d. Personas

Agregar persona extranjera como proveedor es un paso importante cuando tu empresa realiza compras o mantiene relaciones comerciales con personas o empresas fuera del país. Este proceso te permite registrar correctamente su información para gestionar pagos, cumplir con los requisitos tributarios y llevar un control ordenado de tus proveedores. Puedes realizarlo cada vez que necesites crear un nuevo proveedor extranjero en el sistema, asegurando que sus datos queden disponibles y listos para usar en tus transacciones de forma simple y confiable.

A continuación, te indicamos el proceso para crearlo:

1. Ingresa por la ruta

• Módulo de Personas , te posicionas en Personas y das clic en + Crear. 

• O en la parte superior derecha de la ventana, pulsas en + Crear , te ubicas en Personas y das clic en la opción Persona.

2. Marca la opción Extranjero

Al acceder por cualquiera de las dos rutas, el sistema muestra una pantalla donde marcas la casilla “Extranjero”, para habilitar el ingreso del número de identificación correspondiente.

3. Diligencia los campos

• Estado: eliges Activo para poder utilizar la persona en el sistema.
• Tipo: indicas Natural, Jurídica, Sin RUC / CI.
  • Si la persona solo posee número de cédula, escoges Natural y únicamente ingresas el número de la cédula en el campo Cédula.
  • Si posee cédula y RUC (Registro Único de Contribuyentes) indicas Natural. Es necesario ingresar tanto la cédula como el RUC (Registro Único de Contribuyentes) en los campos correspondientes.
  • En el caso de que únicamente posea número de RUC (Registro Único de Contribuyentes), seleccionas Jurídica.
  • Sin RUC/CI, se utiliza normalmente para estudiantes. Te sugerimos consultar la guía crear persona sin RUC / CI.
• Contribuyente Especial: lo marcas si el cliente está registrado como contribuyente especial en el Servicio de Rentas Internas (SRI).
• Identificación: digitas la identificación de la persona extranjera.

Importante: en el campo de identificación puedes ingresar números o letras y hasta 20 caracteres.

• Nombre o Razón Social: digitas el nombre de la persona o empresa. Se visualizará en la factura.
• Nombre Comercial: es posible ingresar el que tiene registrado en el SRI (Servicio de Rentas Internas) o el mismo nombre de la persona.
• Teléfonos: referente al número de contacto.
• Dirección: ubicación del domicilio o negocio.
• Provincia: seleccionas la provincia donde está ubicada. No es obligatorio.
• Cantón: la ciudad de ubicación. No es obligatorio.

Importante: los filtros de Provincia y Cantón aparecerán en el caso de tener habilitada la opción en la ruta: Mi Compañía  y das clic en Otras Configuraciones.

• Parroquia: digitas la parroquia donde se encuentra la persona.
• Sexo: seleccionas Masculino o Femenino.
• Estado Civil: eliges si es Soltero, Casado, Divorciado, Unión Libre, Viudo.
• Origen Ingresos: únicamente puedes ingresar una de las opciones existentes.

Importante: los campos de parroquia, sexo, estado civil, origen de ingresos solo se ingresan para generar el Reporte de Dinardap.

• Extranjero: en el caso de ser un proveedor extranjero, es necesario marcarlo.
• Dirección Aviso Cobro: únicamente puedes ingresar una de las opciones existentes.

Importante: el campo “dirección aviso cobro” únicamente se ingresan para el módulo de avisos.

• Persona asociada: si seleccionas una persona asociada, la facturación saldrá a nombre de la persona asociada. Normalmente, lo utilizan las unidades educativas.
• Categoría: segmentar a las personas. Para mayor detalle consulta cómo asignar una categoría a una persona.
• Email: campo obligatorio para ingresar el correo electrónico de la persona. Puedes ingresar más de un correo.

Importante: en la parte superior derecha aparecerán los campos adicionales de proveedor, en el caso que tenerlos habilitados en la ruta: Mi Compañía  y Otras Configuraciones.

4. Selecciona el rol de la persona en la empresa

Posteriormente, seleccionas la opción proveedor en la sección Rol de persona en la empresa.

Se habilitarán los siguientes datos a completar:

• Cuenta por pagar: realizas la búsqueda de la cuenta contable que se verá afectada en el movimiento contable.
• Cuenta recurrente: ingresas la cuenta contable que se afectará por la compra de los productos.
• Centro de Costo: este campo te permite asociar al proveedor un centro de costo específico, mismo que se cargará automáticamente al crear una factura tipo proveedor. 
• Cia Relacionada: habilitar esta casilla permitirá llevar un control de los proveedores relacionados con la empresa.
• Artesano: al marcar esta opción registras a la persona como proveedor artesano, por lo tanto, todas las facturas de compra asociadas no gravarán IVA.
• Saldo Inicial: este es un valor referencial que no afecta contabilidad, sin embargo, se visualiza en el estado de cuenta.
• Ret IR y Ret IVA: los códigos de retención de impuesto a la renta y el impuesto de retención IVA que afecta al bien o servicio. Esto tendrá efecto en la pestaña de retenciones.

5. Guarda el registro

Una vez hayas completado los datos, es necesario que presiones clic en el botón Guardar .

¡Perfecto! Ahora puedes agregar personas extranjeras como proveedores, ampliando tus posibilidades y fortaleciendo tu red global de negocios.

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