j. RRHH

El módulo de personas te permite registrar y administrar a todos los empleados que tendrán relación directa con el negocio.

Para crear un empleado, vas por la ruta Personas – Personas – . 

O también puedes hacer uso del ícono – Personas – Persona. 

Una vez ingresas por cualquiera de las dos rutas, el sistema abrirá una pantalla donde es necesario completar los datos de la persona:

• Estado: escoges Activo para poder utilizar la persona en el sistema.
• Tipo: seleccionas Natural, Jurídica, Sin RUC/CI.
  • Si la persona sólo posee número de cédula escoges Natural y únicamente ingresas el número el cédula en el campo Cédula.
  • Si posee cédula y RUC escoges Natural. Es necesario ingresar tanto la cédula como el RUC en los campos correspondientes.
  • En el caso que únicamente posea número de RUC seleccionas Jurídica.
  • Sin RUC/CI se la utiliza normalmente para estudiantes.
• Contribuyente Especial: lo marcas si la persona está registrado como contribuyente especial en el SRI.
• Ruc: digitas el Registro Único de Contribuyente.
• Cédula: número de identificación de la persona. Tiene que ser un número válido.

Importante: el sistema valida los números de cédulas y números de RUC. Sólo permite guardar identificaciones reales.

• Nombre o Razón Social: digitas el nombre de la persona o empresa. Se visualizará en la factura.
• Nombre Comercial: puedes ingresar el que tiene registrado en el SRI o el mismo nombre de la persona.
• Teléfonos: números de contacto.
• Dirección: ubicación del domicilio o negocio.
• Provincia: seleccionas la provincia donde está ubicada. No es obligatorio.
• Cantón: la ciudad de ubicación. No es obligatorio.

Importante: los campos de Provincia y Cantón aparecerán en el caso de tener habilitada la opción en Mi compañía – Otras Configuraciones.

• Parroquia: digitas la parroquia donde se encuentra la persona.
• Sexo: seleccionas Masculino o Femenino.
• Estado Civil: puedes escoger Soltero, Casado, Divorciado, Unión Libre, Viudo.
• Origen Ingresos: únicamente puedes ingresar una de las opciones existentes.

Importante: los campos de parroquia, sexo, estado civil, origen de ingresos sólo se ingresar para generar el Reporte de Dinardap.

• Extranjero: en el caso de ser un cliente extranjero, es necesario marcarlo.
• Dirección Aviso Cobro: únicamente puedes ingresar una de las opciones existentes.

Importante: el campo dirección aviso cobro únicamente se ingresan para el módulo de avisos.

• Persona Asociada: si seleccionadas una persona asociada, la facturación saldrá a nombre de la persona asociada. Normalmente, lo utilizan las unidades educativas.
• Categoría: puedes segmentar a los clientes.
• Email: campo obligatorio para ingresar el correo electrónico del cliente. Puedes ingresar más de un correo.

Te ubicas en la sección “Roles de la persona en la empresa”, realizas la marcación en la casilla “Empleado” y defines si es gerente o pasante. 

• Gerente: se refiere al representante legal de la empresa, por lo cual su aportación será mayor al de un empleado con relación de dependencia.
  • Con relación de Dependencia: lo marcas si el Representante Legal está dentro de la nómina. En el caso que sea bajo honorarios profesionales, esta opción queda desmarcada.
• Pasante: un estudiante que esté ejerciendo un periodo de práctica.

Importante: si el empleado no es gerente ni pasante, no se marcan ninguna de las opciones.

Desde la sección Datos bancarios registras el banco, el tipo de cuenta bancaría, el número de cuenta y la referencia del banco internacional del empleado. 

Importante: esta información aparecerá automáticamente al crear la nómina.

Cuando realizas la marcación de empleado, en la parte superior de la pantalla se activa la pestaña RRHH.

Importante: si la pestaña de RRHH, no te aparece verificar que este marcado el check en el rol «empleado». También se puede presentar si no cuentas con el módulo de RRHH contratado.

Allí se definen los parámetros que están divididos por las siguientes secciones:

Datos de la Empresa

En esta sección registras los datos del empleado dentro de la empresa, datos del contrato y datos personales del empleado.

• Departamento: seleccionas a que área de la empresa pertenece el empleado.
• Cargo: escoges el grado que tiene dentro de la empresa.
• Tipo de Contrato: puedes escoger alguna de las opciones establecidas. Es informativo.
• Tipo de Pago: forma en la que se le cancela los ingresos al empleado: cheque, transferencia, pendiente (efectivo).
• Discapacidad: lo marcas si el empleado tiene algún tipo de discapacidad.
• Fecha de Nacimiento: ingresas el día, mes y año en el nació el empleado.
• Fecha Ingreso/Salida: puedes ingresar tanto la fecha en que ingresó a laborar el empleado y en su momento también podrás ingresar la fecha en la que deja de trabajar en la empresa.

Importante: si no registras una fecha de ingreso del empleado, este no aparecerá al crear la nómina.

• Grupo Pago: seleccionas entre Administrativo, Ventas, Costos u Otros. El sistema tomará las cuentas contables configuradas en cada grupo para generar los asientos contables del empleado.
• Nota: campo adicional para ingresar información.
• Género: ingresas si es Masculino o Femenino.

Configuraciones Generales

Aquí seleccionas parámetros que se tendrán en cuenta en la elaboración de la nómina.

• Tipo de Rol: seleccionas entre Mensual o Quincenal.

Importante: el escoger Quincenal, es necesario configurar el porcentaje que se cancelará en primera quincena.

• Fondo de reserva: derecho laboral que adquiere todo trabajador que presta servicios por más de un año al mismo empleador o empresa:
  • Pagar desde el Año: si el empleado ha decidido mensualizarlo después de cumplir un año laborando.
  • Pagar desde el Ingreso: cuando se requiere pagar desde la fecha que ingreso a laboral.

Importante: el sistema realizará el cálculo del fondo de reserva y lo colocará automáticamente al crear una nómina, para el pago al empleado.

• • Acumular desde el Año: si se ha decidido acumular el fondo de reserva.
  • Acumular desde el Ingreso: cuando el empleado acumula desde la fecha que ingreso a laborar.

Importante: el sistema realizará el cálculo de la acumulación del fondo de reserva mensual y lo colocará automáticamente en el asiento de provisión al generar la nómina.

• Acumular Décimos: si queda marcado el sistema calcula el valor de los décimos y lo provisiona mes a mes. En el caso que se requiera mensualizar los décimos, es necesario que quede desmarcada.
• Extensión Conyugal: lo marcas si el empleado tiene activa la extensión conyugal en el IESS para que el sistema realice los cálculos correspondientes.
• Reducción Jornada: puedes reducir las horas de la jornada laboral del empleado.

Importante: se acumulan o mensualizan tanto el décimo tercero como el décimo cuarto al mismo tiempo.

Otras Configuraciones

Ingresas detalles adicionales, son informativos.

• Ministerio Lab.: fecha de entrada y salida en el Ministerio Laboral.
• IESS: puedes ingresar las fechas en la que fue ingresado y salido de la afiliación del IESS.
• Vacaciones: días tomados de vacaciones.
• Código IESS: digitas el código que el IESS le asigna a cada empleado.
• Cargas personales: número de cargas que tiene cada empleado.
• Archivos: te permite adjuntar varios archivos para tenerlos como soporte.

Ingresos Proyectados – Registro Detalles

Te permite configurar los ingresos fijos de cada empleado, como el Sueldo. Das clic en Agregar, seleccionas el Tipo de ingreso y digitas el valor correspondiente.

Importante: ingresos fijos son aquellos que se repiten mes a mes con el mismo valor.

Adicional configuras las siguientes opciones:

• Deducibles: lo marcas según los criterios de la empresa.
• Afecta Aportación: si requieres que el valor ingresado forme parte de los ingresos del empleado para los cálculos de los beneficios sociales.

Importante: recuerda que el sistema calcula de forma automática la aportación del IESS, el décimo tercer y cuarto sueldo, y los fondos de reserva en base a esta configuración realizada.

Ingresos Proyectados – Histórico

Detalle de los cambios o modificaciones que el empleado ha tenido con relación al sueldo.

Centros de Costos

En el caso que necesites segmentar a los empleados por centros de costos te diriges a la pestaña Centro de costo, seleccionas Agregar, seleccionas el centro de costo y digitas el porcentaje de trabajo.

Contratos

Puedes configurar la fecha de inicio y fin del contrato laboral del empleado. Es informativo.

También puedes adjuntar el documento del contrato dando clic en el ícono para buscar y seleccionar el archivo desde el computador.

Saldos iniciales

Te permite ingresar los saldos iniciales de ciertos rubros del empleado.

Importante: estos saldos no afectan contabilidad, sólo afecta el estado de cuenta del empleado.

Una vez hayas completado los datos, es necesario que presiones clic en el botón .

Importante: estos recuerda que si necesitas crear muchos empleados, puedes hacer uso de la plantilla de Excel para cargarlos masivamente.

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