l. Proformas

Crear orden de compra/contrato tipo proveedor

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Una solicitud de compra es un documento interno que autoriza al departamento de compras a comprar artículos o servicios.

Para crear una Orden de Compra/Venta o también llamada OCV, es necesario ir por la ruta: Transacciones – Proformas – Proformas –.

O también puedes hacer uso del ícono Transacciones – Proforma.

Una vez ingresamos por cualquiera de las dos rutas, diligencias los siguientes campos detallados a continuación:

  • Fecha de Emisión: en este campo, ingresa la fecha de emisión del documento.
  • Tipo de Documento: escoges Proveedor en el primer casillero y en el segundo casillero Orden Compra/Contrato.
  • Proveedor Desconocido: lo marcas en el caso que no tengas previamente creado el proveedor. De este modo ingresas la OCV sin estar relacionada a una persona.
  • Persona: el nombre de la persona a quien estará creado el documento. Únicamente aparecerán las personas registradas con perfil proveedor.

Importante: puedes hacer uso del acceso directo para crear al proveedor, dando clic en el ícono .

  • Referencia: campo breve que se mostrará al momento de consultar sus documentos.
  • Vencimiento: los días de vencimiento del documento.
  • Proyecto: aquí puedes seleccionar un proyecto en caso de necesitar asociar el documento.
  • Atención: este campo, te permite ingresar el nombre del empleado que atendió en caso de ser necesario. 
  • Forma de Pago: la forma de pago en la cotización.
  • Garantía: este campo, te permite ingresar la garantía válida para tu documento.

En la parte inferior visualizas tres pestañas:

Productos

Diligencia el detalle de la OCV, para ello das clic en el botón + Agregar detalle, insertar un producto o servicio.

  • Bodega: podrás escoger la bodega donde deseas que se ingrese el inventario cuando se relacione a un documento o movimiento. Por defecto se mostrará la Bodega Principal.
  • Cant: cantidad de ítems.
  • Producto/Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio seleccionado.
  • Unidad: aquí te mostrará la unidad de medida principal del producto.

Importante: en caso que el producto tenga conversión de unidades, puedes seleccionar la unidad que requieras. 

  • Precio U: este campo te permitirá escoger el precio unitario de tu producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto.
  • Desc +en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

Cuentas

Puedes agregar una cuenta contable, dando clic en el botón .


  • Cant: número de ítems.
  • Cuenta: seleccionas la cuenta contable deseada. Creada previamente.
  • Valor U: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
  • IVA: seleccionas el porcentaje de IVA aplicar en el producto.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de ICE, en el caso que aplique.
  • % Desc +en este campo podrás ingresar un porcentaje de descuento.
  • Desc: te muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: te muestra el valor por el subtotal monetario.

Centro de Costo

Recuerda revisar la pestaña Centro de Costo para ingresar toda la información referente al mismo.

En la parte inferior encontrarás un campo de “Descripción”, el cual es obligatorio llenar con algún detalle que necesites se visualice en el documento.

Finalmente, podrás visualizar los valores totales al final del documento y dar clic en el botón para generar el documento correctamente. 

Importante: Al guardar la OCV queda en estado Pendiente, es decir que puedes realizar las modificaciones que necesites en el documento.

Una vez guardada puedes Aprobarla, dando clic en el ícono que aparecerá en la parte inferior derecha.

Importante:

  • En este estado si requieres modificarla, es necesario Desaprobarla.
  • Recuerda que puedes configurar que usuarios tienen acceso para Aprobar o Desaprobar una OCV asignando los permisos necesarios.

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12 Comments
  • Jorge Romero says:

    recibimos ordenes de compra de nuestros cliente, pero al ingresarla el sistema me crea un numero de orden de compra secuencial y no puedo ingresar el numero de orden de compra del cliente nuestro. Y luego cuando voy a facturar al cliente busco la orden de compra en el campo de ordenes de compra y no aparece ninguan orden de compra.

    11 octubre, 2022 at 12:31 pm
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Jorge, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Contífico agrega de forma automática el número del documento, podrías agregar la información en la descripción. Y si no te aparece la orden de compra al momento de elaborar la factura, es por que no esta aprobada. Es necesario que la apruebes primero.

      12 octubre, 2022 at 5:39 pm
  • ALBERTO JUMBO says:

    NECESITO CREAR UNA PROFORMA DE UN PROVEEDOR DEL EXTRANJERO, EL PRECIO ES SIN IVA PORQUE ES IMPORTACION. EL PRECIO ES FOB? COMO REGISTRO LA PROFORMA SIN IVA? PORQUE ME APRECE LA OPCION IVA MANUAL, Y SIGUE APARECIENDO EL 8% O 12%, QUE DEBO HACER。 Podrian ayudarme por favor.

    1 marzo, 2022 at 9:23 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Alberto, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. En este caso podrías manejarlo por cuenta contable del producto y no ponerle IVA o ir a la configuración del producto para ponerle IVA 0 y después elaborar la proforma. Sin embargo, recuerda que estas proformas se elaboran para nivel nacional y no para el extranjero.

      2 marzo, 2022 at 10:02 am
  • ALBERTO JUMBO says:

    NECESITO CREAR UNA ORDEN DE COMPRA PARA IMPORTAR, COMO LA REALIZO? O CREO UNA IMPORTACION? POR FAVOR SU AYUDA

    1 marzo, 2022 at 9:21 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Albert, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Elabora la orden de compra normal y seleccionas a la persona del extranjero. Sin embargo, recuerda que esto no va a tener relación con el módulo de importaciones.

      2 marzo, 2022 at 10:00 am
  • Irina Contreras says:

    UNA CONSULTA LAS ORDENES DE COMPRAS LA CUALES SON PARA ENVIAR A MI PROVEEDOR, TAMBIEN SE HACEN DESDE ESE MISMO MODULO? VERDAD

    17 febrero, 2022 at 4:13 pm
    • Angie Gil says:

      Buenos días Irina, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Si señora, esta misma función te permite ingresar la orden de compra del proveedor.

      18 febrero, 2022 at 8:50 am
  • Francisco Herrera says:

    Hola buen dia..
    tengo una duda.. la orden de compra, ya mueve inventario?
    cual es la diferencia entre proforma, prefactura y orden de compra en ese sentido del inventario.?

    14 septiembre, 2021 at 10:50 am
    • Angie Gil says:

      Buenos días Francisco, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. La orden de compra si mueve el inventario y la prefactura. La proforma no mueve inventario.

      15 septiembre, 2021 at 8:26 am
  • Glenda says:

    Y para aprobar esta orden , cuales son los pasos

    28 junio, 2021 at 9:53 am
    • Angie Gil says:

      Buenas tardes Glenda, estamos felices de que consultes nuestro portal de clientes. Ingresas por la opción transacciones- proformas – proformas y allí realizas la búsqueda de la orden y una vez la identifiques en la parte derecha de la pantalla vas a encontrar un engranaje. Desde allí vas a poder aprobarla.

      28 junio, 2021 at 5:20 pm