g1. Guías de remisión

Autorizar una guía de remisión electrónica es un paso esencial para que el traslado de mercancías tenga validez legal y cumpla con los requisitos fiscales establecidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). Este proceso permite que el documento sea validado oficialmente, evitando inconvenientes en el control tributario y asegurando que la información registrada sea correcta. Es especialmente importante realizarlo cada vez que generas una guía de remisión, ya sea al momento de su creación o posteriormente, garantizando así que tus operaciones se mantengan en regla y sin contratiempos. De acuerdo con la NAC-DGERCGC24-00000035, los comprobantes electrónicos pueden transmitirse inmediatamente después de su emisión.

Para realizar este proceso, consulta en Siigo Contífico la guía electrónica que necesitas autorizar, siguiendo el proceso descrito a continuación:

1. Accede a la ruta

Dirígete al módulo de Inventario  y das clic en la opción Guía de Remisión.

2. Realiza la búsqueda del comprobante

Utiliza los criterios disponibles para ubicar el comprobante necesario para su autorización:

• Número Guía: identificador único de la guía que estás consultando para su autorización.
• Destinatario: persona o empresa que recibirá la mercancía transportada según la guía de remisión.
• Transportista: proveedor encargado de transportar la mercancía desde la bodega hasta el destinatario.
• Documento: tipo de documento relacionado con la guía de remisión, como la factura, nota de venta o documento adicional que respalda el envío.
• Producto: son los artículos o mercancías que se están trasladando, especificados en la guía.
• Desde – Hasta: rango de fechas que indican el periodo en el que se realiza el traslado de la mercancía, desde su salida hasta su llegada al destino.
• Bodega: ubicación o almacén donde los productos se encuentran antes de su traslado.
• Facturado: seleccionas Sí o No dependiendo si el documento ha sido facturado.

Una vez aplicados los filtros, haz clic en Consultar . El sistema mostrará un listado de los documentos encontrados.

3. Selecciona y edita la guía de remisión

Una vez ubicado el documento, das clic en el ícono Modificar que se encuentra en la columna Acciones.

4. Firma y envía la guía de remisión

Visualizas el detalle del documento y pulsas en el botón Doc. Electrónico ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Encontrarás dos opciones, que a continuación se describen: 

Importante: este proceso también es posible llevarlo a cabo inmediatamente después de guardar la guía electrónica.

• Firmar y enviar

Se realizan dos procesos, se firmará la guía de remisión con la firma electrónica y al mismo tiempo, se enviará al SRI para su autorización.

Nota: una vez completado, no será posible modificar el documento.

En el caso de seleccionar la opción de Firmar y enviar, se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada. Únicamente visualizarás un mensaje de confirmación y das clic en el botón Aceptar , para completar el proceso.

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás una ventana emergente para digitar la clave de la firma. Luego, das clic en Aceptar  para que el documento se firme.

Una vez realizado este proceso, si en el futuro necesitas reenviar el documento a tu cliente, pulsas nuevamente en el botón Doc. Electrónico  y seleccionas la opción Enviar a Cliente.

• Firmar

En este caso, el documento solo se firmará, quedando en estado de borrador y permitiendo aún realizar modificaciones.

En caso de seleccionar la opción Firmar, se pueden presentar dos escenarios:

• • Si tienes activa la opción de firmado automático, el sistema cargará la clave de la firma previamente configurada, únicamente visualizarás un mensaje de confirmación y das clic en Aceptar .

• • Si no tienes activa la opción de firmado automático, visualizarás una ventana emergente para digitar la clave de la firma, luego das clic en Aceptar  para que el documento se firme.

De esta manera la guía de remisión solo se firmará, es decir que aún puedes realizarle cambios al documento dando clic nuevamente en el ícono Doc. Electrónico . Y en esta ocasión, observa la opción de Borrar Firma.

Si no necesitas realizar ninguna modificación, selecciona la opción de Enviar SRI, Cliente para que la guía de remisión sea autorizada por esta entidad y enviada al correo electrónico de tu cliente.

Si en el futuro necesitas reenviar el documento al cliente, oprimes nuevamente en el botón Doc. Electrónico  y eliges la opción Enviar al Cliente.

5. Verifica la validación de la fecha

Al dar clic en el ícono Firmar y enviar, el sistema realiza la validación de la fecha de emisión.

Estas validaciones dependerán de si la fecha es menor o igual a la fecha actual:

• Con fecha de emisión menor a la fecha actual

El sistema te muestra una ventana emergente para confirmar la actualización de la fecha.

En caso de aceptar:

• • La fecha del documento se actualiza a la fecha actual
  • El documento se envía a autorizar con la fecha actualizada.

En caso de cancelar:

• • No se modifica la fecha
  • El documento no se envía a autorizar.

• Con fecha de emisión igual a la fecha actual

Si la fecha de emisión coincide con la fecha en que se intenta autorizar:

• • El proceso continúa de manera normal.

• Cuando un documento se encuentre en estado Firmado y Enviado y la autorización haya fallado por alguno de los siguientes mensajes:
  • El servicio de autorización del SRI no se encuentra disponible.
  • Ocurrió un problema inesperado.
  • No existen comprobantes para la clave consultada.

El sistema permitirá reenviar el documento a autorización manteniendo su fecha de emisión original, sin solicitar la actualización de fecha cumpliendo con los lineamientos indicados por el SRI cuando existen intermitencias.

Importante:

• Cuando se modifique la fecha de emisión de la guía de remisión, también se actualizarán las fechas de salida y entrega, ya que deben ser consistentes para la autorización del documento.
• Si la guía de remisión genera un movimiento de traslado, dicho movimiento actualizará su fecha conforme a la nueva fecha de emisión.
• Si el SRI experimenta problemas técnicos y no es posible autorizar el documento de inmediato, Siigo Contífico enviará automáticamente el documento hasta que sea autorizado, sin que debas intervenir.

¡Listo! Ahora tus documentos están al día y puedes estar seguro de que todo está en orden.