k. CRM

Esta funcionalidad te permite registrar en el sistema un contrato con la información adicional que requieras. Para posteriormente realizar una facturación recurrente y en lote.

Para crear un nuevo contrato, es necesario realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Configuraciones

Primero se configura los parámetros y categorías que se van a utilizar en los contratos, a través de la ruta CRM – Configuraciones.

Paso 2: Crear Contrato

Ingreses por la ruta: CRM – Contratos – .

O también puedes hacer uso del ícono – CRM – Contrato.

Por cualquiera de las dos rutas, podrás definir los siguientes parámetros en la ventana Datos del Contrato:

1. Generales

• Cliente: realizas la búsqueda del cliente al que se le va a realizar el contrato. En caso de ser implementado en instituciones educativas, aquí iría el nombre del alumno previamente creado.
• Vendedor: buscas el nombre del vendedor responsable de la venta. Es necesario que este previamente creado.
• Resp. Facturación: ingresas el nombre del beneficiario de la factura. El cual lo creas como cliente en el módulo de personas. En caso de ser implementado en instituciones educativas, aquí iría el nombre del padre o representante legal del alumno.
• Vendedor Asignado: puedes utilizar este campo para ingresar el nombre del vendedor encargado del contrato, que puede ser el mismo vendedor responsable de la venta o cambiarlo.
• Fecha Contrato: seleccionas la fecha correspondiente al contrato.
• Estado: defines si este contrato se encuentra Activo o Inactivo.
• 1era. Factura Recurrente: seleccionas la fecha de emisión de la primera factura.
• Categoría: buscas y seleccionas las categorías que tengas creadas en la configuración del módulo CRM.

Para registrar un producto o servicio al contrato, te diriges a la parte inferior de la pantalla y das clic en el botón Agregar Recurrente.

• Producto: realizas la búsqueda del producto/servicio.

Importante: los servicios y/o productos seleccionados son los que el sistema asignará de forma automática a la facturación del contrato cuando se genere el lote de documentos recurrentes.

• Precio: este campo te permitirá definir manualmente el precio del producto/servicio si en su creación fue marcado con PVP Manual, caso contrario aparecerá de forma automática el precio pre-establecido cuando fue registrado.
• % Descuento: en caso de necesitarlo, podrás asignar un porcentaje de descuento al producto y/o servicio.
• Desc: es el valor monetario del porcentaje de descuento ingresado anteriormente.
• Subtotal: te muestra los valores monetarios de cada item después de aplicado el descuento.

Importante: puedes agregar todos los productos o servicios que requieras para la facturación recurrente del contrato.

Una vez que hayas cargado todos los productos/servicios del contrato, das clic en el botón  para que sea creado correctamente.

2. Otros

Aquí visualizarás las fichas con los respectivos parámetros creados en la configuración del CRM.

3. Historial

El historial te permite llevar un registro histórico de los productos/servicios que fueron facturados al cliente en algún momento y que ahora no forman parte de su contrato. Por ejemplo, cuando aumenta o disminuye el plan de servicios con una compañía celular.

Importante: la información de esta sección no puede ser editada ni modificada, ya que sirve como registro.

Una vez que todos los datos hayan sido ingresados, seleccionas el botón para que el contrato sea creado exitosamente.

Datos a tener en cuenta

• Posterior a la creación de los contratos puedes crear el lote de documentos recurrentes.
• Una vez llegue la fecha de facturación, es necesario generar el lote previamente creado para facturar de forma masiva.

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