n. Reportes

Si presentas diferencias entre reporte de cartera vs Balance General, es necesario que realices la revisión de los siguientes puntos:

1. Revisión de cobros y pagos

Revisar que los cobros y pagos tengan ingresadas las fechas correctas. Para ello, vas por la ruta: Transacciones – Cobros/Pagos – Cobros-Pagos.

Dentro de la pantalla de búsqueda, filtras por el rango de fecha que requieras la consulta y en la parte superior derecha lo descargas en Excel dando clic en el ícono y escogiendo la opción «Excel.»

Aquí puedes verificar de una forma práctica todas las fechas de los cobros o pagos ingresados.

En caso que encuentres alguna inconsistencia con las fechas, es necesario eliminar el cobro o pago y volver a registrarlo con la fecha correcta.

Importante: si tienes cheques posfechado o cobros con fecha superior a la fecha consultada, esto puede alterar los valores debido que a nivel contable reflejarían el cobro y la cartera seguirán pendiente hasta hacerse efectivo.

2. Reporte cartera vs contabilidad

Para ingresar a este reporte, te diriges por la ruta: Reportes – Auditoria – Cartera vs. Contabilidad.

En la tabla de búsqueda se manejan los siguientes campos:

• Tipo: aquí podrás seleccionar si deseas comparar el reporte de cartera por cobrar o cartera por pagar
• Cuenta: dentro de este campo ingresas la cuenta contable con la que deseas hacer la comparación.
• Fecha de Inicio: esta fecha le indica al sistema desde dónde iniciar la búsqueda. En caso de dejarlo en blanco, se hará una búsqueda desde el inicio de sus actividades contables.
• Fecha de Corte: esta fecha le indica al sistema hasta dónde hacer la búsqueda. Este campo es obligatorio.

Una vez ingreses la información, das clic en el botón  para que el sistema inicie la comparación usando la información ingresada en los campos.

Una vez concluido el proceso, visualizarás la tabla Resumen en la cual se te muestran los valores totales de los datos obtenidos en la comparación.

En la parte inferior encuentras la tabla Detalles, en donde el sistema te muestra el detalle de los valores que están originando el descuadre.

Te detallo los errores más comunes de este reporte:

Asiento manual

Es recomendable que la cuentas contables «Clientes comerciales» o «Proveedores» no tengan asientos contables manuales relacionados. En caso de poseerlos tener en cuenta esos valores al cuadrar la cartera con el balance ya que estos afectan a la parte contable, pero no se visualizarán en el reporte de cartera.

Retenciones registradas con fecha posterior al cobro/pago del documento

Registrar retención antes del cobro o pago de los documentos, si se registra después, esta no reflejará el ajuste del valor, cuando se aplique el pago, dando un valor errado en cartera.

Cruce de documento con la cuenta contable de análisis

Tener en cuenta que si cruzaste un documento con la cuenta contable por cobrar o pagar, este se ve reflejado en la contabilidad, más no en el reporte de cartera.

Documento importado sin asiento contable

Cuando un documento es importado al sistema a través de la plantilla de documento pendientes, este no afecta a la contabilidad, únicamente se importa a nivel informativo, para relacionarlo a cobros, pagos. Pero si se ve reflejado en el control de cartera.

Adicional en la parte inferior visualizarás el reglón «Detalles de Otras Cuentas», en donde puedes revisar otras cuentas por cobrar o pagar dependiendo de la consulta realizada.

Importante: si te refleja una diferencia con fecha menor, es necesario revisar en reporte con fechas más antiguas ya que puede venir generada la diferencia desde el inicio del periodo contable o incluso arrastrada de otros periodos.

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