l2. Documentos electrónicos

Actualizar fecha para documentos no autorizados es una funcionalidad clave para asegurar que la información de tus comprobantes sea válida al momento de enviarlos a autorizar ante el Servicio de Rentas Internas (SRI). Esta opción te permite ajustar la fecha de emisión cuando es necesario, evitando errores o rechazos en el proceso y garantizando que los documentos cumplan con las condiciones requeridas. Es especialmente útil cuando trabajas con fechas pasadas o realizas envíos fuera del día de emisión, ayudándote a mantener la consistencia y el control de tu información contable.

1. Autorización individual de documentos electrónicos

Dentro del detalle de un documento electrónico, al seleccionar la opción Firmar y enviar, el sistema realizará una validación de la fecha de emisión del documento.

Estas validaciones dependerán de si la fecha es menor o igual a la fecha actual:

• Con fecha de emisión menor a la fecha actual

El sistema te muestra una ventana emergente para confirmar la actualización de la fecha.

En caso de aceptar:

• • La fecha del documento se actualiza a la fecha actual
  • El documento se envía a autorizar con la fecha actualizada.

En caso de cancelar:

• • No se modifica la fecha
  • El documento no se envía a autorizar.

• Con fecha de emisión igual a la fecha actual

Si la fecha de emisión coincide con la fecha en que se intenta autorizar:

• • El proceso continúa de manera normal.

Importante: esta validación también aplica cuando se esté registrando el documento y das clic en Guardar y enviar SRI.

2. Autorización masiva de documentos electrónicos

Cuando realices el envío masivo de autorización de documentos electrónicos y das clic en Enviar al SRI, cliente, el sistema valida la fecha de emisión de todos los documentos seleccionados.

• Con fecha de emisión menor a la fecha actual

Si uno o varios de los documentos seleccionados tienen una fecha de emisión menor a la fecha actual, el sistema te muestra una ventana emergente para confirmar la actualización de la fecha.

En caso de aceptar:

• • La fecha del documento se actualiza a la fecha actual
  • El documento se envía a autorizar con la fecha actualizada.

En caso de cancelar:

• • No se modifica la fecha
  • El documento no se envía a autorizar.

Los documentos cuya fecha sí es igual a la actual sí se enviarán normalmente.

• Con fecha de emisión igual a la fecha actual

Si entre los documentos seleccionados existen documentos cuya fecha de emisión es igual a la fecha actual:

• • El proceso continúa de manera normal.

  • Solo se excluyen del envío los documentos que tengan una fecha inferior (si los hubiera).

3. Autorización individual de guías de remisión electrónicas

Dentro del detalle de la guía de remisión, cuando envíes a autorizar el documento dando clic en el ícono Firmar y enviar, el sistema realiza la validación de la fecha de emisión.

Estas validaciones dependerán de si la fecha es menor o igual a la fecha actual:

• Con fecha de emisión menor a la fecha actual

El sistema te muestra una ventana emergente para confirmar la actualización de la fecha.

En caso de aceptar:

• • La fecha del documento se actualiza a la fecha actual
  • El documento se envía a autorizar con la fecha actualizada.

En caso de cancelar:

• • No se modifica la fecha
  • El documento no se envía a autorizar.

• Con fecha de emisión igual a la fecha actual

Si la fecha de emisión coincide con la fecha en que se intenta autorizar:

• • El proceso continúa de manera normal.

Importante:

• Cuando se modifique la fecha de emisión de la guía de remisión, también se actualizarán las fechas de salida y entrega, ya que deben ser consistentes para la autorización del documento.
• Si la guía de remisión genera un movimiento de traslado, dicho movimiento actualizará su fecha conforme a la nueva fecha de emisión.

4. Autorización masiva de guías de remisión electrónicas

Dentro de la pantalla de Consultar Guías de Remisión se habilitan dos nuevos filtros para facilitar la gestión y el envío masivo de documentos electrónicos.

Botón Seleccionar electrónicos

• Activa la opción para firmar o enviar a autorizar de forma masiva las guías de remisión electrónicas.

• Al habilitar este filtro, el sistema mostrará únicamente las guías que correspondan a documentos electrónicos.

Botón Remisiones no autorizadas

Muestra todas las guías de remisión que aún no cuentan con autorización del SRI. Este filtro incluirá cualquier guía que se encuentre en alguno de los siguientes estados:

• Firmada pero no enviada.

• Pendiente de autorización.

• Rechazada.

• Cualquier otro estado que implique que no exista autorización válida.

Cuando realices el envío masivo y hagas clic en la opción Enviar al SRI, cliente, el sistema valida la fecha de emisión de todas las guías seleccionadas.

• Con fecha de emisión menor a la fecha actual

Si uno o varios de los documentos seleccionados tienen una fecha de emisión menor a la fecha actual, el sistema te muestra una ventana emergente para confirmar la actualización de la fecha.

En caso de aceptar:

• • La fecha del documento se actualiza a la fecha actual
  • El documento se envía a autorizar con la fecha actualizada.

En caso de cancelar:

• • No se modifica la fecha
  • El documento no se envía a autorizar.

Los documentos cuya fecha sí es igual a la actual sí se enviarán normalmente.

• Con fecha de emisión igual a la fecha actual

Si entre los documentos seleccionados existen documentos cuya fecha de emisión es igual a la fecha actual:

• • El proceso continúa de manera normal.

  • Solo se excluyen del envío los documentos que tengan una fecha inferior (si los hubiera).

5. Facturación en lote

Al generar un lote de documentos electrónicos y seleccionar la fecha de emisión, el sistema realiza las siguientes restricciones y validaciones:

• Bloqueo de fechas inferiores a la fecha actual

Al abrir el selector de fecha todas las fechas anteriores a la fecha actual aparecerán bloqueadas.

El sistema también validará la fecha en caso de escribirla de forma manual.

Datos a tener en cuenta:

• La fecha de cobro/pago se actualizará conforme a la fecha de emisión de la factura.
• Los movimientos de inventario, asientos contables y registros de ventas se actualizarán en función de la fecha de emisión del documento.
• En el caso de retenciones emitidas, se modificará únicamente la fecha de la retención, sin afectar la fecha de la factura relacionada.
• Si el documento pertenece a un ejercicio contable cerrado o si el documento tiene un cobro o pago relacionado y dicho cobro/pago pertenece a una conciliación bancaria o depósito ya finalizado no se permitirá actualizar su fecha de emisión.
• Cuando aceptes el cambio de fecha, el sistema registrará automáticamente esta acción en la pestaña Historial del documento.

¡Listo! Ahora puedes actualizar la fecha de tus documentos no autorizados de forma segura y sin contratiempos.