviar

Se realizan dos procesos, se firmará la retención con la firma electrónica y a su vez se enviará al SRI para ser autorizada. Realizado este proceso, no podrás modificar el documento.

Al seleccionar la opción Firmar y enviar, pueden presentarse dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación, haz clic en Aceptar .

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás la siguiente ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego das clic en Aceptar para que el documento se firme.

• • Hecho este proceso, si en el futuro necesitas reenviar el documento al cliente, das clic nuevamente en Retención Electrónica y escoge la opción Enviar a Cliente.

• Firmar

Solo se firmará el documento, es un estado del documento como de borrador, ya que aún podrás realizar cambios en él.

En el caso de seleccionar la opción de Firmar se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación, haz clic en Aceptar .

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás la siguiente ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego das clic en Aceptar para que el documento se firme.

De esta manera la retención solo se firmará, es decir que aún puedes realizarle cambios al documento dando clic nuevamente en el botón Retención Electrónica , esta vez visualizarás la opción de Borrar Firma.

• • Si no necesitas realizar ninguna modificación, puedes seleccionar la siguiente opción de Enviar SRI, Cliente para que el comprobante sea autorizado por esta entidad y enviado al correo electrónico del cliente.

Si en el futuro necesitas reenviar el documento al cliente, haz clic nuevamente en el botón Retención Electrónica  y escoge la opción Enviar a Cliente.

Importante:

• En caso de que el SRI presente intermitencia en sus servidores y no sea posible autorizar el documento, recuerda que el sistema cuenta con el envío automático de documentos electrónicos. Esto significa que nuestro sistema enviará de forma periódica tu documento hasta que sea autorizado.
• Si necesitas autorizar varios documentos, recuerda que también puedes autorizar masivamente documentos electrónicos. 

¡Buen trabajo! Ya tienes lo necesario para consultar retenciones electrónicas no autorizadas, en el momento oportuno.

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