l2. Documentos electrónicos

Consultar los documentos electrónicos no autorizados te permite identificar los comprobantes que ya emitiste y que aún están pendientes de aprobación por parte del Servicio de Rentas Internas (SRI). Esta consulta es útil para revisar si existe algún detalle por corregir, dar seguimiento a documentos en proceso y asegurarte de que se completen correctamente antes de que generen retrasos. Revisarlos oportunamente te ayuda a mantener tu facturación actualizada y evitar inconvenientes en el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.

1. Accede a la ruta

Dirígete al módulo de Transacciones , despliega el submenú de Compra / Venta y haz clic en Clientes.

2. Utiliza los filtros de búsqueda

Una vez en la pantalla de consulta, haz clic en el botón Documentos no autorizados  que está del lado izquierdo.

También puedes hacer filtros en la parte superior para agilizar la búsqueda de los documentos:

Importante: recuerda que es posible descargar el reporte de Excel detallado hasta un máximo de seis meses y en este reporte también visualizarás las facturas de activos fijos en el archivo de Excel.

• Documento: ingresa la secuencia del documento para una búsqueda directa.
• Persona: al seleccionar el nombre de una persona, te mostrará los documentos asociados a esa persona.
• Tipo de documento: podrás filtrar la búsqueda seleccionando un tipo de documento como factura, nota de crédito, liquidación, etc.
• Estado: aquí podrás seleccionar si es un documento cobrado, anulado, pendiente o pagado.
• Emisión: selecciona si el documento es físico o electrónico.
• Orden de compra / venta: el sistema te permite realizar la búsqueda por orden de compra. 
• Desde: indica la fecha inicial en la cual el sistema realizará la búsqueda.
• Hasta: selecciona la fecha límite en la cual el sistema realizará la búsqueda.
• Tipo: escoge si es un documento de cliente o proveedor.

En caso de necesitar otros tipos de filtros, haz clic en el botón Más Filtros y te mostrará otras opciones a utilizar:

• Código de sustento: selecciona los documentos asociados a un código de sustento en específico.
• Cierre de caja: si tienes un Punto de Venta (POS) puedes filtrar por el cierre de caja deseado.
• Centro de costo: filtra los documentos asociados a un centro de costo.
• Referencia: busca un documento de acuerdo a la información que se registró como referencia al crearlo.
• Vendedor: podrás ver todos los comprobantes ingresados a nombre de un vendedor.
• Lote de producto: si trabajas con lotes en tus productos puedes filtrarlo por el número.
• Lote: te permite ver los documentos dentro de un lote de facturación recurrente, en el caso de que cuentes con este módulo.
• Importación: de acuerdo al número de la importación, visualizarás todos sus documentos asociados.
• # Retención: ingresa el número de la retención que deseas buscar.
• Producto: al elegir un ítem te mostrará todos los documentos relacionados con un producto en especial.
• Serie: si tienes series en tus productos puedes filtrarlo por el número.
• Bodega: visualizarás los comprobantes que afecten a la bodega seleccionada.
• Categoría persona: puedes escoger una de las categorías creadas en el módulo de Personas.

3. Visualiza la consulta

El sistema te mostrará en la parte inferior el listado de todos tus documentos electrónicos emitidos no autorizados en el SRI.

4. Exporta la consulta

Una vez definas los criterios de búsqueda, vas a poder generar la información en un archivo de Excel o PDF, haz clic en el ícono Descargar reportes que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. 

5. Visualiza el detalle de un documento no autorizado

Si deseas consultar el detalle de uno de los comprobantes, haz clic en el número del documento y el sistema te mostrará los datos.

6. Autoriza el documento

En el caso de que necesites realizar el envío al SRI para autorizar el documento, en la parte superior derecha visualizarás el botón Doc. Electrónico y al hacer clic aparecerán dos opciones:

• Firmar y enviar

Se realizan dos procesos, se firmará la factura con la firma electrónica y a su vez se enviará al SRI para ser autorizada. Realizado este proceso, no podrás modificar el documento.

En el caso de seleccionar la opción de Firmar y enviar se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación, haz clic en Aceptar .

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás la siguiente ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego haz clic en el botón Aceptar para que el documento se firme.

Hecho este proceso, si en el futuro necesitas reenviar el documento al cliente, haz clic nuevamente en Doc. Electrónico y escoge la opción Enviar a Cliente.

• Firmar

Solo se firmará el documento, es un estado como de borrador, ya que aún podrás realizar cambios en el documento.

En el caso de seleccionar la opción de Firmar se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación, haz clic en Aceptar .

• • Si no tiene activa la opción de firmado automático, visualizarás la siguiente ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego haz clic en Aceptar para que el documento se firme.

De esta manera la factura solo se firmará, es decir que aún puedes realizarle cambios al documento haciendo clic nuevamente en el botón Doc. Electrónico , esta vez visualizarás la opción de Borrar Firma.

• • Si no necesitas realizar ninguna modificación, puedes seleccionar la siguiente opción de Enviar SRI, Cliente para que la factura sea autorizada por esta entidad y enviada al correo electrónico del cliente.

Si en el futuro necesitarás reenviar el documento al cliente, haz clic nuevamente en Doc. Electrónico y escoge la opción Enviar a Cliente.

Importante:

• En caso de que el SRI presente intermitencia en sus servidores y no sea posible autorizar el documento, recuerda que Contífico cuenta con el envío automático de documentos electrónicos. Esto significa que nuestro sistema enviará de forma periódica tu documento hasta que sea autorizado.
• Si necesitas autorizar varios documentos, recuerda que también puedes autorizar masivamente documentos electrónicos.

¡Perfecto! Con este proceso te será posible consultar los documentos electrónicos no autorizados.

consultar ventas, consultar ventas electronicas no autorizadas, como conusltar ventas no autorizadas, como consultar ventas electronicas no autorizadas, consultar documentos no autorizadas, consultar documentos electronicos no autorizadas, consultar documentos de venta electronicos no autorizadas, revisar una venta no autorizadas, revisar una venta electronica no autorizadas, revisar un documento electronico no autorizadas, donde consulto una venta no autorizadas, donde consulto el documento electronico no autorizadas, donde consulta una venta electronica, donde consulto un documento electronico, consultar documentos electronicas, como buscar documento, como buscar documentos de ventas, como buscar documentos electronicos, como buscar documentos electronicos de venta, buscar ventas, buscar ventas electronicas, buscar documentos electronicos, buscar documentos, donde veo las ventas, donde veo las ventas electronicas, donde veo los documentos electronicos