y. Contífico

Registrar un cobro en efectivo te permite reflejar de manera precisa los pagos que recibes de tus clientes, ya sea por el total del documento o solo un abono. Además, puedes aplicar estos cobros a uno o varios documentos al mismo tiempo, siempre que pertenezcan a la misma persona. Esto facilita el seguimiento de tus ingresos y mejora el control de tus cuentas por cobrar.

1. Ingresa por la siguiente ruta

Para ello, ingresas por alguna de las siguientes rutas:

• Dirígete a Transacciones , despliega el submenú de Cobros / Pagos, te posicionas en la opción Cobros / Pagos y haz clic en el ícono + Crear .

• Utiliza el acceso directo, al pulsar sobre el ícono + Crear , te posicionas en Transacciones y das clic en Cobro / Pago.

• También cuentas con un acceso directo al consultar el documento o modificar el documento de tipo cliente que vas a cobrar, en el detalle del documento, en la parte superior derecha, da clic en el ícono Registrar cobro  y el sistema te mostrará la ventana de registro de cobros.

Importante: el ícono Registrar cobro también aparece al momento de guardar el documento de tipo cliente, por si necesitas registrar el cobro de forma inmediata.

2. Registra la información de la transacción

Al ingresar por cualquiera de las rutas, te mostrará la siguiente vista, donde es necesario capturar los siguientes datos:

• Tipo de transacción: selecciona la opción cobro.
• Forma de cobro: elige la opción caja para cobros en efectivo.

Importante: se recomienda que los cobros en efectivo ingresen primero a Caja. Sin embargo, si necesitas que el ingreso se registre en caja chica, realiza un cruce entre documento y la cuenta contable caja chica.

• Fecha de emisión: ingresa el día en el que fue realizado el cobro.
• Persona: selecciona el nombre de la persona a la cual deseas realizar el cobro del documento.

Importante: solo podrás seleccionar personas registradas como clientes.

• Cuenta pago/cobro: elige la cuenta contable de caja a la que deseas cargar el cobro en efectivo. El sistema te mostrará únicamente las cuentas previamente creadas en el plan de cuentas que tengan como tipo de cuenta caja.

Importante: como el dinero ingresa a caja, luego realiza el proceso de registrar depósito para trasladarlo al banco.

• # de Comprobante: este campo te permite digitar un número de comprobante para que puedas identificar los cobros o también puedes marcar la casilla de efectivo, para que dicho campo se complete automáticamente.
• Descripción: registra un breve texto con el detalle referente al cobro.

3. Completa la pestaña Documentos

En la parte inferior, dentro de la pestaña Documentos, diligencia los siguientes campos:

• Documento: ingresa el o los documentos que serán cobrados dando clic en el ícono Agregar detalle seguido del ícono de la Lupa .

Importante: únicamente te aparecerán los documentos que estén a nombre de la persona seleccionada en el cobro y que tengan saldo pendiente.

Si necesitas agregar más de un documento, das clic nuevamente en el ícono Agregar detalle  para seguir buscando y seleccionando los documentos.

• Fecha de emisión: el sistema muestra la fecha de emisión del documento seleccionado en el cobro.
• Tipo de documento: visualizarás el tipo de documento seleccionado para el cobro, como factura, nota de crédito, Documento No Autorizado (DNA) y demás.
• Valor: muestra el valor total del documento que se va a cobrar.
• Saldo: el sistema muestra el saldo del documento a cobrar a la fecha que se está registrando el cobro.
• Valor a pagar: aquí puedes ingresar el valor del cobro de dos formas:
  • Cobro por valor completo: si el valor del cobro corresponde al saldo total del documento, puedes digitar manualmente el valor o dar clic en el ícono Copiar  para que el sistema digite de forma automática el valor.

Seguido, das clic en el botón Guardar  para que se genere el cobro del documento satisfactoriamente y visualizarás en el campo Saldo un valor de 0.00, ya que el cobro fue por el valor total.

• Cobro solo por un abono: si el valor a cobrar del documento corresponde a un monto inferior al saldo total, se lo considera un abono. Por lo tanto, digitas de forma manual el valor que se está cobrando.

4. Guarda el registro

Finalmente, das clic en el botón Guardar  para que se genere el cobro del documento satisfactoriamente y visualizarás en el campo Saldo el valor que queda pendiente del documento, ya que el cobro fue solo por un abono.

Importante: en este caso, como el documento sigue manteniendo un valor pendiente, podrás aplicarle todos los cobros que necesites hasta que el saldo quede en cero. Es decir, que un documento de tipo cliente puede tener varios cobros relacionados.

5. Descarga el PDF interno

Una vez guardado, puedes visualizar el documento de la transacción desde el ícono PDF ubicado en la parte superior.

• PDF: te muestra el detalle del comprobante de ingreso con el respectivo asiento contable que el sistema genera de forma automática.

• PDF sin asiento: únicamente visualizas los datos del comprobante de ingreso.

¡Excelente! Ya tienes lo necesario para registrar un cobro en efectivo.

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