l3. Transacciones tipo proveedor

Cargar compras en la bandeja electrónica nueva interfaz es un proceso que te permite registrar y gestionar de forma ágil las facturas electrónicas emitidas por tus proveedores dentro del sistema. Esto facilita el control de tus compras, reduce errores en el ingreso de información y asegura que trabajes con documentos previamente autorizados. Es especialmente útil cuando manejas un alto volumen de comprobantes o necesitas mantener tu contabilidad actualizada. Debes utilizar esta funcionalidad cada vez que recibas nuevas facturas o requieras validar y cargar documentos de compra en tu sistema.

1. Ingresa a la ruta

Te diriges por la ruta: Transacciones – Bandeja Electrónica – Carga de Compras.

2. Aplica filtros

Dentro de la pantalla encontrarás varios filtros que te ayudarán a hacer una búsqueda más precisa del documento.

• Documento: ingresa el secuencial del documento que deseas encontrar, tanto en la pestaña Facturas de Siigo-Contífico por revisar como en Documentos cargados.
• Proveedor: escribe el nombre del proveedor para consultar sus documentos relacionados.
• Desde y Hasta: selecciona el rango de fechas para afinar tu búsqueda.

3. Visualiza la pestaña Facturas de Siigo – Contífico por revisar

En esta sección podrás visualizar los documentos emitidos por tus proveedores que usan Siigo – Contífico y tendrás la opción de cargarlos directamente a tu cuenta. Una vez los cargues, pasarán a la pestaña Documentos cargados, dentro de Cargas por procesar. Si el sistema los procesa correctamente, los verás reflejados en la sección Transacciones – Compra / Venta – Documentos; de lo contrario, aparecerán en Cargas parciales.

4. Acepta los documentos

Para aceptar y cargar los documentos en tu cuenta se podrán seleccionar de manera individual dando clic en el botón Aceptar Documento  que se encuentra en la columna Acciones.

El sistema te solicitará la confirmación para aceptarlos, das clic en el botón Aceptar .

O también puedes aceptar documentos de forma masiva. Solo selecciona varios documentos y haz clic en el botón Aceptar documentos que se encuentra en la parte superior.

Inmediatamente, el sistema te solicitará la confirmación para aceptarlos, das clic en el ícono Aceptar .

5. Elimina los documentos

Si necesitas eliminar uno de los documentos, haz clic en el ícono Eliminar que se encuentra en el lado derecho.

El sistema te solicitará la confirmación para eliminar, das clic en el ícono Si .

O de manera masiva seleccionando varios documentos y dando clic en el botón Eliminar de la parte superior.

El sistema te solicitará la confirmación para eliminarlos, das clic en el ícono Si .

6. Importa las compras

En caso de que necesites subir compras electrónicas de proveedores que no utilizan Siigo-Contífico puedes hacer uso de las siguientes opciones:

Importante: para poder utilizar una de estas opciones es necesario previamente realizar la configuración de la carga de compras.

• Subir TXT

En la pantalla de carga de compras visualizarás en la parte superior derecha el ícono Cargar archivos , en el cual seleccionas la opción Cargar archivo TXT.

Allí se abrirá una ventana en la cual seleccionas el archivo de comprobante de compras que descargaste previamente en el Servicio de Rentas Internas (SRI).

Importante: en caso de intentar subir documentos con fechas superiores al límite establecido por el SRI, el sistema te lo notificará.

• Carga masiva XML

Esta opción te permite seleccionar varios XML y comprimirlos en un archivo .zip para subir al sistema y crear los documentos de compra de manera masiva. Das clic en el botón Cargar archivos , y seleccionas la opción Carga masiva XML.

Allí se abrirá una ventana en la cual das clic en el botón Seleccionar para buscar y escoger el archivo .zip con los documentos XML. Luego, das clic en Importar para que se realice la carga.

Esperas unos segundos mientras se ejecuta el proceso de importación de archivo ZIP.

Importante: para transformar los archivos XML en archivo comprimido .zip, es necesario seleccionar todos los archivos XML, dar clic derecho y escoger la opción Enviar a y luego Carpeta comprimida (en ZIP).

• Cargar documento XML

Esta opción te permite subir un archivo XML de forma individual. Das clic en el botón Cargar archivos , y escoges Cargar documento XML.

Allí se abrirá una ventana en la cual das clic en el ícono Seleccionar para buscar y escoger el documento XML. Posteriormente, das clic en Importar para que se realice la carga.

Adicional a estas opciones, podrás visualizar la opción de subir XML dentro de la sección “Cargas parciales”. Esta opción te permite subir un XML del documento que se encuentra en cargas parciales dando clic en el ícono “Subir archivo XML” que se encuentra del lado derecho de cada documento.

7. Consulta los documentos cargados

En cualquiera de estas opciones, ya sea que cargues el documento de compra por Facturas de Siigo-Contífico por revisar, por TXT, por carga masiva XML, o carga individual XML, si se procesan correctamente, se mostrarán en el módulo de Transacciones, de lo contrario lo encontrarás en Documentos cargados.

• Documentos cargados

Aquí encontrarás los documentos Parciales y Por procesar.

• • Parciales

Son todos los documentos que tienen pendiente un proceso o datos para que el documento se procese por completo. El sistema crea la cabecera del documento, pero no el detalle del mismo y también se le asigna el estado Por Revisar.

Esto se puede dar por varios motivos.

• • • Consulta el detalle de los diferentes motivos de cargas parciales en la bandeja de compra.

Homologación

Accede a esta opción, mediante el botón Homologar , siempre que no esté marcado el parámetro Usar cuenta recurrente. Esta nueva funcionalidad te permite:

• • • Relacionar los productos del proveedor con los inventariables (de tu empresa) que se encuentren activos. De esta manera, podrás generar documentos de compra de productos con su respectivo ingreso a inventario.
    • Relacionar los productos del proveedor con las cuentas contables de la empresa, para que de esta manera puedas generar documentos correspondientes a gastos.

• • Por procesar

Se encuentran los documentos que estén pendientes por consultar al SRI donde no se obtuvieron resultados.

• • • Primer Motivo

Esto puede deberse a algún tipo de falla en los servidores del SRI o cuando los documentos contienen una fecha anterior a la fecha actual y se consulta al SRI, pero no se obtenga el comprobante. El sistema continuará procesando la información hasta que sea recibida por dicha entidad.

Importante: en este primer caso, recuerda que Siigo Contífico tiene un proceso de reintentos automáticos cuando el SRI presente intermitencias.

• • • Segundo Motivo

Cuando recibas un documento de un proveedor bancario, mostrará el estado “No Procesado”. Selecciona la opción que el sistema lo interprete como una factura o como una liquidación.

8. Revisa los reportes

Se ha incluido una nueva opción para la descarga de reportes de bandeja de compra con la finalidad de proveer un resumen detallado del estado y los documentos que están en cargas parciales, por procesar o han sido cargados exitosamente. Das clic en el ícono Descargar Reportes que se encuentra del lado derecho.

Al dar clic en cualquiera de las opciones desplegadas se presentará el filtro de fecha para seleccionar el rango de consulta para el reporte, el cual por defecto cargará con las fechas contando 30 días hacia atrás, siendo este el máximo rango permitido de consulta.

El archivo de descarga tendrá como nombre “ReporteCargaCompras” y en su título, dependiendo el reporte descargado, mostrará si se trata de cargas parciales, por procesar o documentos exitosos.

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