Realizar un pago masivo desde caja chica te permite cubrir varios documentos en una sola operación, incluso si pertenecen a diferentes personas. Este proceso es útil porque centraliza los pagos de gastos menores, agiliza el registro de desembolsos, reduce el tiempo dedicado a la administración y facilita mantener un control claro del flujo de efectivo y de la contabilidad de tu empresa.
1. Ingresa a la ruta
- Para realizar un pago masivo con caja chica, ingresas a la ruta: Transacciones
, despliegas el submenú de Cobros / Pagos, te posicionas en opción de Pagos Masivos y das clic en el ícono + Crear 
.
- También puedes utilizar el acceso directo. Pulsa sobre el ícono + Crear
, te posicionas en Transacciones y das clic en Pago Masivo.
2. Completa la información de la transacción
Por cualquiera de las dos rutas visualizarás la pantalla de registro, en la cual encontrarás varios campos para diligenciar:
- Tipo de Transacción: selecciona la opción Pago.
- Forma de Cobro: elige la opción Caja chica.
- Fecha de Emisión: ingresa la fecha en la que fue realizado el pago.
- Cuenta Pago/Cobro: indica la cuenta contable a la que deseas cargar el pago.
Importante: se recomienda que los pagos en efectivo siempre salgan de caja chica. Pero si requieres que salga de caja general, realizar un cruce entre el documento y la cuenta contable de caja general.
- Descripción: este campo te permite definir una descripción referente al pago.
3. Diligencia los documentos
En la parte inferior, dentro de la pestaña Documentos diligencia los siguientes campos:
- Persona
Busca y selecciona a la persona, es decir, el proveedor al que requieras realizarle el pago dando clic en el ícono Agregar detalle 
seguido del ícono de la lupa 
.
Nota: únicamente es posible seleccionar las personas registradas como Proveedor.
- Documento
Ingresas el o los documentos que serán pagados dando clic en el ícono de la lupa .
Nota: únicamente se mostrarán los documentos que estén a nombre de la persona seleccionada en el campo Persona y que tengan saldo pendiente.
Si necesitas agregar más de un documento, das clic nuevamente en el ícono Agregar detalle para seguir buscando y seleccionando los documentos con la persona relacionada.
- Fecha Emisión
El sistema muestra la fecha de emisión del documento seleccionado en el pago.
- Tipo Documento
Visualizará el tipo de documento seleccionado para el pago, como factura, nota de crédito, DNA y demás.
- Valor
Muestra el valor total del documento que se va a pagar.
- Saldo
El sistema muestra el saldo del documento a pagar a la fecha que se está registrando el pago.
4. Digita el valor a pagar
- Valor a Pagar
Aquí ingresas el valor del pago de dos formas:
Pago por valor completo: si el valor del pago corresponde al saldo total del documento, puedes digitar manualmente el valor o dar clic en el ícono Copiar Saldo 
para que el sistema digite de forma automática el valor.
Pago solo por un abono: si el valor a pagar del documento corresponde a un monto inferior al saldo total, se lo considera un abono. Por lo tanto, digitas de forma manual el valor que se está pagando.
5. Guarda el registro
- Pago por valor completo: das clic en el ícono Guardar
para que se genere el pago del documento satisfactoriamente y visualizarás en el campo Saldo el valor 0.00, ya que el pago fue por el valor total. - Pago solo por un abono: seleccionas el botón Guardar para que se genere el pago del documento satisfactoriamente y visualizarás en el campo Saldo el valor que queda pendiente del documento, ya que el pago fue solo por un abono.
Importante: en este caso, como el documento sigue manteniendo un valor pendiente, podrás aplicarle todos los pagos que necesites hasta que el saldo quede en cero. Es decir, que un documento de tipo proveedor puede tener varios pagos relacionados.
6. Descarga el pago masivo en PDF
Una vez guardado, puedes visualizar el PDF de la transacción en el ícono PDF 
de la parte superior.
- PDF: te muestra el detalle del comprobante de egreso con el respectivo asiento contable que el sistema genera de forma automática.
- PDF Totalizado: muestra el detalle de los pagos aplicados a documentos agrupados por persona. Podrás conocer cuánto se ha pagado por cada persona, incluyendo la agrupación de cada documento y el valor total pagado.
- PDF sin asiento: únicamente visualizas los datos del comprobante de egreso.
¡Buen trabajo! Ya conoces el proceso para realizar pagos masivos con caja chica, optimizando tus recursos y fortaleciendo tu administración.