Emitir una nota de débito electrónica te permite notificar a tu cliente sobre cargos adicionales aplicados a su cuenta de manera oficial y segura. Esto es útil para mantener tus registros contables actualizados, reflejar correctamente ajustes a ventas y asegurar que toda la información esté disponible cuando la necesites. Se utiliza en el momento en que se genera un cargo adicional, ayudándote a organizar tus cobros y mantener un control preciso de tus operaciones comerciales.
1. Realiza la configuración de la facturación
Para emitir un documento electrónico, es necesario previamente realizar la configuración de la facturación.
2. Accede a la ruta
Para registrar una nota de débito, ingresa a la ruta: Transacciones 
, despliega el submenú de Compra / Venta, te posicionas en Clientes y haz clic en + Crear.
- Utiliza el acceso directo: haz clic en el ícono + Crear
, dirígete a Transacciones y haz clic en Documento Electrónico.
3. Completa la información del documento
En cualquiera de las dos rutas, diligencia los campos detallados a continuación:
- Fecha de emisión: en este campo ingresas la fecha en la que se emitirá el documento. Este campo es obligatorio. En caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
Importante: si deseas ingresar una fecha anterior, digítala manualmente.
- Tipo de documento: escoge Cliente, en el primer casillero y en el segundo casillero podrás seleccionar el documento Nota de débito.
- Establecimiento: visualiza una lista desplegable para escoger el establecimiento previamente configurado, desde el cual se emite la factura.
- Punto de emisión: digita manualmente el punto de emisión con el que se va a facturar.
- # de documento: el sistema asignará automáticamente el secuencial según la configuración previa realizada en Mi Compañía
y Facturación Electrónica.
Importante: si es la primera factura electrónica que se va a emitir, el sistema asignará el secuencial uno. Si deseas comenzar por un secuencial distinto, recuerda que puedes configurar el secuencial inicial con el que desees arrancar.
- Persona: indica el nombre del cliente a quien se entrega el documento.
- Documento relacionado: busca y selecciona el documento al cual se le aplicará la nota de débito.
- Referencia: campo opcional para indicar un breve detalle del documento, no se mostrará en la impresión del comprobante.
- Vendedor: podrás seleccionar un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
- Vencimiento: elige los días de vigencia o crédito del documento.
- Entregado: marca esta casilla en caso de que la mercadería se haya entregado al cliente.
- Orden de compra / venta: puedes buscar y seleccionar una orden de compra previamente creada.
4. Agrega los productos, servicios o cuentas
En la parte inferior visualizas seis pestañas:
- Productos
Si el documento relacionado contenía productos o servicios, se cargarán en esta pestaña, caso contrario, puedes diligenciar el detalle de la nota de débito de forma manual, dando clic en el botón + Agregar detalle 
, insertar un producto o servicio.
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- Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se egrese del inventario. Por defecto, se mostrará la Bodega principal.
- Cantidad: número de ítems.
- Producto / Servicio: muestra el nombre y código del producto o servicio creado.
- Unidad: aquí se mostrará la unidad de medida principal en el caso del producto.
- Precio unitario: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
- IVA: selecciona el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar en el producto o servicio.
- Retención del Impuesto a la Renta (IR) y Retención de IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento en que creas el documento.
- Descuento +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Descuento: muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: indica el valor por el subtotal.
Importante: puedes agregar varios productos o servicios según tus necesidades.
- Cuentas
Si el documento relacionado contenía cuentas contables, aquí se cargarán; caso contrario, puedes agregar una cuenta contable en el caso de necesitarlo, dando clic en el botón + Agregar detalle .
-
- Cantidad: selecciona el número de ítems.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable que se asociará al documento.
- Valor unitario: este campo te permitirá digitar el valor unitario.
- IVA: selecciona el porcentaje de IVA que se aplicará sobre el valor unitario.
- % ICE: digita el porcentaje correspondiente del Impuesto a los Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
- Ret. IR y Ret. IVA: en caso de tener la retención recibida, puedes ingresarla en el mismo momento que creas el documento.
- Descuento +: en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
- Descuento: muestra el valor monetario de descuento.
- Subtotal: indica el valor por el subtotal monetario.
5. Añade información adicional
- Centro de costo
Puedes direccionar a cada valor un centro de costo previamente creado.
Nota: para mayor detalle, consulta cómo crear un centro de costo.
- Retención
En caso de tener la retención recibida en el momento de crear el documento, puedes ingresar los códigos de retención en la pestaña Productos o Cuenta y luego completar los datos en la pestaña Retención.
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- Fecha de emisión: día, mes y año indicado en la retención recibida.
- Número de documento: digita el secuencial de la retención entregada por tu cliente.
- Autorización: ingresa el secuencial de acuerdo con la retención recibida, sea física o electrónica.
Importante: si la retención te llega después de haber emitido el documento, también puedes registrar la retención.
- Activos fijos
En caso de necesitar ingresar una nota de débito con activos fijos, puedes buscar y seleccionar el activo.
- Formas de pago
Puedes seleccionar la forma de pago del documento de acuerdo con las opciones dispuestas por el Servicio de Rentas Internas (SRI).
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- Forma de pago: selecciona una de las opciones disponibles.
- Plazo: elige el número de días o meses de plazo de crédito.
- Unidad de tiempo: escoge días o meses.
- Valor: es necesario que coincida con el valor total del documento.
6. Agrega una descripción
En la parte inferior encontrarás un campo de Descripción, en el cual es obligatorio incluir algún detalle que necesites que se visualice en el documento.
7. Revisa los totales
Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento.
Después de guardarlo es necesario autorizar el documento electrónico para que tenga validez tributaria.
8. Guarda el documento
Una vez verificados los totales del documento, en la parte inferior tienes dos opciones para guardar el documento.
- Guardar y enviar al SRI: se guarda el documento en el programa y directamente se firma y envía al SRI para ser autorizado por dicha entidad.
Importante: al enviar un documento al SRI y ser autorizado, este no se podrá modificar.
- Guardar: únicamente se almacena en el sistema.
Si no visualizas la opción Guardar y enviar al SRI, revisa lo siguiente:
- Tener subida la firma electrónica.
- Marcar la casilla de firmado automático.
Importante: si el SRI presenta intermitencias y no se puede autorizar el documento, Siigo Contífico realizará reintentos automáticos de envío. El sistema lo enviará nuevamente de forma periódica.
- Para mayor detalle consulta la guía: gestionar reintentos automáticos de documentos por intermitencia del Servicio de Rentas Internas (SRI)
9. Descarga el documento
Una vez guardado, en la parte superior se habilita el ícono PDF 
con varias opciones para descargar el PDF interno del documento que generó el sistema.
- PDF: muestra el detalle de los datos del documento generado, con los asientos contables tanto de la venta, la retención y del movimiento de inventario.
- PDF sin asiento: muestra el detalle de los productos, servicios o cuentas del documento con la retención en caso de tenerla ingresada.
- Movimiento de inventario: únicamente muestra el detalle de los productos escogidos en la nota de débito tipo cliente y el saldo de los mismos a la fecha del registro.
Importante: si el documento no posee productos ingresados, no se visualizará esta opción en PDF.
Importante: si el documento se encuentra guardado y firmado, puedes también visualizar la Representación Impresa del Documento Electrónico (RIDE) del documento electrónico para revisar el formato.
¡Perfecto! Ya tienes lo necesario para emitir una nota de débito electrónica.