l2. Documentos electrónicos

Autorizar masivamente documentos electrónicos es una opción práctica cuando necesitas validar varios comprobantes al mismo tiempo sin hacerlo uno por uno. Este proceso te ayuda a ahorrar tiempo, mantener tus documentos al día y cumplir con las disposiciones del Servicio de Rentas Internas (SRI), evitando retrasos o posibles sanciones. Puedes utilizarlo cuando has emitido varios documentos electrónicos y deseas firmarlos y enviarlos para su autorización de forma rápida y ordenada, asegurando que tu información tributaria esté correcta y lista para su uso.

A continuación, te indicamos el proceso a seguir:

1. Accede a la ruta

Te diriges al módulo Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta y das clic en Documentos.

2. Aplica filtros

Para comenzar, realizas la búsqueda del comprobante utilizando los criterios disponibles.

3. Selecciona los documentos para autorizar

Al consultar los documentos, haz clic en el filtro Seleccionar electrónicos.

Luego, marcas la casilla en la columna Emisión de los documentos que deseas autorizar.

4. Autoriza los documentos

Una vez seleccionados los documentos, en la parte inferior se habilitarán tres opciones:

Recuerda: de acuerdo con la NAC-DGERCGC25-00000017 los comprobantes electrónicos deben ser autorizados en el momento de su emisión.

• Enviar SRI, Cliente: al elegir esta opción, recuerda que, una vez autorizados los documentos por el Servicio de Rentas Internas (SRI), no es posible modificarlos.
• Borrar Firma: esta opción elimina la firma de todos los documentos seleccionados.
  • Aparecerá si has marcado documentos que ya estén firmados.
• Firmar: solo se firmarán los documentos seleccionados, lo que te permitirá realizar modificaciones antes de enviarlos.
  • Se mostrará si marcas documentos que no están firmados.

5. Verifica la validación de la fecha

Al dar clic en Enviar al SRI, cliente, el sistema valida la fecha de emisión de todos los documentos seleccionados.

• Con fecha de emisión menor a la fecha actual

Si uno o varios de los documentos seleccionados tienen una fecha de emisión menor a la fecha actual, el sistema te muestra una ventana emergente para confirmar la actualización de la fecha.

En caso de aceptar:

• • La fecha del documento se actualiza a la fecha actual
  • El documento se envía a autorizar con la fecha actualizada.

En caso de cancelar:

• • No se modifica la fecha
  • El documento no se envía a autorizar.

Los documentos cuya fecha sí es igual a la actual sí se enviarán normalmente.

• Con fecha de emisión igual a la fecha actual

Si entre los documentos seleccionados existen documentos cuya fecha de emisión es igual a la fecha actual:

• • El proceso continúa de manera normal.
  • Solo se excluyen del envío los documentos que tengan una fecha inferior (si los hubiera).

• Cuando un documento se encuentre en estado Firmado y Enviado y la autorización haya fallado por alguno de los siguientes mensajes:
  • El servicio de autorización del SRI no se encuentra disponible.
  • Ocurrió un problema inesperado.
  • No existen comprobantes para la clave consultada.

El sistema permitirá reenviar el documento a autorización manteniendo su fecha de emisión original, sin solicitar la actualización de fecha cumpliendo con los lineamientos indicados por el SRI cuando existen intermitencias.

Importante: si el SRI presenta intermitencias y no se puede autorizar el documento, Siigo Contífico realizará reintentos automáticos de envío. El sistema lo enviará nuevamente de forma periódica.

• Para mayor detalle consulta la guía: gestionar reintentos automáticos de documentos por intermitencia del Servicio de Rentas Internas (SRI)

¡Listo! Ahora ya conoces cómo autorizar y administrar tus documentos de forma masiva.