Una nota de débito es un documento o comprobante contable por medio del cual se le notifica al cliente el cargo de un valor monetario a su cuenta.
Importante: para poder emitir una documento electrónico, es necesario previamente realizar la configuración de la facturación.
Para registrar una nota de débito en Contifico te diriges por la ruta: Transacciones – Compra/Venta – Clientes – 
.
O puedes hacer uso del ícono 
– Transacciones – Documento Electrónico.
En cualquiera de las dos rutas diligencias los campos detallados a continuación:
- Fecha de Emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá del documento. Este campo es obligatorio.
Importante: recuerda si ingresas una fecha posterior a la actual, el SRI no autorizará el documento.
- Tipo de Documento: escoges Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento “Nota de Crédito”.
- Establecimiento: visualizarás una lista desplegable para escoger el establecimiento previamente configurado, con el que se emite la factura.
- P. Emisión: puedes digital manualmente el punto de emisión con el que se va a facturar.
- # de Documento: el sistema colocará automáticamente el secuencial en base a la configuración previamente realizada en Mi Compañía – Facturación Electrónica.
Importante: si es la primera factura electrónica que se va emitir el sistema asigna el secuencial uno, si deseas comenzar por un secuencial distinto, recuerda que puedes configurar el secuencial inicial con que desees arrancar.
- Persona: el nombre de la persona a quien se estará entregando el documento. Es decir, el nombre del cliente.
- Documento Relacionado: buscas y seleccionas el documento al cual se le aplicará la nota de crédito.
- Referencia: campo opcional, breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
- Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
- Vencimiento: los días de vigencia o crédito del documento.
- Entregado: lo marcas en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
- Orden de Compra/Venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.
En la parte inferior visualizas seis pestañas:
- Productos: si el documento relacionado contenía productos o servicios, se cargarán en esta pestaña, caso contrario puedes diligenciar el detalle de la nota de débito de forma manual, dando clic en el botón
, insertar un producto o servicio.
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- Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se egrese del inventario. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
- Cant: número de ítems.
- Producto/Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio creados.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso producto.
- Precio U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
- IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto o servicio.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
Importante: puedes agregar varios productos o servicios según tus necesidades.
- Cuentas: si el documento relacionado contenía cuentas contables, aquí se cargaran, caso contrario puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón .
-
- Cant: número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará el documento.
- Valor U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
- IVA: seleccionar el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
- % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso que aplique.
- Ret. IR y Ret IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Desc +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.
- Centro Costo: puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
- Retención: en caso de tener la retención recibida en el momento de crear el documento, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
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- Fecha de Emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
- Número de Documento: digitas el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
- Autorización: ingresar el secuencial de acuerdo a la retención recibida sea física o electrónica.
Importante: si la retención te llega después de haber emitido el documento, también puedes registrar la retención.
- Activos Fijos: en caso de necesitar ingresar una nota de débito de con activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.
- Formas de Pago: puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo a las opciones dispuestas por el SRI.
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- Forma de pago: seleccionas una de las opciones.
- Plazo: número de días o meses de plazo de crédito.
- Unid. de tiempo: escoges Días o Meses.
- Valor: es necesario que cuadre con el valor total del documento.
En la parte inferior encontrarás un campo de «Descripción», el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.
Importante: por ser un documento electrónico, después de guardarlo es necesario autorizarlo en el SRI para que tenga validez tributaria.
Una vez verificado los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.
- Guardar y enviar al SRI: se guardar el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.
Importante: recuerda que al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.
- Guardar: únicamente se almacena en el sistema.
Si no visualizas la opción de Guardar y enviar al SRI, verificas los siguientes casos:
- Tener subida la firma electrónica.
- Marcar el check de Firmado automático.
Una vez guardado en la parte superior se habilita el ícono de 
con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.
- PDF: detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención y del movimiento de inventario.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuenta del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
- Movimiento de Inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la nota de débito física tipo cliente y el saldo de los mismo a la fecha del registro.
Importante: si el documento no posee ingresados productos, no se visualizará esta opción en PDF.
Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también visualizar el RIDE del documento electrónico para revisar el formato.