x. POS

Facturar en el punto de venta (POS) te permite registrar de forma ordenada cada venta que realizas en tu negocio, asegurando que la información quede correctamente guardada y cumpla con los requisitos legales. Este proceso es útil cada vez que realizas una venta y necesitas emitir un comprobante para tu cliente, ya sea electrónico o físico. En esta guía aprenderás cómo elaborar una factura desde el POS paso a paso, para que puedas registrar tus transacciones de manera rápida, clara y sin interrupciones en tu proceso de venta. 

1. Abre caja

Para facturar, es necesario primero abrir caja en el punto de venta.

2. Ingresa a facturar

Para elaborar una factura de venta POS, seleccionas el módulo Facturar.

3. Visualiza la barra de tareas

En la siguiente pantalla visualizarás la barra de herramientas o tareas.

• Nuevo: te permite crear un nuevo comprobante. 
• Facturar: una vez ingreses todos los datos de la factura, das clic en esta opción para registrarla en el sistema.

Las siguientes opciones se visualizarán según la configuración que hayas establecido:

• Guardar: almacenará la factura que estás realizando con estado de pendiente. Para mayor detalle, consulta la guía guardar documento en el punto de venta.
• Anular: este campo invalidará la factura que se elaboró. Te sugerimos consultar cómo anular documento físico en el punto de venta.
• Duplicar: esta acción te copiará la información en un nuevo comprobante, donde podrás seguir agregando productos. 
  • Consulta la guía, duplicar documentos desde el punto de venta.
• Pre cuenta: esta opción se habilita en restaurantes, utilizará para imprimir un detalle para el cliente de los productos a facturar.
  • Consulta la guía, imprimir pre-cuenta en el punto de venta.
• Reimprimir: esta función permite imprimir nuevamente el formato después de haberlo creado. 
  • Para mayor detalle consulta la guía, reimprimir documento en el punto de venta.
• Dividir: sirve para realizar dos facturas de un mismo pedido previamente a haberlo guardado. En su mayoría se usa en locales de venta de comidas. Te sugerimos consultar la guía, dividir pre-cuentas en el punto de venta.

4. Diligencia los datos de la factura

Aquí visualizarás varios campos a diligenciar:

• Secuencia: es la referencia de la caja en la que se está trabajando.
• Documento: corresponde al consecutivo del comprobante.
• Fecha: este campo te indica la fecha y hora de elaboración del documento.
• Tipo: por defecto se encuentra en factura, sin embargo, al marcar la casilla DNA se cambia a comprobante y de esa manera no se cobrará el IVA en los productos.
• % Descuento: esta opción te permite digitar el descuento que estableciste con el cliente y el que le permitiste al cajero. Es necesario que marques la casilla para poder ingresarlo. 
• Descripción: es posible agregar una descripción que se visualizará en la impresión del documento. 
• Estado: este campo estará como “pendiente” y cambiará a “cobrado” cuando selecciones la opción facturar.

5. Completa la información del cliente

Luego de completar los datos de la factura, diligencias la información del cliente.

En caso de que sea un cliente ya registrado, puedes agregarlo con el ícono de la lupa .

De lo contrario, si el usuario es nuevo, puedes añadirlo con el signo + Crear  y completas los datos que el sistema te solicita.

Importante: puedes consultar las validaciones de cédula y RUC en el punto de venta.

6. Agrega los productos

En la sección de productos podrás definir el código, el producto, la cantidad, el precio de venta al público (PVP), % descuento, descuento y el subtotal.

Puedes seleccionarlos con el ícono de la lupa y de este modo se te abrirá el listado de productos que tienes creados previamente.

Una vez tengas la lista de los insumos que se van a facturar podrás modificar: la cantidad, el precio y el porcentaje de descuento y así mismo, editarlo dando clic en el ícono Modificar o eliminarlo dando clic en el ícono Eliminar  que se encuentran en la parte derecha de la pantalla. 

7. Verifica los totales

En la parte inferior de la ventana, el sistema calcula automáticamente los valores de los productos seleccionados.

8. Selecciona la forma de cobro

Aquí, podrás elegir diferentes formas de cobro como: efectivo, tarjeta de crédito, cheque y retención.

• Cobro en efectivo

En la pestaña de EFECTIVO/TC puedes agregar el valor que se cancela o dividir el total entre las dos formas de cobro.

En caso de que el cobro sea en efectivo, ingresa el monto en el casillero de “Efectivo:”.

• Cobro con tarjeta de crédito

Por otro lado, si el cobro es con tarjeta de crédito, ingresa el monto en el casillero de “Tarjeta:”, donde detallarás el monto y en el campo “Pin:” selecciona la red de cobro.

Sin embargo, si necesitas realizar el cobro con varias tarjetas de crédito o el cobro de la propina con la tarjeta de crédito, selecciona el ícono del más .

En el campo #Tarjetas: detallará el número de tarjetas que usas para realizar el cobro, de esa manera podrás detallar el monto que se cancela por cada tarjeta.

En el siguiente campo llamado “Propina”, colocarás el monto que se va a cobrar por ese rubro de ser necesario; y en el campo “Pin” selecciona la red de cobro.

Finalmente, das clic en Aceptar .

• Cobro con cheque

Para los cheques, diligencias los siguientes datos: número de cheque, banco del cual proviene el documento y el monto que se cancela.

• Retención

La pestaña de retención se utiliza cuando el cliente te entrega el documento de forma física en el momento, aquí ingresas los datos y el monto para seguir con la facturación acorde a este método de pago.

9. Realiza la factura

Finalmente, para realizar el cobro, seleccionas el botón Facturar.

10. Visualiza la impresión de la factura

Cuando se imprime un documento electrónico desde un punto de venta, aparecerá el número de autorización.

Importante: en caso de que la factura sea hacia consumidor final, en el recibo no se mostrará el correo electrónico.

Posteriormente, cuando la factura se sincronice con la nube Contífico, el documento se enviará al SRI para que sea autorizado.

En caso de que existan problemas de conexión, aparecerá una ventana emergente indicando que el documento se almacenará para que después la venta sea sincronizada manualmente cuando se restablezca la conexión.

 ¡Factura emitida con éxito! Tu operación está registrada correctamente y tu cliente se lleva una experiencia clara, ágil y profesional. 

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