l. Proformas

Crear una cotización para un cliente es una forma sencilla de presentar una propuesta de venta clara y profesional antes de cerrar una transacción. Este proceso te permite anticiparte a las necesidades del cliente, facilitar la negociación y dejar lista la información para una futura facturación. Puedes realizarlo cuando un cliente solicita precios, condiciones o detalles de un producto o servicio, ayudándote a agilizar el proceso comercial y mantener un mejor control de tus ventas.

Para ello, realizas lo siguiente:

1. Accede a la ruta

• Te diriges al módulo de Transacciones, despliegas el submenú de Proformas, te posicionas en Proformas y pulsas en Crear +.

En esta vista, te ubicas en la sección Información del Documento, localiza el campo Tipo de Documento, seleccionas Cliente y del lado derecho Cotización.

• También puedes acceder desde el módulo Transacciones – Proformas – Cotizaciones y das clic en Crear +.

• Otro acceso directo se encuentra en la parte superior de la ventana, oprimes el ícono + Crear, localizas Transacciones y das clic en Cotización.

2. Registra los datos correspondientes

Después de acceder a la ruta de tu preferencia, indica la información en los siguientes campos para crear la cotización en el sistema:

• Fecha de emisión: ingresas la fecha de emisión del documento. Este campo es obligatorio.
• Tipo de documento: eliges la opción Cliente.
• Persona: este campo indica a quién se entregará el documento. Solo se mostrarán las personas registradas con perfil de cliente. Utiliza el acceso directo para crear al cliente, al oprimir el ícono Agregar .
• Referencia: campo opcional donde puedes ingresar un breve detalle del documento que se mostrará en la impresión del comprobante.
• Vendedor: eliges un empleado, siempre y cuando tenga perfil de vendedor.
• Vencimiento: indicas los días de vigencia del documento.
• Proyecto: digitas el nombre del proyecto al cual pertenece el documento, si es necesario.
• Atención: campo opcional que te permite ingresar el nombre del empleado que atendió.
• Forma de pago: indicas el método con el que se efectuará el pago de la cotización.
• Garantía: ingresas la garantía válida para tu documento.

3. Revisa y completa las pestañas inferiores

En la parte inferior del formulario encontrarás tres secciones que es necesario completar:

• Productos

En la parte inferior diligencias el detalle de la cotización y, al presionar en el botón + Agregar detalle , insertas el producto o servicio.

• • Bodega: por defecto se mostrará la bodega principal, puedes modificarla, aunque es un campo informativo.
  • Cant.: número de ítems.
  • Producto / Servicio: te muestra el nombre y código del producto o servicio seleccionado.
  • Unidad: visualiza la unidad de medida principal del producto.
  • IVA: selecciona el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado (IVA) a aplicar en el producto o servicio.
  • Precio U.: este campo te permitirá escoger el precio unitario del producto. En caso de tener habilitado precio manual, podrás digitarlo.
  • Desc. +: ingresa un porcentaje de descuento.
  • Desc.: observa el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: muestra el valor del subtotal.

• Cuentas

Agregas una cuenta contable, al pulsar en el botón + Agregar detalle .

• • Cant.: número de ítems.
  • Cuenta: seleccionas la cuenta contable deseada.
  • Valor U.: este campo te permitirá ingresar el precio unitario de tu producto.
  • IVA: eliges el porcentaje de IVA a aplicar en el producto.
  • % ICE: digitas el porcentaje correspondiente de Impuesto a Consumos Especiales (ICE), en el caso de que aplique.
  • % Desc. +: ingresa un porcentaje de descuento.
  • Desc.: muestra el valor monetario de descuento.
  • Subtotal: indica el valor por el subtotal monetario.

• Centro de Costo

Recuerda revisar la pestaña Centro de Costo para ingresar toda la información referente a ella.

• Descripción

En la parte inferior, encontrarás el campo Descripción, el cual es obligatorio y debe completarse con cualquier detalle que desees que aparezca en el documento.

4. Finaliza y guarda la cotización

Al concluir, observa los valores totales al final del documento y das clic en el botón Guardar  para generar la cotización correctamente. 

Importante:

• Activas la opción de Aprobar cotización desde la ruta Mi Compañía y das clic en Otras Configuraciones.
• Al guardarla, se crea la cotización en el sistema con el estado Pendiente.

5. Exporta la cotización

En la parte superior, encontrarás el ícono PDF , que te permite descargar el formato del documento.

También puedes exportarla en otro formato, haciendo clic en el ícono de Excel y visualizarla de la siguiente forma:

¡Y listo! Así creas una cotización para tu cliente.

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