y. Contífico

Anular un documento te permite dejar sin efecto documentos de cliente o proveedor de forma más ágil, sin tener que eliminar previamente los cobros o pagos relacionados. Utiliza esta opción cuando necesites anular un documento o una retención y gestionar correctamente los registros asociados en el sistema.

1. Accede a la opción Anular documento

Realiza este proceso para anular documentos tipo cliente o proveedor desde varias rutas:

• Desde la consulta del documento (módulo Transacciones)

Selecciona el comprobante, pulsa en el ícono Modificar y elige la opción Anular Documento.

Importante: para anular un documento electrónico, este debe estar previamente autorizado por el Servicio de Rentas Internas (SRI); de no ser así, la opción de anulación no se mostrará en el sistema.

• Desde el detalle de modificación

Ingresa a la pantalla del detalle de la edición del cliente o proveedor, pulsas en el botón Modificar y oprimes en la opción Anular Documento.

• Desde la lista de documentos

Accede desde el módulo de Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta y das clic en Documentos.

En la columna Acciones das clic en el ícono Modificar  y seleccionas Anular Documento.

Importante:

• • Para documentos electrónicos, la opción solo estará disponible si han sido autorizados por el SRI.
  • Anteriormente, era obligatorio eliminar los cobros o pagos antes de anular; esta condición ha sido eliminada.

2. Anulación de documento sin transacción (cobro / pago) relacionado

Al seleccionar Anular Documento, si el documento no tiene transacciones asociadas, se mostrará una ventana emergente para confirmar la anulación. Solo debes dar clic en el botón Anular .

Una vez anulado, te muestra un mensaje informativo indicando que fue anulado con éxito.

Para el caso de documentos electrónicos se recomendará la anulación del documento en el SRI.

3. Anulación de documento con transacción (Cobro / pago) relacionado

En este caso, al elegir la opción Anular Documento, en la ventana emergente se muestra una advertencia, indicando que los cobros o pagos que estén relacionados con ese documento serán eliminados permanentemente.

Si estás de acuerdo con el proceso das clic en Anular.

Importante: una vez eliminados los cobros o pagos de esta transacción, no se podrán recuperar ni reversar.

Nota: ten en cuenta que una transacción que afecta reportes financieros y cartera, como lo es el cobro o pago que esté relacionado con el documento que está siendo anulado, dejará de existir una vez completes o finalices el proceso y alterará los registros contables.

4. Reversar anulación

La opción Reversar Anulación permite cambiar el estado del documento de Anulado a Pendiente.

Accede desde el módulo Transacciones, al consultar un documento cliente o proveedor,  pulsa sobre ícono Modificar y selecciona Reversar Anulación.

Posteriormente, te aparecerá una ventana emergente indicando que los cobros o pagos que tenía relacionado el documento no serán restaurados. Podrás agregarlos manualmente.

El documento vuelve a mostrarse en estado Pendiente.

5. Anular retenciones

Puedes visualizar la opción “Anular retención” al consultar una retención tipo cliente o consultar una retención tipo proveedor, dentro del módulo de Transacciones. 

Observa en el detalle de la consulta el ícono Modificar y pulsa en la opción Anular Retención.

Importante: para documentos electrónicos, podrás anular siempre y cuando esté autorizada por el SRI.

También puedes acceder desde la pantalla del detalle de la modificación, dando clic en el botón modificar  encuentras la opción Anular Retención.

Otra forma de acceder a esta opción es desde la ruta: módulo de Transacciones , despliegas el submenú de Compra / Venta y das clic en Documentos. En la columna Acciones das clic en el ícono Modificar  y seleccionas Anular Retención.

De cualquiera de las tres formas visualizarás una ventana emergente para confirmar la anulación. En el caso de ser una retención electrónica, el sistema te recuerda que también es necesario realizar la anulación en el SRI. Das clic en Anular .

Importante: cuando la retención se anula, el documento queda nuevamente liberado para emitir una nueva retención.

6. Validación en transacciones que contienen dos o más documentos relacionados

Al hacer uso de la nueva opción Anular Documento, si el documento que deseas anular está relacionado con un cobro o pago que contiene varios documentos, visualizarás una ventana emergente indicando que es necesario, primero eliminarlo manualmente, ese cobro y/o pago.

Pulsa en el botón Consultar cobros, para ir directamente a la pantalla de consulta.

¡Excelente trabajo! Ahora tienes el control para agilizar la anulación de documentos relacionados sin complicaciones.