Las liquidaciones de compra y de prestación de servicios son documentos que te permiten respaldar gastos realizados a personas que no cuentan con Registro Único de Contribuyentes (RUC), ya sea por la compra de bienes o por servicios recibidos. Este proceso es necesario cuando necesitas justificar estos gastos correctamente y cumplir con tus obligaciones tributarias.
A continuación, te indicamos el proceso a seguir:
1. Accede a la ruta
- Para registrar una nota de crédito interna física tipo proveedor, dirígete a Transacciones
, despliega el submenú Compra/Venta, posiciónate en la opción Proveedores y haz clic en el ícono + Crear 
.
- O bien, ingresa desde el acceso directo al pulsar el ícono + Crear
, ubica la opción Transacciones y haz clic en Documento físico.
2. Completa la información del documento
Se abrirá una ventana con los campos a diligenciar:
- Fecha de emisión: ingresa el día en que se emitió el documento; este campo es obligatorio.
- Tipo de documento: selecciona Proveedor en el primer casillero. En el segundo, eliges Liquidación de compra, y en el tercero seleccionas el Código de sustento según el tipo de gasto:
- Costos o Gastos de Bienes y Servicios (código 02).
- Gastos de Empleados (código 05).
- Costos o Gastos Inventario (código 07).
- Reembolso de Gastos por Intermediario (código 08).
- Facturación por socios a operadoras de transporte (código 14).
- Pagos efectuados por consumos propios y de terceros de servicios digitales (código 15).
- # de documento: registra el número secuencial del documento, basado en el bloc preimpreso que tengas.
- Persona: indica el nombre de la persona de quien recibes el documento. Es decir, el nombre del proveedor.
- Crea un nuevo proveedor con el ícono + Más
de acceso rápido. - En este caso debe ser una persona natural o proveedor extranjero, dado que es una liquidación de compra.
- Crea un nuevo proveedor con el ícono + Más
- Autorización: corresponde a una serie de números dispuestos en la parte superior del documento, al ser un comprobante físico, es necesario digitar manualmente la autorización.
- El número de autorización contiene 10 dígitos por ser un Documento físico.
- Importación: si tienes habilitado el módulo de importaciones, seleccionas un código de importación.
- Para mayor detalle, consulta cómo crear un código de importación.
- Referencia: campo opcional para un breve detalle que no se imprimirá.
- Vencimiento: corresponde a los días de vigencia o crédito del documento.
- Asumir IVA: únicamente lo visualizarás si tienes activa la opción enviar IVA al gasto.
- Orden de compra/venta: realizas la búsqueda y seleccionas una orden de compra previamente creada.
- Consulta a detalle el proceso para crear una orden de compra.
3. Agrega productos / servicios o cuenta contable
En la parte inferior encontrarás las pestañas:
- Producto/Servicio
En esta sección, pulsas en el botón Agregar detalle 
, para insertar los ítems que sean necesarios.
Registra los datos en cada campo, como:
-
- Bodega: eliges la bodega donde se almacenará el producto (por defecto se mostrará la Bodega Principal).
- Cantidad: indica el número de unidades adquiridas.
- Producto/Servicio: se mostrará el nombre y código del ítem previamente creado.
- Unidad: visualiza la unidad principal. Si hay conversiones disponibles, podrás elegir la adecuada.
- En caso de que el producto tenga la opción para activar la conversión de unidades, selecciona la unidad que requieras.
- Precio U.: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
- IVA: se asignará 0%, ya que es un documento sin validez tributaria.
- Descuento +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Descuento: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: observa el valor del subtotal monetario.
Importante: agrega varios productos o servicios según tus necesidades.
- Cuentas
Registra una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón Agregar detalle .
-
- Cantidad: indica el número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará al documento.
- Valor U.: este campo te permitirá digitar el precio unitario relacionado con la cuenta contable.
- IVA: seleccionas 0%, ya que es un documento sin validez tributaria.
- % Impuesto a los Consumos Especiales (ICE): digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso de que aplique.
- Descuento +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Descuento: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor del subtotal monetario.
4. Selecciona un centro de costo (opcional)
Asignas centros de costo específicos previamente creados. Te recomendamos consultar el proceso para registrar un centro de costo.
5. Ingresa una retención (opcional)
En caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, en el momento de crear el documento, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
Nota:
- Para mayor detalle, consulta cómo registrar manualmente retenciones tipo cliente y realizar registro de retención electrónica.
- También puedes emitir la retención posteriormente si lo prefieres.
6. Agrega un activo fijo (opcional)
En caso de necesitar registrar una liquidación de compra física tipo proveedor de activo fijo, busca y selecciona el que corresponda. Te sugerimos consultar la guía de comprar activos fijos.
7. Verifica la forma de pago
Indicas la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
- Forma de pago: selecciona una de las opciones disponibles.
- Plazo: indica el número de días o meses de plazo de crédito.
- Unidad de tiempo: elige días o meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
8. Digita una descripción
En la parte inferior encontrarás el campo Descripción, el cual es obligatorio y se indica el detalle que deseas que se visualice en el documento.
9. Finaliza y guarda el documento
Al final del formulario podrás revisar los valores totales. Haz clic en el botón Guardar 
.
Importante: si lo requieres, utiliza la opción Pagar con caja chica para registrar el pago correspondiente.
10. Visualiza o descarga el documento
Una vez guardado, en la parte superior se habilita el ícono PDF 
, con varias opciones de descarga:
- PDF: observa el detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra, como de la retención en caso de haberla ingresado y del movimiento de inventario en caso de contener productos.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
- Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la liquidación de compra física y el saldo de los mismos a la fecha del registro.
- Esta opción solo está disponible si el documento tiene productos ingresados.
¡Excelente! Ahora ya conoces el proceso para registrar una liquidación de compra física tipo proveedor en el momento oportuno.