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Generar lote en documento recurrente es una forma práctica de automatizar tareas repetitivas y mantener tu facturación organizada sin tener que crear cada comprobante manualmente. Esta funcionalidad te permite emitir varios documentos de manera rápida y ordenada, ahorrando tiempo y reduciendo errores en el proceso. Es especialmente útil cuando manejas cobros periódicos o servicios recurrentes, ya que te ayuda a simplificar tu operación y a mantener un mejor control de tu información en el día a día.

1. Ingresa a la ruta

Para ello, es necesario que ingreses por la ruta: módulo de Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta y das clic en Facturación en Lote.

2. Aplica los filtros

El sistema te mostrará la siguiente pantalla, donde vas a poder realizar la búsqueda de los lotes creados previamente.

De este modo, en la parte inferior de la pantalla visualizarás el listado de todos los lotes creados.

3. Modifica el lote

En esta vista, te ubicas en el lote al cual deseas generarle las facturas masivas y das clic en el ícono Modificar .

Encontrarás el detalle del lote con sus documentos recurrentes.

4. Visualiza el detalle del lote

A continuación, te detallamos las secciones:

• Datos generales

Visualizarás los siguientes campos:

• • Código: el sistema asigna un secuencial a cada lote para identificarlo.
  • Nombre: está conformado por el nombre de la categoría del lote y el nombre de tu empresa.
  • Tipo de documento: seleccionar el tipo de documento a generar en el lote como factura, nota de venta, documento no autorizado, entre otros.
  • Descripción: te muestra la misma descripción ingresada al momento de crear el lote.

• Documentos a generar

Observa todos los documentos que se van a generar dentro del lote.

• • Persona: nombre de la persona responsable de la facturación.
  • Estado: si el contrato está activo o inactivo.
  • Imp.: valor del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
  • Total: valor total de cada documento a facturar.

Verifica el detalle de cada documento, dando clic en el ícono Modificar , que se encuentra del lado izquierdo de cada persona para observar los servicios y/o productos del documento recurrente.

Si necesitas realizar algún cambio al documento, te será posible realizarlo. Al final das clic en el botón Guardar  para almacenar los cambios.

5. Genera el lote

Una vez verificados los valores, productos o servicios, das clic en el ícono de la flecha Regresar al Lote  que se encuentra en la parte superior derecha para volver a la ventana del lote.

En la parte inferior cuentas con tres opciones para generar los documentos recurrentes:

• Guardar: únicamente guarda el lote, si realizaste algún cambio al guardar se actualizará la información.
• Generar docs.: se utiliza en caso de necesitar generar documentos físicos.

Aquí, diligencia los siguientes datos:

• • Fecha emisión: seleccionas la fecha que tendrán todos los documentos del lote.
  • Número de documento inicial: digitas la secuencial inicial que deseas que tenga el primer documento recurrente, para que el sistema asigne el consecutivo a los demás documentos.
  • Autorización: ingresas el número de autorización físico que tendrá todos los documentos del lote.

• Generar docs. electrónicos: si necesitas generar documentos electrónicos, pulsas en este botón.

Registra lo siguiente:

• • • Fecha emisión: selecciona la fecha que tendrán todos los documentos electrónicos del lote.
    • Establecimiento: se despliega una lista con los números de establecimientos configurados en la empresa, para que selecciones el que necesites.
    • Punto Emisión: digitas de forma manual el punto de emisión que requieres para todos los documentos electrónicos.

En esta última opción de Generar docs. electrónicos, es posible generar de dos formas los comprobantes:

• • Generar y firmar: se crea el documento electrónico en el sistema y también se firma de forma automática. Únicamente faltaría el proceso de enviarlo a autorización al SRI.

 Recuerda que la autorización también la puedes realizar de forma masiva una vez generados los documentos recurrentes del lote.

• • Generar: solo se crea el documento electrónico en el sistema pero sin firmarlo.

6. Verifica la validación de las fechas

Al generar un lote de documentos electrónicos y seleccionar la fecha de emisión, el sistema realiza las siguientes restricciones y validaciones:

• Bloqueo de fechas inferiores a la fecha actual

Al abrir el selector de fecha, todas las fechas anteriores a la fecha actual aparecerán bloqueadas.

El sistema también validará la fecha en caso de escribirla de forma manual.

Datos a tener en cuenta:

• Los movimientos de inventario, asientos contables y registros de ventas se actualizarán en función de la fecha de emisión del documento.
• En el caso de retenciones emitidas, se modificará únicamente la fecha de la retención, sin afectar la fecha de la factura relacionada.
• Si el documento pertenece a un ejercicio contable cerrado o si el documento tiene un cobro o pago relacionado y dicho cobro/pago pertenece a una conciliación bancaria o depósito ya finalizado no se permitirá actualizar su fecha de emisión.
• Cuando aceptes el cambio de fecha, el sistema registrará automáticamente esta acción en la pestaña Historial del documento.

¡Perfecto! Ya tienes lo necesario para generar el lote en documento recurrente. ¡Ahora te toca a ti!

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