e. Inventario

Crear masivamente productos y servicios te permite ahorrar tiempo y simplificar la gestión de tu inventario al registrar varios artículos de forma rápida y organizada en el sistema. Esta funcionalidad es ideal cuando necesitas cargar una gran cantidad de información, actualizar productos de manera eficiente o iniciar la configuración de tu negocio sin hacerlo uno por uno. Además, facilita el control y la organización de tus datos para mantenerlos listos y disponibles en las diferentes operaciones de tu empresa.

Existen dos formas de realizarlo:

1. Creación masiva desde el sistema

• Ingresa por la ruta

Accedes al módulo de Inventario  y das clic en Productos.

Seguido, haces clic en el ícono Carga Masiva Plantilla  que se encuentra en la parte superior derecha y seleccionas la opción Creación masiva productos.

• Diligencia los campos

En esta vista, observa la pantalla Importar Productos.

• Agrega campos (opcional)

Con el ícono Agregar columna , adicionas las columnas para crear los productos con una información más completa.

Esta sección se compone de dos pestañas:

• • Principales

Habilitas el campo según el dato que necesites agregar.

• • • Descripción: este campo te permite ingresar el nombre o una breve explicación del producto o servicio, proporcionando información clara y precisa para su identificación.
    • PVP1, PVP2, PVP3 sin IVA: aquí puedes definir el Precio de Venta al Público (PVP) del producto o servicio sin incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Este valor refleja el costo base antes de impuestos.
    • PVP Manual: este campo te permite ingresar de manera personalizada el precio de venta al público de un producto o servicio, sin que se vea afectado por ajustes automáticos del sistema o descuentos predeterminados.
    • Tipo Producto: en este campo se selecciona la categoría o tipo de producto o servicio, permitiendo organizar y clasificar los artículos dentro de tu sistema de manera eficiente.
    • Código Auxiliar: este código es un identificador adicional utilizado para personalizar y organizar mejor los productos o servicios, facilitando su gestión y localización dentro del sistema.

• •  Informativos

Seleccionas la opción de acuerdo con la información que requieres visualizar.

• • • Unidad: aquí se define la unidad de medida del producto, como piezas, kilos, litros, entre otros, para estandarizar su manejo y control en inventarios.
    • Marca: en este campo se registra la marca del producto, permitiendo su identificación y organización por marca dentro del sistema.
    • Para POS: este campo indica si el producto está habilitado para ser utilizado en el sistema de punto de venta (POS), facilitando su venta rápida y eficiente.
    • Maneja Seriado: selecciona si el producto tiene un número de serie único, lo que permite rastrear y controlar cada unidad de forma individualizada.
    • Maneja Lote: aquí se indica si el producto es gestionado por lote, lo que facilita el control de inventario y la trazabilidad de productos por lotes de fabricación o distribución.
    • Tipo de gasto personal: te permite seleccionar si el producto o servicio es un gasto personal de alimentación, educación, arte y cultura, salud, turismo, vestimenta o vivienda.
    • Para Importación: este campo se activa si el producto es importado, permitiendo un mejor seguimiento de los productos que provienen de fuera del país.

Una vez seleccionadas las opciones, oprimes en el botón Agregar Columna , para que se visualice en el listado. 

De este modo, empiezas a diligenciar los datos que se describen a continuación: 

• Código: digitas una serie de números y/o letras para identificar el producto en el sistema. 

Importante: si deseas autocompletar los códigos, puedes usar el botón Generar códigos , para definir desde qué serie iniciar. 

• Nombre: en este campo, podrás definir el nombre del producto para identificarlo al momento de realizar las transacciones, y que se visualice en los documentos que se generen. 
• Categoría: esta opción te permite seleccionar una categoría de producto. Para ello, es indispensable haberlas creado previamente. 
• Producto / Servicio: escoges entre producto o servicio.
• IVA: este campo es para ingresar el porcentaje de IVA que maneja el producto, bien sea 15%, 5%, 0% o no objeto de IVA.
• Descripción: aquí puedes agregar el detalle del producto.
• PVP 1, PVP 2, PVP 3: te permite definir hasta tres precios sin IVA.
• PVP Manual: seleccionas esta opción, para el registro manual del precio al momento de elaborar la factura.
• Tipo Producto: en este campo digitas (S) en caso de que sea simple, (C) si es compuesto o (P) si es para producción.
• Código de Barra: este campo es opcional, si el producto tiene código de barras.
• Unidad: esta opción te permite establecer si se va a manejar el producto por kilos, libras, litros, centímetros, entre otros. Recuerda tener creada la unidad de medida previamente en el sistema.
• Manejo de Seriado: ingresas SI / NO para manejar el seriado en los productos.
• Maneja Lote: indicas SI / NO, para definir el manejo de lotes.
• Para Importación: defines si este producto se va a usar para el módulo de importaciones, marcando SI o NO.

En cada columna se encuentra el ícono de los tres puntos , el cual te permite realizar las siguientes acciones:

• Editar: modificas el contenido. 
• Fijar: mantienes la columna visible.
• Llenar: completas toda la columna con un valor específico.
• Eliminar: borras la columna de la lista.

Una vez completados los datos, pulsas el ícono Guardar , que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.

2. Creación masiva desde plantilla

• Descarga la plantilla

También puedes diligenciar la información desde un archivo de Excel, con ayuda del ícono Descargar Plantilla .

• Diligencia los campos

El sistema descargará la siguiente plantilla, en la cual ingresas los campos requeridos.

Importante: para que el proceso sea satisfactorio, evita eliminar o agregar columnas, modificar el formato del archivo y utilizar fórmulas.

• Guarda la plantilla con los datos

Luego guardas la plantilla en el computador y tendrás listo el archivo para subirlo al sistema.

• Importa la plantilla

Para importar la plantilla, das clic en el ícono Subir Plantilla  y presionas el botón Seleccione , para buscar y elegir el archivo.

Seguido, das clic en el ícono Subir  para que la información de la plantilla se cargue en la ventana Importar Productos.

Finalmente, una vez revisados los datos, presionas el ícono Guardar Productos , para que se almacene correctamente en el sistema.

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Importante:

• Si falla la importación, el sistema te mostrará el mensaje del campo a corregir.
• También puedes hacer uso de la creación de productos a través de otra plantilla de productos que se encuentra en la ruta: Mi compañía y Plantillas, pero en ese caso es necesario enviar el archivo a un asesor de Siigo Contífico para que se suba al sistema.

¡Gran trabajo! Ahora tienes la capacidad de crear masivamente productos y servicios de manera eficiente, agilizando tus procesos y potenciando la productividad de tu negocio.

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