Registrar un contrato te permite organizar y gestionar de forma centralizada los acuerdos comerciales con tus clientes, facilitando el control de los productos o servicios que requieren facturación recurrente. Esta funcionalidad es útil cuando necesitas automatizar procesos de facturación, mantener un seguimiento ordenado de los compromisos adquiridos y optimizar la administración de tu negocio. En esta guía aprenderás cómo crear un contrato de manera sencilla para agilizar la gestión de tus operaciones y asegurar un proceso de facturación más eficiente.
Para crear un nuevo contrato, es necesario realizar el siguiente proceso:
1. Realiza las configuraciones
Primero configura los parámetros y categorías que se van a utilizar en los contratos, a través de la ruta: Módulo de CRM y das clic en Configuraciones.
2. Crea el contrato
Para ello, ingresas por alguna de las rutas:
- Módulo de CRM, te posicionas en Contratos y das clic en Crear +.
- Te diriges a la parte superior derecha de la ventana, pulsas en el ícono + Crear, localizas CRM y das clic en Contrato.
3. Agrega los datos
Por cualquiera de las dos rutas, define los siguientes parámetros en la ventana Datos del Contrato:
- Generales
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- Cliente: realizas la búsqueda del cliente al que se le va a realizar el contrato. En caso de ser implementado en instituciones educativas, aquí iría el nombre del alumno.
- Vendedor: buscas el nombre del vendedor responsable de la venta.
- Resp. Facturación: ingresas el nombre del beneficiario de la factura, el cual lo creas como cliente en el módulo de Personas. En caso de ser implementado en instituciones educativas, aquí iría el nombre del padre o representante legal del alumno.
- Vendedor Asignado: utilizas este campo para ingresar el nombre del vendedor encargado del contrato, que puede ser el mismo vendedor responsable de la venta o cambiarlo.
- Fecha Contrato: seleccionas la fecha correspondiente al contrato.
- Estado: defines si este contrato se encuentra Activo o Inactivo.
- 1era. Factura Recurrente: seleccionas la fecha de emisión de la primera factura.
- Categoría: localizas y seleccionas las categorías que tengas creadas en la configuración del módulo de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM).
Para registrar un producto o servicio al contrato, te diriges a la parte inferior de la pantalla y das clic en el botón + Agregar Recurrente 
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- Producto: realizas la búsqueda del producto / servicio.
Importante: los servicios y/o productos seleccionados son los que el sistema asignará de forma automática a la facturación del contrato cuando se genere el lote de documentos recurrentes.
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- Precio: este campo te permitirá definir manualmente el precio del producto / servicio si en su creación fue marcado con el Precio de Venta al Público (PVP) manual, caso contrario aparecerá de forma automática el precio preestablecido cuando fue registrado.
- % Descuento: en caso de necesitarlo, podrás asignar un porcentaje de descuento al producto y/o servicio.
- Desc: es el valor monetario del porcentaje de descuento ingresado anteriormente.
- Subtotal: te muestra los valores monetarios de cada ítem después de aplicado el descuento.
Importante: es posible agregar todos los productos o servicios que requieras para la facturación recurrente del contrato.
Una vez cargados todos los productos / servicios del contrato, pulsas en el botón Guardar 
para que sea creado correctamente.
- Otros
Te diriges al módulo de CRM y das clic en Configuraciones.
En esta vista, pulsas en la pestaña Otros, y observa los campos con los respectivos parámetros creados en la configuración del CRM.
- Historial
El historial te permite llevar un registro histórico de los productos / servicios que fueron facturados al cliente en algún momento y que ahora no forman parte de su contrato. Por ejemplo, cuando aumenta o disminuye el plan de servicios con una compañía celular.
Importante: la información de esta sección no puede ser editada ni modificada, ya que sirve como registro.
Una vez diligenciados los datos correspondientes, oprimes el botón Guardar para que el contrato sea creado exitosamente.
Consideraciones:
- Posterior a la creación de los contratos puedes crear lotes de documentos recurrentes.
- Una vez llegue la fecha de facturación, es necesario generar el lote previamente creado para facturar de forma masiva.
¡Perfecto! Ya tienes lo necesario para registrar contrato en CRM. ¡Ahora te toca a ti!