Registrar comprobante de pago de cuotas o aportes tipo proveedor permite registrar de forma ordenada los pagos realizados a proveedores por conceptos de cuotas o aportes, asegurando que la información contable se mantenga actualizada y correctamente conciliada. Este proceso es necesario para reflejar de manera precisa estos movimientos dentro del sistema y facilitar el control financiero. Debe realizarse cada vez que se efectúe un pago de este tipo, garantizando así una gestión contable clara y confiable. Adicionalmente, este tipo de documento también puede utilizarse para el registro de expensas, permitiendo mantener un control más completo de estos movimientos dentro de la contabilidad.
A continuación, realiza lo siguiente:
1. Accede a la ruta
Para registrar un comprobante de pago de cuotas o aportes tipo proveedor, te diriges al módulo Transacciones 
, despliegas el submenú de Compra / Venta, buscas la opción Proveedores y das clic en el ícono Crear +.
- También puedes hacer uso del acceso directo, pulsa sobre el ícono + Crear
, busca la opción Transacciones y das clic en Documento Físico.
2. Completa los campos principales
En la sección Información del documento, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:
- Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha del documento que te están entregando. Este campo es obligatorio.
- Tipo de Documento: eliges la opción Proveedor, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento Comprobante de pago de cuotas o aportes.
- # de Documento: registras el secuencial del documento de acuerdo con el que te entregan.
- Persona: el nombre del proveedor.
- Si necesitas crear un cliente o proveedor desde el documento, pulsa en el ícono Agregar
.
- Si necesitas crear un cliente o proveedor desde el documento, pulsa en el ícono Agregar
- Autorización: digitas el número de serie de autorización, que se encuentra en el documento recibido.
- El número de autorización debe contener 10 dígitos en caso de ser física y 37 o 49 dígitos en caso de ser electrónica.
- Importación: puedes buscar y seleccionar un código de importación. Solo se habilita si tienes activo el módulo.
- Para mayor detalle, consulta cómo crear un código de importación.
- Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en el PDF del comprobante.
- Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
- Orden de Compra / Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.
- Para mayor detalle, consulta cómo crear una orden de compra.
- Para mayor detalle, consulta cómo crear una orden de compra.
3. Ingresa información en las pestañas inferiores
- Productos / Servicios
En la parte inferior diligencias el detalle, dando clic en el botón Agregar detalle 
, elige un producto en caso de ser necesario.
-
- Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se ingrese el inventario en caso de seleccionar productos. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
- Cant: número de ítems que estás comprando.
- Producto / Servicio: te muestra el nombre y código del producto creado.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso de productos.
- En caso de que el producto tenga habilitada la opción de activar conversión unidades productos, seleccionas la unidad que requieras.
- Precio U: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
- IVA: seleccionas el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que deseas aplicar en el producto o servicio.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o realizar el registro de retención electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
Nota: en un mismo documento te será posible elegir productos y cuentas contables.
- Cuentas
Registra una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón Agregar detalle .
-
- Cant: número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará al documento.
- Valor U: este campo te permitirá digitar el precio unitario relacionado con la cuenta contable.
- IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
- % ICE: digitas el porcentaje correspondiente al Impuesto de los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de necesitar emitir una retención física o realizar el registro de retención electrónica, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
- Centro de Costo
Asigna un centro de costo previamente creado a cada valor.
Nota: para mayor detalle, consulta cómo crear un centro de costo.
- Retención
En caso de necesitar emitir una retención física o electrónica, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuentas y luego completar los datos en la pestaña Retención.
Importante: si necesitas emitir la retención después de haber registrado el documento, también lo puedes realizar.
- Formas de Pago
Selecciona la forma de pago del documento según las opciones establecidas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
-
- Forma de pago: elige una de las opciones disponibles.
- Plazo: número de días o meses de crédito.
- Unidad de tiempo: selecciona entre días o meses.
- Valor: debe coincidir con el valor total del documento.
En la parte inferior encontrarás un campo obligatorio de Descripción, donde añades un detalle que será visible en el documento.
4. Confirma totales y guarda el registro
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y dar clic en el botón Guardar 
para proceder con el registro de tu comprobante de pago de cuotas o aportes tipo proveedor.
Importante: puedes hacer uso de la opción Pagar con Caja Chica, en el caso de que lo requieras.
5. Descarga del documento
Una vez guardado el documento, en la parte superior se habilita el ícono PDF 
con varias opciones:
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la compra, como de la retención en caso de haberla ingresado y del movimiento de inventario en caso de contener productos.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos o cuentas del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
- Comprobante de Expensa: formato del comprobante de expensas con los datos previamente registrados.
¡Genial! Has completado correctamente el proceso para registrar el comprobante de pago de cuotas o aportes tipo proveedor, manteniendo tu información al día.